روش‌های گزارش نویسی ناظرین

مقدمه

بر اساس قوانین حاکم در حوزه ساخت‌وساز شهری، وظیفه مهندس ناظر، گزارش‌دادن انطباق یا عدم انطباق عملیات اجرایی ساختمان با نقشه‌های مصوب و نیز پروانه ساخت می‌باشد.  شاید فکر کنید انجام این وظیفه، کاری ساده و آسان بوده و مهندس ناظر، عملاً کاری را انجام نمی‌دهد. اما بر خلاف این باور اشتباه، مهندسین ناظر بسیاری را می‌بینم که به دلیل عدم رعایت اصول گزارش‌نویسی، گرفتار زندان و یا مجبور به پرداخت مبالغ زیادی به‌عنوان دیه و یا جریمه نقدی شده‌اند.

۱. گزارش‌نویسی چیست؟

در محیط‌های تجاری، فنی یا علمی و به‌طورکلی در محیط‌های کاری بنا به دلایل بسیاری نیاز به تهیه گزارش است. گزارش بر حقایق تمرکز دارد و با مقاله متفاوت است.

اگر بخواهیم به‌صورت لغوی به معنای گزارش بپردازیم، خوب است بدانید که گزارش از ترکیب واژه گزار و پسوند “ش” شکل‌گرفته است. گزار در زبان فارسی معناهای متفاوتی دارد؛ اما دو معنا که به این معنای این واژه مربوط است، به شرح زیر است.

1. گزار به معنای تفسیر و تعبیر و توضیح‌دادن.
2. گزار به معنای تعریف‌کردن و مرور آن چه که گذشته است.

در عمل نیز گزارش یک سند مفید و مختصر است که برای یک گروه خاص از مخاطبان و باهدف مشخصی نوشته می‌شود. گزارش معمولاً سعی دارد موقعیت یا مشکلاتی را تجزیه‌وتحلیل کند و بر اساس این تجزیه‌وتحلیل، اقداماتی را که در آینده باید صورت گیرند را ارائه می‌دهد. همان‌طور که گفتیم گزارش با واقعیت‌های یک موضوع سروکار دارد، بنابراین لازم است که گزارش به‌صورت شفاف و واضح نوشته شود.

۲. اهمیت گزارش‌نویسی

گزارش‌نویسی به دلایل زیادی دارای اهمیت است و نقش تعیین‌کننده‌ای را در هر ارگان و سازمان ایفا می‌کند. از جمله دلایل اهمیت نوشتن گزارش، می‌توان به موارد زیر اشاره کرد.

1. گزارش یک سند حاوی اطلاعات است. این اطلاعات بر اساس یک محور و هدف خاص نگارش شده‌اند و مخاطبان آن نیز می‌توانند مدیران یا کارکنان یک سازمان باشند. در واقع در گزارش‌ها، اطلاعات و رویدادهای مهم هر دوره زمانی به‌صورت مشخص و تفکیک شده گردآوری می‌شوند.
2. یک گزارش حرفه‌ای و خوب می‌تواند با مشخص‌کردن داده‌های مهم، امکان بررسی و حل مشکلات را در سازمان‌ها فراهم کند. در حقیقت گزارش‌نویسی یکی از راه‌های پیداکردن موانعی است که در مسیر رسیدن به هدف سازمانی به وجود می‌آیند.
3. در گزارش‌ها نتیجه عملکرد کارکنان یک سازمان در یک دوره زمانی مشخص به‌صورت نمودارها، جداول، گراف‌ها و سایر ابزارهای اینفوگرافی مشخص می‌شود. ازاین‌رو مدیران هر سازمان می‌توانند متناسب با این اطلاعات، تصمیماتی را اتخاذ کنند که به بهبود روند فعالیت آن مجموعه کمک می‌کند.
4. بسیاری از اوقات تصمیماتی که توسط مدیران برای رسیدن به اهداف‌ سازمانی اتخاذ می‌شود، تصمیمات درستی نیستند. ازاین‌رو گزارش‌های ماهانه می‌توانند کارایی این تصمیمات را به‌خوبی مشخص کنند. مدیران می‌توانند با بررسی گزارش‌ها، در صورت نیاز تغییرات لازم را اعمال کنند.
5. گزارش‌ها در رشد و پیشرفت کسب‌وکارها نقش مهمی دارند. چرا که می‌توانند اطلاعات مفیدی از جمله هزینه‌ها، سود و میزان ضرر را در اختیار مدیران هر مجموعه قرار دهند. گزارش‌ها معمولاً جزئیات را بررسی می‌کنند. جزئیاتی که در نهایت سبب توسعه و رشد برنامه‌های سازمانی می‌شوند.

