تشریح روش‌های مدیریت پروژه

آخرین بروزرسانی: 1 اسفند 1402
تشریح روش‌های مدیریت پروژه

تشریح روش‌های مدیریت پروژه

مقدمه

اجرای یک پروژه عمرانی بدون برنامه‌ریزی دقیق به نظر خیلی‌ها بعید به نظر می‌رسد؛ آن هم در دنیای امروز با انواع روش‌های کارآمد مدیریتی. اما تعداد پروژه‌های ساخت‌وساز که به ساده‌ترین اصول مدیریت توجه نمی‌کنند، در واقعیت بسیار بالاتر از چیزی است که فکرش را بکنید.

در ادامه به چند عامل تعیین‌کننده در مدیریت موفق پروژه‌های عمرانی اشاره خواهیم کرد.

1. مدیریت پروژه چیست؟

امروزه جامعه مدیریت پروژه کشور به‌ضرورت اتخاذ رویکرد علمی در اجرا و بهره‌برداری از پروژه‌ها تا حدود زیادی واقف شده است و خوشبختانه شاهد آن هستیم که پروژه‌های قابل‌دفاع در عرصه‌های جهانی در حال اجرا می‌باشد. بااین‌وجود هنوز هم در بسیاری از حوزه‌ها نیازمند بهبودهای قابل‌توجه برای رسیدن به استانداردهای جهانی هستیم. میل و اشتیاق آموختن و آشنایی با دانش روز مدیریت پروژه در بین گروه‌های مختلف فعال در پروژه‌های کشور مایه امیدواری برای کسب جایگاه‌های شایسته‌تر در آینده است.

تعدد و تنوع کتاب‌ها، مجلات و مقاله‌های مختلف دانشگاهی نشان می‌دهد که افراد زیادی در زمینه دانش مدیریت پروژه در حال فعالیت هستند.

عملکرد هر پروژه به طور مستقیم وابسته به عملکرد سازمان مجری آن است. سطح بلوغ سازمان نیز خود در گرو عوامل درونی و محیطی متعددی است که نقصان هر یک از این عوامل می‌تواند عملکرد پروژه را دچار اختلال کرده و تحقق اهداف آن را با مشکل روبرو نماید.

مقبولیت روزافزون مدیریت پروژه و ساخت به‌عنوان یک حرفه بیانگر آن است که کاربرد دانش، فرایندها، مهارت‌ها، ابزارها و تکنیک‌های مناسب می‌تواند تأثیر قابل‌توجهی بر موفقیت پروژه و ساخت داشته باشد.

مطلب حاضر مجموعه‌ای از دانش مدیریت پروژه و ساخت را تعیین می‌کند که به‌عنوان شیوه‌ای مناسب که در بیشتر پروژه‌ها و در اغلب اوقات مورداستفاده قرار گرفته است و در مورد سودمندی آنها اتفاق‌نظر گسترده‌ای وجود دارد.

فرایندهای مدیریت پروژه از اثربخش‌بودن تصمیمات و اهداف در تمام چرخه حیات پروژه اطمینان حاصل می‌نماید.

این فرایندها به‌صورت جهانی و در صنایع مختلف به کار گرفته می‌شوند، کاربرد فرایندهای مدیریت پروژه شانس موفقیت را در مجموعه وسیعی از پروژه‌ها به دنبال داشته است.

مدیران پروژه‌های عمرانی و ساختمانی به همراه تیم پروژه می‌بایست به‌دقت به هر فرایند، ورودی و خروجی‌های آن بپردازند و تعیین کنند که هر فرایند برای پروژه‌ای که در آن کار می‌کنند قابل‌پذیرش باشد.

مدیریت پروژه‌های عمرانی تعهدی یکپارچه است که همه فرایندهای پروژه را ملزم می‌سازد تا به‌منظور هماهنگی و تسهیل رسیدن به اهداف، به‌خوبی با سایر فرایندها هم راستا و مرتبط باشند.

اقدامات و تصمیمات اتخاذ شده در حین فعالیت یک فرایند معمولاً بر خود آن فرایند و همچنین فرایندهای مرتبط اثر می‌گذارد.

به‌عنوان‌مثال، یک تغییر در محدوده زمان پروژه بر هزینه‌ها اثر می‌گذارد؛ ولی ممکن است بر برنامه مدیریت ارتباطات یا سطح ریسک اثرگذار نباشد.

