مجموعه چک لیست‌های کاربردی دفتر فنی

دفتر فنی پروژه‌های عمرانی از تخصص‌های متنوعی تشکیل شده‌اند، از جمله مهندسین عمران، معماری، نقشه‌بردار، تکنسین‌های مورد نیاز و البته کارشناس کنترل پروژه.

واضح است که حضور افراد با تخصص‌های گوناگون مسئولیت‌های متنوعی را نیز برای این واحد به ارمغان آورده است، مطالعه نقشه‌های پروژه، بررسی و تعیین نقاط ضعف آن‌ها، تهیه نقشه‌های کارگاهی، ثبت اسناد، تنظیم پرونده‌های مورد نیاز پروژه و…

یکی از مواردی که کمک زیادی به بهبود عملکرد دفتر فنی به عنوان مغز متفکر پروژه می‌کند، بکارگیری تکنولوژی روز جهت انجام امور دفتر و طبیعتا افزایش سرعت و دقت این مغز متفکر می‌باشد.

در این پکیج، مجموعه کامل چک لیست‌ها، به عنوان ابزار استفاده مهندسین جهت پیشبرد حرفه‌ای‌تر امور دفترفنی تهیه و جمع‌آوری گردیده است.

چک‌لیست چیست؟

چک‌لیست به‌عنوان لیستی از وظایفی تعریف می‌شود که باید توسط شما یا تیم‌تان تکمیل شود.

چه زمانی می‌توانید از چک‌لیست استفاده کنید؟

شما می‌توانید برای همه چیز از چک‌لیست استفاده کنید، صرفاً به این دلیل که همه افراد ممکن است مسائل را فراموش کنند.

چک‌لیست‌ها به شما اطمینان می‌دهند امور روزانه، هفتگی و ماهانهٔ خود را به‌موقع انجام ‌دهید، کارها و ضرب‌الاجل‌ها را رصد ‌کنید و درعین‌حال مطمئن شوید آن‌ها به‌درستی انجام می‌شوند. با ثبت تمام مراحل، می‌توانید مطمئن شوید هیچ مرحله‌ای را در طول یک فرایند فراموش نمی‌کنید. زیرا چک‌لیست‌ها راهنمایی برای تضمین تکمیل کارها هستند.

در شرایط زیر می‌توانید از چک‌لیست استفاده کنید:

• اموری که باید به ترتیب خاصی انجام دهید؛
• مدیریت فرایند کسب‌وکار؛
• فعالیت‌هایی که دارای مراحل مختلفی هستند و هر کدام هم به یک اندازه اهمیت دارند؛
• اجرای رویه‌های عملیاتی استاندارد (SOP)؛
• انجام بازرسی و رویه‌های بهداشتی و ایمنی؛
• بررسی یا تأیید کالاها؛
• جستجوی علت اصلی یک نقص و بررسی آن؛
• تجزیه‌وتحلیل و تأیید عملکردها؛
• جمع‌آوری داده‌هایی که باید در آینده تجزیه‌وتحلیل کنید.

چک‌لیست به‌عنوان لیستی از وظایفی تعریف می‌شود که باید توسط شما یا تیمتان تکمیل شود. 

یک چک‌لیست امور را به شیوه‌ای اصولی سازمان‌دهی می‌کند و به شما نمایی کلی از کارهایی می‌دهد که باید انجام دهید، به‌جای اینکه برای انجام همه آن‌ها صرفاً بر حافظهٔ خود تکیه کنید.

چک‌لیست روشی است برای اطمینان از اینکه همه افراد اتفاق‌نظر داشته باشند بر روی اینکه چه کاری تا چه زمانی باید انجام شود. همچنین در مواقعی که نیاز به بازبینی، تأیید یا بررسی چیزی دارید مفید است. چک‌لیست همه‌جا وجود دارد؛ از الزامات نرم‌افزاری گرفته تا امور مربوط به معرفی یک محصول.

علت اهمیت تهیه چک‌لیست چیست؟

چک‌لیست راه مهمی برای اطمینان از انجام وظایف شما است. چک‌لیست به ایجاد مالکیت، ضرب‌الاجل‌ها و انتظارات درمورد زمان پایان کارها کمک می‌کند؛ یکی از بهترین راه‌ها برای پیشبرد و بهره‌وری کارهای روزمره و در کل کسب‌وکارتان است.

چک‌لیست فضای ذهنی شما را آزاد می‌کند؛ چون این امکان را فراهم می‌کند که تمام نکات کلیدی مرتبط با کارتان را یادداشت کنید. این کار همچنین باعث می‌شود امور را با اطمینان بیشتری به دیگران محول، و به میزان زیادی در زمان و منابع صرفه‌جویی کنید.

چک‌لیست تضمین می‌کند شما همیشه توانایی انتخاب کار بهتر را داشته باشید و بدانید که در آینده چه کاری را باید انجام دهید. به‌این‌ترتیب حدس ‌و ‌گمان از کارهایتان حذف شده و دچار حواس‌پرتی نمی‌شوید و بیشتر روی کارهای اصلی و ضروری تمرکز می‌کنید.

چک‌‌لیست معمولی باید دارای موارد زیر باشد:

مرحله ۱: چک‌لیست خود را نام‌گذاری کنید

نام چک‌لیست نشان‌دهندهٔ هدف و فایدهٔ ایجاد آن است.

مرحله ۲: تاریخ / محدودهٔ زمانی مشخص کنید

این بخش را می‌توان در قالب یک ستون برای تعیین تاریخ یا محدودهٔ زمانی هر کار تکمیل‌شده یا کاری که در آینده تکمیل می‌شود، اضافه کرد.

مرحله ۳: کارها را به چک‌لیست خود اضافه کنید

شرح مختصری از امور را با جزئیات زیر اضافه کنید:

• افزودن امور فرعی: (اختیاری)؛
• وضعیت: شامل وضعیت تکمیل‌شده، در حال تکمیل یا عدم شروع کار؛
• تاریخ مقرر: تاریخی را که کار باید تا آن زمان تکمیل شود، اضافه کنید؛
• تاریخ تکمیل: تاریخی را که کار تکمیل شده است، در کنار هر کار اضافه کنید.

مرحله ۴: برای هر کاری همین مراحل را انجام دهید

برای هر کاری که باید انجام دهید، به تکرار این مراحل ادامه دهید. اکثر مردم برای تهیه یک چک‌لیست از دفترچه یادداشت استفاده می‌کنند. اما دفترچه یادداشت یا هر سند کاغذی دیگری، ایدهٔ خوبی نیست. به این دلیل که احتمال زیادی وجود دارد اطلاعات را اشتباه درج کنید. به‌علاوه درصورتی‌که بخواهید کارها را با اعضای تیم به اشتراک بگذارید، حس مشارکت و همکاری دیگران برانگیخته نمی‌شود. استفاده از ابزار‌های تهیه‌ چک‌لیست می‌تواند ایده خوبی باشد و اعضا بتوانند به‌راحتی در انجام کارها مشارکت کنند.