انواع گزارش‌نویسی

۳. انواع گزارش‌نویسی

اگر کارمند یک شرکت یا سازمان هستید، به‌احتمال زیاد نیاز دارید برای ثبت برنامه‌ها و فعالیت‌های خود، گزارش‌نویسی را فراگیرید. به‌عنوان‌مثال شما به مأموریت کاری می‌روید یا به‌عنوان نماینده سازمان خود از یک مجموعه بازدید می‌کنید یا در جلسه مهمی شرکت می‌کنید. درهرصورت نیاز دارید خلاصه‌ای از اتفاقاتی که رخ‌داده است و فعالیت‌هایی که داشته‌اید را در قالب یک گزارش مکتوب به مدیران ارائه دهید.

البته خوب است بدانید که تمامی گزارش‌ها برای مدیران نیست و مخاطبان گزارش شما می‌توانند همکاران، مشتریان و غیره نیز باشند. ازاین‌رو برای شناخت هر چه‌بهتر گزارش‌نویسی، لازم است که انواع آن را بشناسید.

شناخت انواع گزارش‌ها به ما کمک می‌کنند تا بتوانیم در گزارش‌نویسی خود از نکات متفاوتی استفاده کنیم. به‌عنوان‌مثال استفاده از قالب و نوع نگارش گزارش‌های غیررسمی برای نگارش گزارش‌های رسمی ایده خوبی نیست. در این صورت حتی اگر شما تمامی نکات را نیز رعایت کرده باشید، باز هم قالب و نوع نگارش مورداستفاده شما اشتباه است. در ادامه انواع گزارش‌ها را بیان خواهیم کرد.

۱.۳. گزارش طولانی و کوتاه

تعریف این نوع گزارش‌ها با توجه اسمشان کاملاً مشخص است. یک گزارش یک یا دوصفحه‌ای که گاهی به‌عنوان یادداشت نیز شناخته می‌شوند در دسته گزارش کوتاه قرار می‌گیرند. درصورتی‌که یک گزارش ۴۰ صفحه‌ای یک گزارش طولانی است. معمولا گزارش‌های طولانی به‌صورت رسمی‌تری نوشته می‌شوند.

۲.۳. گزارش داخلی و خارجی

گزارش داخلی به گزارش‌هایی گفته می‌شوند که در درون یک سازمان تهیه می‌شوند و مخاطب آن نیز افراد همان سازمان هستند. اما گزارش‌های خارجی برای درج در سایت‌های خبری، روزنامه‌ها و … تهیه می‌شوند. نام دیگر گزارش‌های خارجی، گزارش‌های عمومی است.

۳.۳. گزارش عمودی و جانبی

این تقسیم‌بندی مربوط به سلسله‌مراتب و مخاطب نهایی گزارش است. اگر گزارش تهیه شده توسط شما برای مافوق و مدیر شما باشد، این گزارش یک گزارش عمودی است. در کل هر جا جهت گزارش‌ها روبه‌بالا یا روبه‌پایین حرکت کند، به آن گزارش، گزارش عمودی می‌گویند. یعنی اگر شما مدیر هستید و مخاطب گزارش‌نویسی شما، کارمندان شما هستند نیز به‌عنوان یک گزارش عمودی شناخته می‌شود.

از سوی دیگر اگر مخاطب گزارش، همکاران شما باشند یا گزارش بین واحدهای هم سطح یک سازمان و ارگان ردوبدل شود به‌عنوان گزارش جانبی شناخته می‌شود. گزارش‌های جانبی به افزایش هماهنگی و نظم در سازمان‌ها کمک می‌کنند.

۴.۳. گزارش دوره‌ای

یکی دیگر از انواع گزارش‌نویسی‌ها، گزارش‌های دوره‌ای هستند. گزارش‌های دوره‌ای در تاریخ‌های منظم و از پیش برنامه‌ریزی‌شده ارسال می‌شوند. بیشتر از این نوع گزارش‌ها برای ارزیابی اقدامات استفاده می‌شود و ازاین‌رو یکی از ابزارهای مفید کنترل برای مدیران به شمار می‌آیند.