ابزار و تکنیک‌های مدیریت

ابزار و تکنیک‌های مدیریت

2. ابزار و تکنیک‌های مدیریت

  • شناسایی و تخمین منابع
  • برنامه‌ریزی زمانی
  • کنترل هزینه‌ها
  • مدیریت خطر
  • کنترل کیفیت و ارتباطات
  • توانایی برقراری هماهنگی بین اعضای تیم پروژه، کارفرما و شرکای دیگر

3. فرآیندهای مدیریت پروژه‌های عمرانی

فرایندهای مدیریت پروژه‌های عمرانی به‌طورکلی شامل مراحل زیر می‌شوند:

  • تعریف پروژه: در این مرحله، اهداف و نیازهای پروژه مشخص شده و ابعاد، بودجه و منابع موردنیاز تعیین می‌شوند.
  • برنامه‌ریزی: در این مرحله، برنامه زمان‌بندی و شکست کارها به فعالیت‌های کوچک‌تر صورت می‌گیرد. همچنین، منابع، بودجه و فعالیت‌ها نیز مشخص می‌شوند.
  • اجرا: در مرحله اجرا، ساخت و اجرای فعالیت‌ها و کنترل پیشرفت پروژه انجام می‌شود. همچنین، هماهنگی با تیم‌ها و اطمینان از کیفیت اجرای کار نیز از وظایف این مرحله است.
  • کنترل و نظارت: در این قسمت، پیشرفت پروژه با برنامه مقایسه شده و در صورت نیاز، تغییراتی در برنامه‌ریزی اعمال می‌شود. همچنین، کنترل کیفیت و پیشگیری از خطاها نیز موردتوجه قرار می‌گیرد.
  • اتمام: در این مرحله، پروژه تحویل مشتری می‌شود و ارزیابی نهایی از کیفیت و اهداف پروژه صورت می‌گیرد.

4. مراحل انجام یک پروژه عمرانی

مراحل انجام یک پروژه عمرانی بستگی به نوع پروژه، اندازه آن و شرایط خاص دارد.

 در ادامه، مراحل عمومی برای یک پروژه عمرانی را بررسی خواهیم کرد:

  • برنامه‌ریزی: در این مرحله، اهداف پروژه، زمان‌بندی، منابع موردنیاز و بودجه تعیین می‌شوند. همچنین، اجرای پروژه در قالب مراحل مختلف بررسی می‌شود.
  • تجزیه‌وتحلیل: مطالعات اولیه از جمله تهیه نقشه‌ها، آزمون‌ها، اندازه‌گیری‌ها و تحلیل‌های فنی برای تعیین نیازهای پروژه صورت می‌پذیرد.
  • طراحی: در این مرحله برای مدیریت پروژه‌های عمرانی، مهندسان طراحی پروژه را انجام می‌دهند. شامل طراحی معماری، سازه‌ها، تأسیسات و سایر اجزا است.
  • پیش ‌ساخت: آماده‌سازی زمین، تهیه مواد ساختمانی و ساخت قالب‌ها و نصب اتصالات اولیه جزء این مرحله است.
  • اجرا و ساخت: پروسه ساخت فیزیکی طبق طرح‌ها و نقشه‌های انجام شده در مرحله قبل انجام می‌شود. شامل بناسازی، پایه‌گذاری، فراوری سازه‌ها و نصب تجهیزات است.
  • آزمایش‌ها و بازرسی‌ها: پس از اتمام ساخت، آزمایش‌ها فنی و سازه‌ای صورت می‌گیرد و بازرسی‌ها برای اطمینان از تطابق با استانداردها انجام می‌شود.
  • تحویل پروژه: پس از تکمیل ساخت، بررسی‌های نهایی، تحویل پروژه به مالک یا مشتری صورت می‌گیرد.
  • نگهداری و پشتیبانی: پس از تحویل پروژه، فعالیت‌های نگهداری، پشتیبانی و تعمیر و نگهداری صورت می‌پذیرد.
اصول مدیریت پروژه‌های عمرانی

اصول مدیریت پروژه‌های عمرانی

5. اصول مدیریت پروژه‌های عمرانی

در مدیریت پروژه‌های عمرانی، استفاده از اصول مدیریت پروژه می‌تواند به شما کمک کند تا فرایند مدیریت را بهبود بخشید.

 در زیر، به برخی از اصول مهم در مدیریت پروژه‌های عمرانی اشاره می‌کنیم:

1.5. اصل اول: تعیین هدف و اهداف

ابتدا باید هدف کلی پروژه را مشخص کنید و سپس اهداف جزئی را تعیین کنید. اهداف باید قابل‌اندازه‌گیری، قابل‌دسترس و زمان‌بندی‌شده باشند.

