روش‌های مدیریت تاخیرات در پروژه

مقدمه

چرا مدیران پروژه قبل از اینکه مهلت قانونی پروژه به اتمام برسد، متوجه زنگ هشدار نمی‌شوند؟ دلیل تأخیر در پروژه این است که بیشتر آن‌ها ایده اولیه‌ای برای اینکه چه زمانی کار را به اتمام برسانند، ندارند. حتی در برخی موارد به ذهنشان هم خطور نمی‌کند که بتوان پروژه را در زمان مقرر تحویل داد. آن‌ها فکر می‌کنند متغیرهای زیادی وجود دارد که در کنترلشان نیست؛ لذا تخمین زمان تکمیل پروژه را نادیده می‌گیرند.

موضوع تأخیر در پروژه، همان راز ناخوشایند مدیریت پروژه است. همان‌طور که یکی از توسعه‌دهندگان اصلی در پروژه‌های نرم‌افزاری اذعان کرد: «همه می‌دانند برنامه شوخی است و ما به آن توجهی نمی‌کنیم. در واقع پروژه‌های ما زمانی به اتمام می‌رسد که کارهایمان تمام شود».

هر چند مضحک به نظر می‌رسد؛ اما این واقعیت در بسیاری از پروژه‌ها وجود دارد. بااین‌حال شرکت‌های بزرگی که پروژه‌های کلان و زیرساختی همچون سد، بزرگراه و فضاهای اداری را برعهده دارند، با متغیرهای بیشتری نسبت به پروژه‌های توسعه نرم‌افزار مواجه هستند؛ اما معمولاً تأخیر در پروژه کمی دارند، می‌دانند چگونه در زمان مشخص کارهایشان را تکمیل کنند، پروژه را به اتمام رسانند و مشتریانشان را حفظ کنند. اینکه آن‌ها چگونه می‌توانند از پس چنین کاری برآیند، فرق بین شرکت‌های موفق و ناموفق را رقم می‌زند.

۱. انواع تاخیرات پروژه‌های عمرانی

در ادامه این مطلب، متداول‌ترین انواع تأخیرات در پروژه‌های عمرانی را مورد بررسی قرار خواهیم داد و سپس راهکارهایی برای جلوگیری از بروز آنها ارائه می‌کنیم. به‌طورکلی، درک چهار حوزه اصلی تأخیرات ذیل که می‌توانند در پروژه‌های ساخت‌وساز به وجود آیند، مهم است؛ زیرا به طرق مختلف پروژه‌ها را تحت‌تأثیر قرار می‌دهند:

۱.۱. تاخیرهای مجاز درمقابل تاخیرهای غیرمجاز

همان‌طور که قبلاً گفتیم بعضی از تأخیرها خارج از کنترل ما هستند. این تأخیرها به طور معمول به‌عنوان تأخیرات قابل‌قبول یا مجاز طبقه‌بندی می‌شوند همچون وضعیت نامساعد آب‌وهوا و مسائل شهری یا استانی که کار را بدون تقصیر پیمانکار یا کارفرما با تأخیر مواجه می‌سازند. از طرفی دیگر، تأخیرات غیرمجاز به دلیل برنامه‌ریزی ضعیف و دلایلی دیگر همچون کیفیت پایین کار، تجهیزات و ماشین‌آلات فرسوده و عملکرد ضعیف پیمانکاران فرعی که برنامه زمانی فعالیت‌های خود را رعایت نمی‌کنند، رخ می‌دهد. به طور خلاصه این تأخیرات قابل‌پیشگیری هستند؛ ولی پیشگیری نشده‌اند و به همین دلیل پیمانکاران تقصیرکار هستند و می‌بایست ترتیبات جبرانی را اتخاذ کنند.

۲.۱. تأخیرات بحرانی

از بین همه انواع تأخیرات، تأخیرات بحرانی نیاز به توجه و رسیدگی فوری دارند. به بیان ساده‌تر، تأخیرات بحرانی می‌توانند باعث توقف پیشرفت پروژه شوند و قطعاً مانع انجام کار طبق زمان‌بندی اولیه پروژه می‌شوند. در این شرایط فارغ از اینکه مقصر این تأخیرات کیست، صرف زمان و هزینه‌های اضافی حتمی است و پیمانکار مجبور به تنظیم مجدد زمان‌بندی و بودجه پروژه است. اگر با یک تأخیر بحرانی مواجه شوید، می‌بایست ارزیابی ریسک مجدد انجام دهید تا مطمئن شوید که تأخیرات بحرانی مشابه مجدداً ایجاد نمی‌شوند.

۳.۱. تأخیرات قابل‌جبران

همان‌طور که از نام این نوع تأخیر مشخص است، وقتی تأخیرات قابل‌جبران رخ دهد، کارفرما می‌بایست خسارات وارده به پیمانکار ناشی از این تأخیرات را جبران نماید. معمولاً در توافق‌نامه اولیه پروژه‌های عمرانی تأخیرات قابل‌جبران عبارت‌اند از تأخیرات ناشی از اشتباهات و نواقص در اسناد و مدارک قرارداد و تغییرات ابلاغ شده توسط کارفرما. درحالی‌که عوامل مختلفی می‌توانند در این تأخیرات نقش داشته باشند، نحوه و میزان جبران خسارات ناشی از آنها مهم و نشان‌دهنده میزان انصاف و تعادل بین کارفرما و پیمانکار است. بعضی از این تأخیرات قابل‌بحث و چالش‌برانگیز هستند و باید مورد بررسی قرار گیرند، اما اگر قرارداد بین کارفرما و پیمانکار درباره این تأخیرها و نحوه جبران خسارات ناشی از آنها شفاف و واضح توضیح داده باشد، از اختلافات عمده جلوگیری خواهد شد.