۵.۳. گزارش‌های رسمی و غیررسمی

یکی دیگر از دسته‌بندی‌های گزارش‌نویسی، تقسیم گزارش‌ها به گزارش‌های رسمی و غیررسمی است.

گزارش‌های رسمی از ساختار منظم و دقیقی تشکیل یافته‌اند. معمولاً بر عینیت‌ها تمرکز می‌کنند و سازماندهی بسیار خوبی دارند. در گزارش‌های رسمی جزئیات بادقت بالایی درج می‌شود و سبک نوشتاری نویسنده نیز باید یک سبک رسمی باشد. به‌عنوان‌مثال ضمایر شخصی نباید در گزارش‌های رسمی وجود داشته باشند.

در مقابل در گزارش‌های غیررسمی معمولاً پیام‌ها و نتیجه‌های کوتاهی به‌صورت غیررسمی و آزادانه بیان می‌شوند. گزارش‌هایی که بین همکاران ردوبدل می‌شود اغلب از نوع گزارش‌های غیررسمی است.

۶.۳. گزارش‌های اطلاعاتی و تحلیلی

از مهم‌ترین دسته‌بندی‌های گزارش‌نویسی، دسته‌بندی گزارش‌ها به گزارش‌های اطلاعاتی و تحلیلی است.

اگر بخواهیم گزارش‌های اطلاعاتی را تعریف کنیم می‌توانیم با ذکر مثال‌هایی این موضوع را مشخص کنیم. گزارش‌هایی مانند گزارش‌های حضوروغیاب، گزارش‌های مالی ماهانه و سالانه از جمله گزارش‌های اطلاعاتی هستند. در این گزارش‌های اطلاعات واضح و مشخصی بیان می‌شود.

گزارش‌های تحلیلی به گزارش‌هایی همچون تحقیقات علمی، گزارش‌ها امکان‌سنجی و ارزیابی یک پروژه، گزارش عملکرد کارکنان و غیره گفته می‌شود. معمولاً در پایان این نوع گزارش‌ها، نویسنده به بیان پیشنهاداتی می‌پردازد.

۷.۳. گزارش‌های پیشنهادی

در گزارش‌های پیشنهادی معمولاً راه‌حل‌هایی برای حل مسائل داده می‌شود. نویسنده سعی می‌کند با نگارش این نوع گزارش، توضیح دهد که چگونه آن ارگان و سازمان می‌تواند مشکلی که با آن مواجه است را برطرف نماید.

۸.۳. گزارش‌های عملکردی

آخرین دسته‌بندی گزارش‌نویسی که قصد داریم دررابطه‌با آن توضیحاتی را ارائه دهیم، گزارش‌های عملکردی هستند. گزارش‌های بازاریابی، گزارش‌های حسابداری، گزارش‌های مالی و غیره همگی به‌نوعی گزارش عملکردی محسوب می‌شوند و عملکردی را ارائه می‌کنند.

چطور گزارش بنویسیم؟

۴. چطور گزارش بنویسیم؟

اکنون که انواع گزارش‌ها را شناخته‌اید، بهتر است به خود گزارش‌نویسی بپردازیم و ساختار یک گزارش حرفه‌ای را مورد بررسی قرار دهیم.

۱.۴. پقسمت‌بندی و شماره‌گذاریپ

گزارش باید به‌گونه‌ای نوشته شود که اطلاعات با ساختار منظمی در اختیار مخاطبان قرار گیرد و به مخاطبان اجازه دهد به‌سادگی بتوانند اطلاعاتی را که به دنبالش هستند، به دست آورند.

برای این که مخاطبان بتوانند به‌سادگی و به‌سرعت به اطلاعات مدنظرشان دسترسی پیدا کنند، نیاز است گزارش به بخش‌ها و عناوین مرتبط به هم تقسیم شوند و گزارش ما فهرست منسجمی داشته باشد. توجه به عنوان‌ها و زیر عنوان‌ها، توجه به شماره صفحات و غیره همگی در نگارش یک گزارش مهم هستند. می‌توانید به‌سادگی و با استفاده از نرم‌افزاری مانند نرم‌افزار Microsoft  Word صفحات گزارش خود را شماره‌گذاری کنید و تیترها و عناوین را مشخص کنید.