2.5. اصل دوم: برنامه‌ریزی مؤثر

برنامه‌ریزی دقیق و جامع از مراحل و فعالیت‌های پروژه، تخصیص منابع، زمان‌بندی و بودجه ضروری است. باید تمام جوانب پروژه را در نظر گرفته و برنامه‌ریزی منطقی و متعادل را انجام دهید.

3.5. اصل سوم: تعیین تیم متخصص

تشکیل تیم متخصص با توانمندی‌های مناسب، کلیدی برای موفقیت پروژه است. باید به دانش، تجربه و مهارت‌های اعضای تیم توجه کنید و آنها را بادقت انتخاب کنید.

4.5. اصل چهارم: مدیریت منابع

منابع انسانی، مالی، فیزیکی و فنی را به طور کارآمد مدیریت کنید. تضمین کنید که تمامی منابع موردنیاز برای اجرای پروژه در دسترس باشند و بهینه استفاده شوند.

5.5. اصل پنجم: ارتباطات مؤثر

برقراری ارتباطات فعال و مؤثر با تمام اعضا در مدیریت پروژه‌های عمرانی بسیار مهم است. باید اطلاعات و پیام‌های مرتبط با پروژه را به‌صورت دقیق و به‌موقع منتقل کنید و بازخوردهای دیگران را در نظر بگیرید.

6.5. اصل ششم: مدیریت ریسک

شناسایی و ارزیابی ریسک‌های مرتبط با پروژه و پیش‌بینی تأثیر آنها برنامه‌وبودجه از اهمیت بالا برخوردار است. برنامه‌ریزی برای کاهش و مدیریت ریسک‌ها و آمادگی برای مواجهه با آنها ضروری است.

7.5. اصل هفتم: کنترل و پایش

نظارت مداوم بر پیشرفت پروژه، کنترل کیفیت، کنترل هزینه‌ها و زمان‌بندی و مقایسه آن با برنامه اصلی از اهمیت بالایی برخوردار است. باید معیارهای پیشرفت را مشخص کرده و بهبودهای لازم را انجام داد.

8.5. اصل هشتم: انطباق با قوانین و مقررات

در هنگام اجرای پروژه، باید قوانین و مقررات مربوطه را رعایت کنید و هماهنگی لازم را با مقامات نظارتی و مجوز دهندگان داشته باشید.

چگونه در مدیریت پروژه‌های عمرانی موفق عمل کنیم؟

چگونه در مدیریت پروژه‌های عمرانی موفق عمل کنیم؟

6. چگونه در مدیریت پروژه‌های عمرانی موفق عمل کنیم؟

برای موفقیت در مدیریت پروژه‌های عمرانی، می‌توانید از مراحل و رویکردهای زیر استفاده کنید:

  • تعیین هدف‌های روشن: برای موفقیت، باید هدف‌های پروژه را به‌صورت دقیق و قابل‌اندازه‌گیری تعریف کنید. هدف‌ها باید مشخص، قابل‌اندازه‌گیری، دستیابی‌ پذیر و زمان‌بندی‌شده باشند.
  • برنامه‌ریزی دقیق: برنامه‌ریزی مفصل و دقیق بر اساس اهداف تعیین شده انجام شود. باید زمان‌بندی، تخصیص منابع و بودجه را در نظر بگیرید. همچنین، مواردی مانند شناسایی ریسک‌ها، پیش‌بینی اندازه‌گیری و پیش‌بینی تغییرات نیز در این مرحله نیاز است.
  • هماهنگی تیم: بسیار مهم است که تیم‌های پروژه درک و همکاری خوبی با هم داشته باشند. ارتباطات مؤثر، تعیین وظایف و مسئولیت‌های واضح و تعامل مستمر با اعضای تیم می‌تواند به‌خوبی توانمندی همکاری را بهبود بخشد.
  • کنترل پیشرفت: برای موفقیت، باید پیشرفت پروژه را به‌ طور مداوم کنترل کرده و نظارت داشته باشید. باید به‌موقع تغییرات را تشخیص داده و اقدامات لازم را برای رفع مشکلات و تأمین پیشرفت مطلوب انجام دهید.
  • ارتباطات فعال: برقراری ارتباطات فعال و به‌روز با سایر گروه‌ها، نه‌تنها به مدیریت روان پروژه کمک می‌کند، بلکه مشکلات را زمان‌بندی و بررسی کرده و اطمینان حاصل می‌کند که همه در جریان تغییرات هستند.
  • کنترل کیفیت: باید استانداردها و معیارهای کیفیت را به‌خوبی تعریف کنید و در طول پروژه نظارت داشته باشید تا اطمینان حاصل شود که همه کارها به ‌طور صحیح و باکیفیت انجام می‌شوند.
  • انعطاف‌پذیری: باتوجه‌به طبیعت پروژه‌های عمرانی، احتمال وقوع تغییرات و نیاز به تصمیم‌گیری سریع و انعطاف‌پذیری بالاست. باید آماده تغییرات در حین اجرا باشید و برای حل مشکلات و تغییر مسیرها، گزینه‌های متنوعی را در نظر داشته باشید.