۲.۴. شروع گزارش‌نویسی

اولین مرحله در نگارش گزارش، برنامه‌ریزی برای نوشتن آن گزارش است. ساختار گزارش باید به‌گونه‌ای باشد که به بهترین شیوه ممکن اطلاعات، افکار و پیشنهادها شما بتوانند در اختیار مخاطب قرار گیرند. ازاین‌رو بهتر است پیش از شروع به گزارش‌نویسی، برای نگارش کلی آن برنامه‌ای در نظر داشته باشید.

۳.۴. توجه به دستورالعمل‌ها

این موضوع مهم است که گزارش شما مطابق با دستورالعمل و دستور کار ارگان و سازمان شما تهیه شود.

۴.۴. توجه به هدف گزارش

معمولاً از ابتدا می‌دانید که این گزارش قرار است در چه حیطه‌ای نوشته شود و مخاطبان آن نیز چه کسانی هستند. پیشنهاد می‌کنیم همواره به این موضوع توجه داشته باشید و از هدف اصلی گزارش خود دور نشوید.

ممکن است نیاز باشد که منابع و اخذ نوشته‌هایتان را نیز به همراه گزارش ارائه دهید. این موضوع مهم است که متوجه باشید از چه منابعی اطلاعات خود را به دست آورده‌اید و بتوانید گفته‌های خود را ثابت کنید.

ساختار گزارش

۵. ساختار گزارش

در گزارش‌نویسی بایستی به ساختار گزارش توجه داشته باشیم. ساختار یک گزارش به‌صورت کلی در دستورالعمل و دستور کار گزارش‌نویسی هر سازمان مشخص شده است؛ اما اگر دستورالعمل خاصی در ارگان و سازمان شما وجود ندارد، می‌توانید از دستورالعمل پیشنهاد ما استفاده کنید. معمولاً هر گزارش بایستی شامل چکیده، مقدمه، بدنه اصلی گزارش، پیشنهادها و نتایج باشد.

۱.۵. چکیده

چکیده یک گزارش معمولاً خلاصه کوتاهی از کل محتویات نگارش شده در گزارش است. بهتر است نوشتن بخش چکیده به زمانی موکول کنید که تمامی نکات گزارش را نوشته‌اید و در قسمت‌های پایانی گزارش‌نویسی خود هستید.

چکیده یک گزارش نباید بیشتر از یک صفحه باشد و بهتر است در حدود نصف صفحه باشد. هدف از نگارش چکیده در گزارش‌نویسی نیز این است که مخاطبان بتوانند با یک نگاه کلی از محتویات گزارش باخبر شوند.

۲.۵. مقدمه

یکی از اصول گزارش‌نویسی، ذکر مقدمه است. مقدمه خوب نشان می‌دهد که شما می‌خواهید در طول گزارش چه چیزی بگویید. برای مثال اگر قصد دارید دررابطه‌با راه‌حل‌های یک مشکل، گزارشی را تهیه کنید بهتر است در مقدمه به‌صورت خلاصه به بیان مشکلاتی که وجود دارند بپردازید. همچنین در این بخش می‌توانید اشاره کوتاهی نیز به قسمت نتیجه‌گیری داشته باشید.

۳.۵. بدنه اصلی یک گزارش

بدنه اصلی یک گزارش باید به گونه منظمی ساختاربندی شود و خواننده بتواند به‌راحتی در میان موضوعات ارائه شده در گزارش، هدایت شود. برای رسیدن به این هدف بهتر است که بدنه اصلی گزارش به بخش‌های مختلفی تقسیم شود و هر بخش نیز خود از زیربخش‌های مرتبطی شکل گیرد. در هر بخش و زیر بخش باید نکات اصلی به‌خوبی و به‌صورت شفاف بیان شوند. تمام اطلاعاتی که در بدنه اصلی گزارش ذکر می‌شوند بایستی به موضوع اصلی مربوط باشند و جوانب مختلف آن را پوشش دهند.

۴.۵. نتیجه‌گیری و پیشنهادها

نتیجه‌گیری و پیشنهادها می‌توانند تحت یک عنوان ذکر شوند و هم می‌توان آنان را به‌صورت جداگانه بیان کرد. در نتیجه‌گیری مشخص می‌کنیم که می‌توان چه نتایجی را از موضوعات گفته شده برداشت کرد. می‌توان از نتایج تجربی نیز استفاده کرد.