7. گروه فرآیندهای مدیریت پروژه‌های عمرانی

مدیریت محدوده پروژه:

مدیریت محدوده پروژه شامل فرایندهای موردنیاز جهت حصول اطمینان از اینکه تمام کارهای موردنیاز، و تنها کارهای موردنیاز جهت تکمیل موفقیت‌آمیز پروژه در فهرست‌ها آمده باشد.

مدیریت محدوده پروژه اساساً به تعریف و کنترل اینکه پروژه چه چیزهایی را در برمی‌گیرد و چه چیزهایی را در برنمی‌گیرد، مربوط است.

کلیات مدیریت محدوده پروژه:

  1. برنامه‌ریزی مدیریت محدوده: فرایند ایجاد برنامه مدیریت محدوده که چگونگی تعریف، تصدیق و کنترل محدوده را تعیین می‌سازد.
  2. تعریف محدوده: فرایند تهیه شرح تفصیلی از پروژه و محصول.
  3. ایجاد ساختار شکست کار: فرایند تقسیم تحویل‌دادنی‌ها و کارهای پروژه به اجزای کوچک‌تر و مدیریت‌پذیرتر.
  4. کنترل محدوده: فرایند نظارت بر وضعیت پروژه و مدیریت تغییرات مبنای محدوده.
  • محدوده پروژه:

کاری که باید انجام شود تا یک محصول، خدمت یا نتیجه را با خصوصیات و عملکردهای مشخص شده، تحویل داد. بسته به نوع پروژه فرایندهای مورداستفاده برای مدیریت محدوده پروژه و همچنین ابزارها و تکنیک‌های پشتیبان آنها، می‌تواند متفاوت باشند.

  • برنامه‌ریزی مدیریت محدوده پروژه:

فرایند ایجاد برنامه مدیریت محدوده است که چگونگی تعریف، تصدیق و کنترل محدوده پروژه را تعیین می‌نماید. مزیت کلیدی این فرایند، ارائه رهنمودها و دستورالعمل‌های چگونگی مدیریت محدوده در سراسر پروژه است.

  • ایجاد ساختار شکست کار:

ایجاد ساختار شکست کار فرایند تقسیم تحویل‌دادنی‌ها و کار پروژه به مولفه‌های کوچک‌تر و مدیریت‌پذیرتر است. مزیت اصلی این فرایند در این است که آن چه باید تحویل داده شود، یک‌چشم انداز ساختاریافته ارائه می‌کند.

  • کنترل محدوده پروژه:

کنترل محدوده پروژه تضمین می‌کند که همه تغییرات درخواستی و اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه پیشنهادی از طریق فرایند کنترل یکپارچه تغییرات مورد پردازش قرار گیرد. کنترل محدوده همچنین جهت مدیریت تغییرات واقعی در زمان وقوع آنها به کار می‌روند و با سایر فرایندهای کنترلی یک‌پارچه می‌شوند.

تغییر کنترل نشده حجم محدوده پروژه بدون تعدیل زمان، هزینه و منابع را افزایش می‌دهد و این افزایش را خزش محدوده می‌نامند. تغییر اجتناب‌ناپذیر است؛ بنابراین برخی از انواع فرایندهای کنترل تغییر برای تمام پروژه‌ها اجباری است.

کنترل محدوده ورودی‌ها

کنترل محدوده ورودی‌ها

8. کنترل محدوده ورودی‌ها

اطلاعات ذیل در برنامه مدیریت پروژه برای کنترل محدوده به کار می‌رود:

  1. مبنای محدوده: مبنای محدوده با نتایج واقعی مقایسه می‌شود تا تعیین کند آیا تغییر، اقدام اصلاحی یا پیشگیرانه ضروری است یا خیر.
  2. برنامه مدیریت محدوده: برنامه مدیریت محدوده پروژه شرح می‌دهد که محدوده پروژه چگونه نظارت و کنترل شود.
  3. برنامه مدیریت تغییر: فرایند مدیریت تغییر پروژه را تعریف می‌کند.
  4. برنامه مدیریت پیکربندی: برنامه مدیریت پیکربندی اقلامی که قابل پیکربندی هستند، اقلامی که نیازمند کنترل تغییر رسمی هستند و فرایند کنترل تغییرات آن اقلام را تعریف می‌کند.
  5. برنامه مدیریت الزامات: این برنامه مولفه‌ای از برنامه مدیریت پروژه است و شرح می‌دهد که الزامات پروژه چگونه تحلیل، مستند و مدیریت می‌شوند.
  6. مستندسازی: الزامات می‌بایست برای ذی‌نفعان پروژه، روشن، قابل‌اندازه‌گیری و آزمون‌پذیر، قابل پایش، کامل، ثابت و قابل‌پذیرش باشند. الزاماتی که به‌خوبی مستند شده‌اند هر نوع انحراف از محدوده پروژه را آسان‌تر آشکار می‌کند.
مدیریت زمان پروژه

مدیریت زمان پروژه

9. مدیریت زمان پروژه

مدیریت زمان پروژه در برگیرنده فرایندهای موردنیاز جهت موفقیت در تکمیل به‌موقع پروژه است.

1.9. فرایندهای مدیریت زمان پروژه

  1. برنامه‌ریزی مدیریت زمان‌بندی: این فرایند جهت تعیین خط‌مشی‌ها، رویه‌ها و اسناد برای برنامه‌ریزی مدیریت، اجرا و کنترل زمان‌بندی یک پروژه است.
  2. تعریف فعالیت: فرایند شناسایی و مستندسازی اقدام‌های خاص زمان‌بندی که لازم است به‌منظور تولید تحویل‌دادنی‌های مختلف پروژه انجام شوند.
  3. تعیین توالی فعالیت‌ها: فرایند شناسایی و مستندسازی روابط بین فعالیت‌های یک پروژه
  4. برآورد منابع فعالیت‌ها: فرایند برآورد نوع و کمیت مصالح، نیروی انسانی، تجهیزات یا لوازم برای اجرای هر فعالیت.
  5. برآورد مدت‌زمان فعالیت‌ها: فرایند برآورد تعداد دوره های کاری لازم برای تکمیل هر فعالیت با منابع برآورده شده.
  6. تهیه زمان‌بندی: فرایند تحلیل توالی فعالیت‌ها، مدت‌زمان، الزامات منابع و محدودیت های زمان‌بندی به‌منظور ایجاد مدل زمان‌بندی پروژه.
  7. کنترل زمان‌بندی: فرایند نظارت بر وضعیت فعالیت‌های پروژه برای به‌روزرسانی میزان پیشرفت عملیات و مدیریت تغییرات مبنای زمان‌بندی، به‌منظور تحقق برنامه‌ها.

فرایندهای مدیریت پروژه – این فرایندها با یکدیگر و با فرایندهای سایر حوزه‌ها در تعامل هستند.

2.9. برنامه‌ریزی مدیریت زمان‌بندی

فرایند تعیین خط‌مشی‌ها، رویه‌ها، و اسناد برای برنامه‌ریزی، تهیه، مدیریت، اجرا و کنترل زمان‌بندی پروژه است. مزیت کلیدی این فرایند در این است که راهنما و روشی برای مدیریت زمان‌بندی پروژه در سراسر چرخه حیات پروژه ارائه می‌کند.

برنامه مدیریت زمان‌بندی یک مؤلفه از برنامه مدیریت پروژه می‌باشد. برنامه مدیریت زمان‌بندی بسته به نیازهای پروژه می‌تواند رسمی یا غیررسمی، کاملاً مفصل یا بسیار کلی و شامل آستانه‌های کنترلی مناسب باشد. برنامه مدیریت زمان‌بندی یکی از داده‌های اصلی در تهیه فرایند برنامه مدیریت پروژه است.