در قسمت پیشنهادها نیز نویسنده گزارش بایستی توصیه‌هایی را ارائه دهد که به بهترشدن وضعیت موجود کمک می‌کنند. این توصیه‌ها بایستی دقیق باشد و به‌عنوان‌مثال اگر پیشنهادها حاوی پیشنهادها مالی است باید رقم تخمین زده مشخص شود.

۶. سبک نوشتن در گزارش‌نویسی

در حین نگارش یک گزارش بایستی هدفتان کاملاً شفاف و مشخص باشد. گزارش در هر زمینه‌ای که نگارش می‌شود بایستی گزارش جامع و کاملی باشد. به‌طوری‌که اگر فردی که در زمینه موضوع موردنظر اطلاعات کافی ندارد نیز گزارش را بخواند، گزارش پیچیدگی خاصی نداشته باشد و آن فرد بتواند موضوعات را درک کند؛ بنابراین زبان گزارش باید زبان ساده‌ای باشد و از بیان جملات و عبارت‌های پیچیده خودداری شود.

همچنین در یک گزارش خوب نباید بیش از حد از اصطلاحات تخصصی و فنی استفاده شود. حتی اگر مجبور شدید از این اصطلاحات استفاده کنید باید آن را توضیح دهید.

به مخاطبان گزارش خود نیز توجه داشته باشید و بدانید که گزارش باید برای آنان کاملاً گویا و قابل‌فهم باشد.

ویژگی‌های یک گزارش کاربردی و کامل

۷. ویژگی‌های یک گزارش کاربردی و کامل

برای آن که بتوانید گزارش کامل و کاربردی ارائه دهید، لازم است به نکات بیشتری توجه کنید. از جمله این نکات می‌توان به موارد زیر اشاره کرد.

۱.۷. وجه به قواعد دستوری

بهتر است در گزارش شما قواعد دستوری به‌صورت کامل رعایت شوند. یعنی مهم است که در جمله‌بندی شما جملات از نظر جای فعل و فاعل و غیره صحیح باشند. همچنین در استفاده از حروف ربط مانند حروف و که از به و غیره دقت کنید. در نگارش یک گزارش باید بکوشید طی جملات کوتاه، بادقت و صراحت بالا، مطالب را بیان کنید.

۲.۷. از شکل درست کلمات بهره گیرید

طبیعتاً اتفاق جالبی نیست که در گزارش شما غلط املایی دیده شود. بهتر است به این موضوع دقت کنید و سعی کنید با بازبینی گزارش این موارد را کنترل کنید و اشتباهات را به حداقل برسانید.

۳.۷. ترتیب را رعایت کنید

سعی کنید ترتیب را در هنگام نگارش گزارش خود رعایت کنید. به‌عنوان‌مثال اگر نیاز است به بیان رویدادهایی بپردازید، سعی کنید به ترتیب وقوع رخ‌دادن هر رویداد آن‌ها را بیان کنید.

۴.۷. ظاهر گزارش نیز مهم است

هیچ‌کس دوست ندارد یک گزارش بی‌نظم و درهم را بخواند؛ بنابراین این نکته نیز مهم است و سعی کنید گزارش منظم و مرتبی را ارائه می‌دهید. استفاده از نرم‌افزارهایی شبیه Google Slide یا Prezi می‌تواند یک ظاهر مناسب به گزارش شما بدهند.

۸. بررسی ساختار یک نمونه گزارش خوب

اگر بخواهیم ساختاری که در ابتدای مقاله توضیح داده شد را به‌صورت عملی در یک گزارش پیاده‌سازی کنیم، با چنین شکلی روبه‌رو خواهیم شد:

• در بخش ابتدایی، عنوان مقاله و نویسندگان آن را ذکر می‌کنیم. مثلاً مقاله ما درباره گزارش بازدید سایت اینفوگرافی در یک ماه گذشته است. پس عنوان گزارش می‌شود «گزارش ماهانه بازدید از سایت اینفوگرافی» یا چیزی شبیه به آن. نویسنده هم می‌شود سجاد بیگی! ممکن است تاریخ تهیه گزارش و در برخی موارد در صورت لزوم مکان تهیه آن هم آورده شود.
• در بخش بعدی خلاصه‌ای از عملکرد ماهانه سایت آورده می‌شود. از این حرف می‌زنیم که به‌طورکلی چه تعداد بازدید داشتیم، چه‌قدر افزایش بازدید نسبت به ماه گذشته را شاهد بودیم و به مسائل مهم و کلی دیگر اشاره می‌کنیم.
• در بخش بعدی هدف از تهیه این گزارش و چالش را مطرح می‌کنیم. مثلاً فرض کنید چالش ما این است که چطور بازدید سایت را بیشتر کنیم و هدفمان رسیدن به یک راه‌حل مناسب است. در بخش مقدمه همین توضیحات را با زبانی ساده ارائه می‌کنیم.
• در بخش بدنه درباره اطلاعاتی که در دست داریم با استفاده از عنوان‌های مختلف مفصل صحبت می‌کنیم و تحلیل خود را ارائه می‌دهیم. بعد هم در نتیجه‌گیری و بخش راهکارها، هرآنچه به بهبود عملکرد ما می‌شود را با استناد به گزارشی که در دست داریم، اضافه می‌کنیم.
• گزارش شما آماده است!

مراحل نوشتن گزارش‌ها مهندس ناظر ساختمان

۹. مراحل نوشتن گزارش‌ها مهندس ناظر ساختمان

مطابق مبحث دوم مقررات ملی ساختمان، بند ۱۳-۷-۲ مهندسین ناظر در هر صلاحیتی باید در مراحل زیر گزارشات خود را صادر کنند:

1. گزارش وضعیت هم‌جواری‌ها و اعلام شروع عملیات ساختمانی
2. گزارش تأیید تحکیم و پایدارسازی هم‌جواری‌ها و پایان پی‌سازی
3. گزارش پایان اسکلت و سقف‌های ساختمان
4. گزارش پایان سفت‌کاری ساختمان
5. گزارش پایان عملیات تأسیسات مکانیکی و تأسیسات برقی
6. گزارش پایان عملیات نازک‌کاری
7. گزارش پایان عملیات روکار تأسیسات مکانیکی و تأسیسات برقی ساختمان
8. گزارش پایان نماسازی خارجی
9. گزارش پایان عملیات نازک‌کاری داخلی
10. گزارش پایان عملیات اجرایی ساختمان

تعداد گزارش‌ها در حالت ایدئال نباید کمتر از تعداد ذکرشده در مراحل مختلف ساختمان باشد. حتی ناظر اختیار دارد یک گزارش صادرشده را مجدداً با مشاهده تخلف از طرف مالک باطل و گزارش دیگری را صادر نماید! (به‌عنوان‌مثال مهندس ناظر سازه بعد از بازدید از مرحله فونداسیون و صدور تأیید بتن‌ریزی فونداسیون، متوجه می‌شود مالک قبل از بتن‌ریزی اقدام به تغییر در آرماتوربندی فونداسیون نموده، لذا ناظر می‌تواند تأییدیه خود را باطل کرده و گزارش تخلف در این مرحله را صادر کند.)

۱۰. ثبت گزارش مرحله‌ای ناظر به سازمان نظام‌مهندسی

همان‌طور که اشاره شد؛ چند سالی است که ارسال گزارش‌های مهندسین ناظر آنلاین شده است. برای ارسال گزارش به نظام‌مهندسی، سامانه‌های http://urban.tehran.ir/ و https://observer.tceo.ir/ در نظر گرفته شده‌ است.

برای ثبت گزارش مرحله‌ای ناظر به سازمان نظام‌مهندسی باید مراحل زیر در سامانه مهندسین ناظر شهرداری تهران انجام گیرد:

• ورود به سامانه با اطلاعات نظام‌مهندسی: شامل پروانه اشتغال به کار برای نام کاربری و پسورد سامانه ارجاع برای بخش رمز عبور
• انتخاب گزینه مهندسین ناظر از آیتم‌های سمت راست کارتابل
• انتخاب کارتابل کارهای نظارتی در دست اقدام
• انتخاب‌ پرونده موردنظر
• انتخاب گزارش مدنظر از لیست گزارش‌ها
• پاسخ به پرسش‌های هر بخش
• جمع‌بندی گزارش در انتهای هر صفحه و انتخاب یکی از موارد: خلاف دارد یا خیر، تاریخ خلاف، توضیحات
• ثبت گزارش به یکی از صورت‌های: ثبت موقت گزارش، تأیید گزارش و ارسال آن به سامانه‌های مربوطه و حذف اطلاعات ثبت شده

۱.۱۰. نکات تکمیلی ثبت گزارش مرحله‌ای ناظر به سازمان نظام‌مهندسی

نکات تکمیلی ثبت گزارش در سامانه مهندسین ناظر شهرداری تهران به شرح زیر است:

• در هر مرحله مهندس ناظر قادر به ثبت موقت گزارش است. در صورت نبودن مشکل می‌تواند آن را تأیید نهایی نماید.
• در پروژه‌هایی که به‌صورت تک ناظر مدیریت می‌شوند؛ همۀ گزارش‌ها باید توسط ناظر ملک تنظیم شود.
• برخی از املاک قبل از اخذ پروانه، نیازمند کنترل و تأیید نقشه ملک توسط آتش‌نشانی هستند. سامانه در حین ثبت گزارش مرحله‌ای این املاک، از مهندس ناظر درباره اخذ یا رویت دستورالعمل آتش‌نشانی سؤال می‌پرسد. در صورت تأیید، مهندس می‌تواند به مرحله بعد برود در غیر این صورت دستورالعمل آتش‌نشانی توسط سامانه به او نمایش داده‌ می‌شود.
• در املاکی که به‌صورت ۴ ناظر مدیریت می‌شوند؛ هر ناظر فقط موظف به ارسال گزارش‌ها حوزه تحت نظارت خود است.
• در املاکی که ۴ ناظر دارند؛ گزارش هر مرحله، ابتدا باید توسط ناظر هماهنگ‌کننده ثبت شود. سپس آن را به کارتابل سایر مهندسان بفرستد. این مرحله به سایرین از طریق پیامک اطلاع‌رسانی می‌شود.
• در املاکی که ۴ ناظر دارند: بعد از ثبت گزارش ناظر هماهنگ‌کننده، سایر مهندسین ۷۲ ساعت فرصت دارند تا گزارش خود را در سامانه ثبت کنند.
• املاکی که ۴ ناظر دارند: چنانچه سایر مهندسین گزارش‌ها خود را تا رسیدن به مرحله سفت‌کاری ثبت نکنند؛ ناظر هماهنگ‌کننده موظف است گزارشش را ثبت کند. ایشان باید بدون درنظرگرفتن سؤالات بی‌پاسخ هر رشته نسبت به ثبت گزارش خود اقدام نماید. بعد از مرحله سفت‌کاری، اگر سایر ناظرین گزارش مرحله‌ای خود را ثبت نکردند؛ او می‌تواند با مسئولیت خود گزارش‌ها را ثبت نماید.

نکات طلایی نحوه گزارش‌نویسی مهندس ناظر

۱۱. نکات طلایی نحوه گزارش‌نویسی مهندس ناظر

در همین راستا ۱۰ نکته حیاتی در خصوص نحوه گزارش نویسی مهندسی ناظران را مینویسم، که توصیه میشود حتماً رعایت شوند:

• حتماً مخاطب شما در گزارشات، مرجع صدور پروانه باشد!

برخی مهندسان ناظر، گزارش خود را خطاب به سازمان استان می‌نویسند، درحالی‌که مطابق با تبصره ۷ ماده ۱۰۰ قانون شهرداری‌ها و نیز قانون نظام مهندسی، مهندس ناظر باید گزارش خود را خطاب به شهرداری منطقه بنویسد . یعنی حتماً جمله خود را با : ” به اطلاع شهرداری محترم منطقه . . . . می رساند “شروع کند .

• حتماً گزارش خود را در موعد ثبت نمایید!

مهندس ناظر نمی‌تواند گزارش تخلف فونداسیون را در سقف سوم به مرجع صدور پروانه تحویل دهد. چون مالک می‌تواند مدعی گردد که ناظر به وظیفه خود که نظارت مستمر می‌باشد عمل‌نکرده و اگر در موعد مقرر به این تخلفات اشاره می‌کرد حتماً در جهت رفع آن برمی‌آمدم و در صورت شکایت‌کردن مالک، ناظر نیز درصدی از تقصیر را به خود اختصاص خواهد داد .
لازم به ذکر است اگر مهندس ناظر گزارش تخلف را خارج از موعد، ثبت نماید، قدرت این گزارش در جای خود باقی بوده و مالک باید نظر ناظر را جلب نماید. اما درهرصورت ناظر دچار تخلف انتظامی شده و در شورای انتظامی و دادگاه، یکی از مقصرین پرونده خواهد بود.

• حتماً مستندات موجود ( دستورکار، نامه و … ) را پیوست گزارش کنید!