برنامه مدیریت پروژه شامل اطلاعات به کاربرده شده جهت تهیه برنامه مدیریت زمان‌بندی است که خود موارد زیر را در برمی‌گیرد، ولی به آنها محدود نمی‌شود:

  1. مبنای محدوده: مبنای محدوده شامل بیانیه پروژه و جزئیات ساختار شکست کار استفاده شده برای تعریف فعالیت‌ها، برآورد مدت‌زمان و مدیریت زمان‌بندی است.
  2. سایر اطلاعات: سایر تصمیم‌های مرتبط با هزینه، ریسک و ارتباطات زمان‌بندی مندرج در برنامه مدیریت پروژه که برای زمان‌بندی استفاده می‌شوند.
  3. منشور پروژه:منشور پروژه خلاصه زمان‌بندی وقایع اصلی و الزامات پروژه که بر مدیریت زمان‌بندی پروژه تأثیر خواهد گذاشت، را تعریف می‌کند.
  4. عوامل محیطی سازمان مدیریت: عوامل محیطی سازمان مدیریت که روی فرایند برنامه مدیریت زمان‌بندی اثرگذار هستند موارد زیر را در برمی‌گیرند؛ ولی به آنها محدود نمی‌شوند:
    • فرهنگ و ساختار سازمانی می‌تواند همگی بر مدیریت زمان‌بندی مؤثر باشند.
    • دردسترس‌بودن منابع و مهارت‌ها می‌تواند بر برنامه زمان‌بندی مؤثر باشد.
    • نرم‌افزار مدیریت پروژه، ابزار زمان‌بندی و جایگزین‌های احتمالی برای مدیریت زمان‌بندی را فراهم می‌سازد.
ابزارها و تکنیک‌های مدیریت 2

ابزارها و تکنیک‌های مدیریت 2

10. ابزارها و تکنیک‌های مدیریت 2

نظر کارشناسان در مورد برنامه مدیریت پروژه ناشی از تجربه و اطلاعات قبلی است که حاوی بینش ارزشمندی درباره مستندات و اطلاعات حاصل از پروژه‌های مشابه پیشین است. همچنین رأی صاحب‌نظران می‌تواند چگونگی تلفیق روش ها و تطبیق اختلاف بین آنها را پیشنهاد نماید.

تیم پروژه می‌تواند برای تهیه برنامه مدیریت زمان‌بندی جلسه‌های برنامه‌ریزی را تشکیل دهد شرکت‌کنندگان در این جلسه می‌تواند شامل مدیر پروژه، حامی پروژه، اعضای منتخب تیم پروژه، ذی‌نفعان منتخب و تمام افراد دارای مسئولیت در برنامه زمان‌بندی پروژه یا اجرا و همچنین در صورت نیاز سایر افراد باشد.

فرایند به‌کاررفته برای به‌روز نگه‌داشتن وضعیت و ثبت پیشرفت پروژه در مدل زمان‌بندی در حین اجرای پروژه تعریف می‌شود. این فرایند نگه‌داری مدل زمان‌بندی نامیده می‌شود.

1.10 تکنیک‌های تصمیم‌گیری گروهی

رویکردهای تیمی همچون طوفان ذهنی، دلفی یا تکنیک‌های گروهی اسم روش‌هایی هستند که برای مشارکت اعضای تیم پروژه در بهبود دقت برآوردها و تعهد به انجام برآوردهای جدید مفید هستند.

با مشارکت یک گروه ساختاریافته از افرادی که به اجرای فنی کار در فرایند برآورد آشناتر هستند، اطلاعات بیشتری حاصل شده و برآوردهای دقیق‌تری به دست می‌آید افزون بر این، تعهد افراد در قبال تحقق برآوردهای حاصله به هنگام مشارکت در فرایندهای برآورد بیشتر می‌شود.

2.10. تهیه زمان‌بندی

تهیه زمان‌بندی فرایند تحلیل توالی فعالیت، مدت‌زمان‌ها، الزامات منابع و محدودیت‌های زمان‌بندی برای ایجاد یک مدل زمان‌بندی پروژه می‌باشد. امتیاز اصلی این فرایند این است که با ورود فعالیت‌های زمان‌بندی، مدت‌زمان‌ها، منابع، دسترسی به منابع و روابط منطقی درون ابزار زمان‌بندی، این امکان به وجود می‌آید که یک مدل زمان‌بندی با تاریخ‌های برنامه‌ریزی شده برای تکمیل فعالیت‌های پروژه شکل بگیرد.

تهیه یک زمان‌بندی قابل‌قبول برای پروژه، فرایندی تکرارپذیر است. مدل زمان‌بندی برای تعیین تاریخ‌های شروع و پایان برنامه‌ریزی شده، برای فعالیت‌های پروژه و وقایع اصلی بر اساس دقت ورودی‌ها به کار برده می‌شود.