مهندس ناظر باید در روند اجرای صفر تا صد ساختمان به جمع‌آوری مستندات لازم مانند عکس، فیلم، مکاتبات بین ناظر و محاسب، دستور کار و… اقدام نموده و در زمان لازم از آنها به نفع خود استفاده نماید. ناظر می‌تواند این مستندات را به پیوست گزارش خلاف دار به مرجع صدور پروانه و سازمان استان تحویل دهد .
این اقدام ناظر می‌تواند موجب گردد که در هر محکمه قضایی تبرئه گردد.

• به هیچ عنوان در تخلفات فنی، دستور توقف عملیات را صادر نکنید!

درصورتی‌که مهندس ناظر به دلایلی غیر از ایمنی و مخاطرات جانی، کار را تعطیل نماید باز هم مالک می‌تواند با مطرح‌کردن این موضوع که با تعطیل‌شدن کارگاه باید سود بانکی و یا جریمه دیرکرد بپردازد و این تعطیلی به مالک ضرر مالی وارد کرده، از ناظر حقوقی مطرح نماید.

• به هیچ عنوان در گودبرداری ها دستور توقف صادر نکنید!

در صورت تعطیلی کارگاه و ریزش دیواره‌ها و خسارات جانی یا مالی، مهندس ناظر یکی از اصلی‌ترین سبب‌ها می‌باشد. در این مواقع فقط ناظر باید با آرام‌کردن جو کارگاه، در جهت ایمن‌سازی دیواره و اجرای سازه نگهبان برآید.

• گزارشات ایمنی را به بازرسی اداره کار نیز تحویل دهید!

در بسیاری از موارد دیده شده که شهرداری در خصوص گزارش‌ها تخلف دار ایمنی، هیچ عکس‌العملی نشان نداده یا خیلی دیر وارد عمل شده است. اما وقتی گزارش خلاف دار ایمنی به بازرسی اداره کار تحویل گردد، ایشان سریعاً وارد عمل می‌شوند.

• بهتر است قبل از صدور گزارش خلاف دار، با مالک جهت اصلاح تخلفات فنی مکاتبه کرده و مهلت اصلاح قرار دهید !

ازآنجاکه ناظر باید مدنظر داشته باشد که قرار است حداقل یک سال با مالک در تماس باشد و بهتر است در جوی آرام و دوستانه این ارتباط برقرار گردد، توصیه می‌شود در مواردی که می‌توان تخلف را اصلاح کرد، به مالک دستور کار کتبی داده و در یک مدت معین کار را از مالک تحویل بگیرد. اگر مالک اقدامی نکرده بود آنگاه می‌توان این مورد را گزارش کتبی کرده و دستور کار را نیز پیوست نمود.

• از کلی گویی در گزارشات خودداری نمایید!

مثال: لازم است مالک محل نصب تابلو برق را تغییر دهد؛ زیرا ممکن است موجب آسیب‌دیدن افراد گردد .
در جمله فوق، ناظر کلی‌گویی کرده و اشاره‌ای به آسیب احتمالی نکرده و اگر از این ناحیه مشکلی ایجاد شود، پرونده ناظر به تعبیر و تفسیر کارشناسان و قضات خواهد افتاد که در اغلب موارد ناظر محکوم می‌شود. پس بهتر است به نوع آسیب ممکن اشاره دقیق شود

• سعی کنید به بندهای قانون در گزارشات خلاف دار، استناد نمایید!

درصورتی‌که خلاف فنی یا ایمنی که در کارگاه رخ‌داده، با بندی از قانون همخوانی دارد، بهتر است مهندس ناظر با اشاره به این بند قانونی، گزارش خود را مستندتر نماید.

• به یاد داشته باشید نوشتن جمله خاص در گزارش ( مانند : کلیه موارد ایمنی باید توسط سازنده رعایت گردد )، به هیچ عنوان رافع مسئولیت ناظر نمی باشد!

هیچ جمله‌ای نمی‌تواند بار حقوقی مهندس ناظر را از دوش ایشان برداشته و به کس دیگری منتقل نماید. پس در انجام وظایف قانونی خود کوشا بوده و دقت نمایید.

جمع‌بندی ونتیجه‌گیری

جهت آشنایی کامل با  “روش‌های گزارش نویسی ناظرین” به پکیج “جزوات کاربردی” در بخش گنجینه فایل وب‌سایت مراجعه فرمایید.