ممکن است تهیه زمان‌بندی مستلزم آن باشد که برآوردهای مدت‌زمان و برآوردهای منابع به‌منظور ایجاد یک مدل زمان‌بندی پروژه و در راستای تعیین زمان‌بندی تأیید شده پروژه که می‌تواند به‌عنوان مبنای پیگیری پیش رفت عملی نماید، مورد بازنگری و تجدیدنظر قرار گیرند.

به‌محض آن که تاریخ‌های شروع و پایان فعالیت تعیین شدند، معمولاً از کارکنان پروژه خواسته می‌شود که فعالیت‌های واگذار شده به خود را بازنگری کنند و تأیید نمایند که تاریخ‌های شروع و پایان موجود، تعارضی با تقویم‌های منبع یا فعالیت‌های تخصیصی در سایر پروژه‌ها یا وظایف ندارند و بنابراین، کماکان معتبر هستند. همان‌گونه که توضیح داده شد مادامی که کار پیشرفت می‌کند، مدل زمان‌بندی پروژه برای تداوم یک زمان‌بندی واقع‌بینانه در سراسر پروژه تجدیدنظرشده و تغییر می‌نماید.

11. چند توصیه برای مدیریت بهتر

  1. پیش‌بینی و تخمین‌زدن بهتر از نداشتن برنامه است

در دنیای حرفه‌ای امروز، تقریباً همه از اشتباه‌کردن می‌ترسند. اما این ترس در مهندسان – باتوجه‌به نحوهٔ تعلیم‌دیدنشان – شکل دیگری دارد. یک مهندس یاد گرفته که همه چیز را کاملاً دقیقاً محاسبه کند و هیچ عددی را تخمین نزند. مهندسین از پیش‌بینی هم گریزان‌اند.

ازآنجایی‌که داریم درمورد پروژه‌های عمرانی صحبت می‌کنیم، شما به‌عنوان مدیر پروژه یا مهندس هستید یا با تعداد زیادی از مهندسین سروکار دارید و این یعنی فرار از پیش‌بینی‌ها!

تیم اجرایی پروژه‌های عمرانی بسیاری کارشان را به‌قصد برنامه‌ریزی آغاز می‌کنند؛ اما بعد از چند روز یا چند هفته می‌بینند که عملاً کارشان را شروع کرده‌اند و در حال خرج‌کردن بودجه و پرداخت به تأمین‌کنندگان و طراحی بخش‌های مختلف ساخت‌وسازند؛ همه بدون داشتن یک برنامهٔ مدون!

این یعنی ازدست‌دادن کنترل و مدیر پروژه‌ای که کنترل را از دست بدهد، نمی‌تواند به این راحتی‌ها کارش را با موفقیت به پایان برساند.

توصیه: جرئت پیش‌بینی داشته باشید. داشتن یک پیش‌بینی غیرقطعی نسبت به ازدست‌دادن کنترل از همان ابتدا بهتر است.

عدم اطمینان درمورد پیش‌بینی‌ها را به ذی‌نفعان پروژه اعلام کنید. همه تجربهٔ شما را درمورد پروژه‌ها ندارند. به آن‌ها خاطرنشان کنید که تخمین‌های اولیه (قبل از شروع اجرا) می‌توانند حتی بین 75 درصد کم‌تر تا 300 درصد بیش‌تر عوض شوند.

  1. داشتن جزئیات بیش‌تر، همیشه بهتر نیست

برنامه‌ریزی برای هر کار کوچک و هر دقیقه از اجرای یک پروژهٔ عمرانی قطعاً به شکست منجر خواهد شد. چنین برنامه‌ای تنها باعث سردرگمی و ازدست‌رفتن دید کلی افراد نسبت به فرایندها اجرای پروژه خواهد شد. هدف از برنامه‌ریزی، داشتن یک دید کلی نسبت به روند اجرا و تحویل بخش‌های مختلف پروژه است. داشتن ده‌ها چک‌لیست مختلف قطعاً با برنامه‌ریزی پروژه مترادف نیست.

کارهایی که باید انجام شوند را به بخش‌های قابل‌مدیریت تقسیم کنید. (پکیج‌های کاری) بعد هم می‌توانید هریک از این بخش‌ها را به چندین فعالیت و وظیفهٔ مختلف تبدیل کنید. شاید بخواهید بپرسید چه‌قدر جزئیات لازم است؟ در این مورد باید به خودتان و تجربه‌های قبلی اعتماد کنید؛ چون پاسخ برای هر پروژه‌ای متفاوت است. اگر برنامهٔ زمانی پروژهٔ شما هر ماه یک‌بار به‌روز می‌شود، از خودتان بپرسید که ارزش‌افزودهٔ داشتن برنامه‌های روزانه چیست؟

توصیه: بیش از حد روی جزئیات تمرکز نکنید. سعی کنید برای فعالیت‌هایی که کم‌تر از یک روز یا بیش‌تر از پانزده روز طول می‌کشند، بیش از حد برنامه‌ریزی نکنید. اگر مسئولیت یک پکیج کاری به یک فرد خاص داده شده، جزئیات را هم به خود او بسپارید و آن‌ها را از برنامهٔ اصلی پروژه حذف کنید.

  1. به‌روز نگه‌داشتن برنامه‌ پروژه لازم است

حتماً شما هم با مدیرانی برخورد کرده‌اید که معتقدند بعد از شروع فرایندهای اجرایی نیازی به آپدیت کردن برنامهٔ اولیه نیست یا اصلاً زمانی برای اختصاص به این کار وجود ندارد. همین اعتقاد است که باعث شکست بسیاری از پروژه‌های عمرانی می‌شود.

برنامه‌ریزی درست در مراحل اولیه، در واقع یک ابزار مهم و حیاتی برای شماست تا بتوانید هر بخش از پروژه را درست اجرا کنید و به‌موقع تحویل دهید. اگر برنامهٔ اولیه‌تان با توجه میزان پیشرفت و شرایط پروژه به‌روز نشود، امکان اقدامات اصلاحی در صورت نیاز از بین می‌رود و احتمال نرسیدن پروژه به مهلت تعیین‌شده بیش‌تر می‌شود.

در مراحل اولیهٔ پروژه، این مهلت‌های تعیین‌شده (ددلاین‌ها) به نظر دور می‌رسند و وقوع تا خیر‌های کوچک هم امری طبیعی تلقی می‌شود. اما هرچه به یکی از نقاط عطف و زمان تحویل نزدیک می‌شویم، حس نیاز به عجله و رساندن کارها جای آسودگی را می‌گیرد و این یعنی پایین آمدن کیفیت و بالارفتن هزینه. کنترل پروژه دقیقاً برای اجتناب از این موقعیت است.

توصیه: در بازه‌های زمانی مشخص، برنامهٔ اجرایی پروژه را آپدیت کنید. تغییرات را به اطلاع تمام افراد درگیر برسانید. به یاد داشته باشید که برنامه‌ریزی‌ها و زمان‌بندی‌ها فقط ابزارند و قرار نیست که کار مدیریت را برای شما انجام دهند.

جمع‌بندی و نتیجه‌گیری

هر پروژه عمرانی ممکن است نیازها و مشکلات خاص خود را داشته باشد، بنابراین تطبیق و تنظیم اصول مدیریت پروژه‌های عمرانی بسیار حائز اهمیت است. استفاده از این اصول به شما کمک خواهد کرد تا در مدیریت پروژه‌های عمرانی خود تلاش کنید. به‌طورکلی مدیریت پروژه عمرانی چالش‌های خاص خود را دارد، اما با استفاده از مهارت‌ها، توانایی‌های تیمی و برنامه‌ریزی دقیق، این موضوع قابل‌مدیریت است. با تمرکز بر برنامه‌های زمان‌بندی مؤثر، کنترل بودجه و همکاری فعال با تیم‌های مختلف، مدیران پروژه عمرانی توانسته‌اند به پیاده‌سازی موفقیت‌آمیز پروژه‌های بزرگ و پرچالش در حوزه عمران بپردازند.

جهت آشنایی کامل با “روش‌های مدیریت پروژه” به پکیج “جزوات کاربردی” در بخش گنجینه فایل وب‌سایت مراجعه فرمایید

 

اشتراک‌گزاری در شبکه‌های اجتماعی

دیدگاه خود را بنویسید

دوره جامع متره و برآورد پروژه

آخرین مقالات:

  • مصالح پای کار و نحوه محاسبه آن طبق فهرست‌بها

  • بررسی کامل دستورالعمل تجهیز و برچیدن کارگاه

آخرین فایل‌های گنجینه فایل:

  • ضوابط کاربردی نظام فنی و اجرایی

  • فایل‌های کاربردی دفتر فنی

آخرین فایل‌های هایپر فایل:

  • جزوه مبحث دهم (ویژه آزمون‌های نظارت و اجرا)

  • جزوه تکنولوژی بتن