۴.۱. تاخیرهای هم‌زمان

هنگامی که دو یا چند تأخیر هم‌زمان باهم رخ دهند، اغلب برنامه اصلی پروژه را تحت‌تأثیر قرار می‌دهند و به‌عنوان تأخیر هم‌زمان طبقه‌بندی می‌شوند. شرکت‌های پیمانکاری که در مدیریت یک تأخیر با مشکل مواجه می‌شوند ممکن است به این نتیجه برسند که سایر تأخیرات در حال انباشته‌شدن هستند و می‌بایست یک رویکرد تهاجمی جهت رفع آنها اتخاذ نمود تا روند پروژه ادامه یابد. برخی تأخیرات هم‌زمان بیش از سایرین قابل‌کنترل هستند و مهم است که بتوانید چگونگی تأثیر یک تأخیر بر سایر جنبه‌های پروژه را درک کنید تا بتوانید در هنگام بروز به آنها رسیدگی کنید.

تاخیرات پیش از شروع پروژه

۲. تاخیرات پیش از شروع پروژه

اکنون که با انواع تأخیرات در پروژه‌های عمرانی آشنا شدید، می‌توانید طیف گسترده عقب افتادن‌ها از برنامه زمان‌بندی که در مقاطع مختلف پروژه ممکن است رخ دهند را بهتر پیش‌بینی کنید. کماکان بهترین راه برای پیشگیری از بروز تأخیرات آماده‌سازی و برنامه‌ریزی مناسب در فاز پیش از ساخت است.

۱.۲. تغییر در محدوده پروژه

تغییرات پیش‌بینی‌نشده و تغییر در محدوده پروژه در بسیاری از پروژه‌های عمرانی رخ می‌دهد و با برنامه‌ریزی نادرست پروژه‌ها از همان ابتدا از جنبه‌های مختلفی دست‌کم گرفته می‌شوند. وقتی دقت و برنامه‌ریزی درست از ابتدای کار وجود نداشته باشد، به‌سختی می‌توان محدوده پروژه را مدیریت کرد یا تغییرات محدوده پروژه را در سطح مناسبی حفظ کرد تا پروژه در موعد پیش‌بینی‌شده به پایان برسد. به‌خاطر داشته باشید که انجام یک پروژه طبق برنامه زمانی پیش‌بینی‌شده همیشه یک گزینه واقع‌بینانه نیست و تاخیرهایی که به دلیل دست‌کم گرفتن جنبه‌های مختلف پروژه رخ می‌دهند می‌تواند حتی آینده کسب‌وکار شرکت شما را با خطر جدی مواجه سازد.

نکته اول:

علاوه بر ارزیابی دقیق محدوده پروژه معمولاً بهتر است مدت‌زمان اجرای پروژه یا فعالیت‌های خاص را کمی افزایش تا ریسک تاخیرهای قابل‌توجه را کاهش دهید.

۲.۲. قوانین و مقررات ساخت‌وساز

بعضی مواقع پیشرفت اجرای پروژه خوب است؛ اما وقتی نهادهای نظارتی و سایر دستگاه‌های اجرایی مرتبط با پروژه متوجه می‌شوند و عدم رعایت مقررات و قوانین از سوی آنها تأیید می‌شود، پروژه می‌تواند با تأخیرات بزرگی مواجه شود. اگر آشنایی و درک مناسبی از مقررات و آیین‌نامه‌ها داشته باشید احتمال اینکه از ابتدای پروژه با چنین مسائلی مواجه شوید بسیار کم خواهد شد در غیر این صورت پروژه با ریسک توقف و ایجاد تأخیرات چشمگیر همواره مواجه خواهد بود.

نکته دوم:

میان‌بر نزنید. آیین‌نامه‌ها، قوانین و مقررات ساخت‌وساز محدوده اجرای پروژه خود را یاد بگیرید و اجازه توقف کار به دلیل عدم رعایت آنها از سوی شما و تطویل مدت‌زمان اخذ تأییدات لازم از نهادهای مرتبط را ندهید. در صورت نیاز از کارشناسان و مشاوران باتجربه در این حوزه کمک بگیرید.

۳.۲. مسائل مالی و بودجه

تأمین اعتبار یا پول موردنیاز اجرای پروژه یکی دیگر از مسائلی است که باید در فاز برنامه‌ریزی به آن رسیدگی شود. طبیعتاً تأمین بودجه کامل پیش از آغاز پروژه به کاهش مشکلات مالی در فاز ساخت کمک می‌کند؛ اما بعضی از پروژه‌ها را هم می‌توان با تأمین قسمتی از کل بودجه شروع کرد. تغییرات بودجه و تغییر در آیتم‌های کاری که بودجه پروژه را دستخوش تغییر می‌کنند می‌تواند مشکلات جدی را برای پروژه به وجود آورد. سرمایه‌گذاری در استقرار نرم‌افزارهای مدیریت یکپارچه پروژه‌های ساخت‌وساز که هزینه‌ها و بودجه پروژه را در لحظه، مورد پایش و کنترل قرار می‌دهند یکی از راهکارهای خوب برای کاهش احتمال بروز مشکلات مالی و تأخیر در پروژه‌ها است. استفاده از این نرم‌افزارها قطعاً ریسک‌های پروژه را کاهش می‌دهند و به شما در برنامه‌ریزی کمک می‌کنند؛ اما باز هم درصورتی‌که مسائل مالی در طول پروژه به‌درستی مدیریت نشوند، احتمال به‌وجودآمدن تأخیرات وجود دارد.

نکته سوم:

برنامه‌ریزی مالی باید از زمان تهیه پکیج اسناد مناقصه شروع شود. پیمانکار پیش از امضای قرارداد باید انواع پیش‌بینی‌های مالی و برنامه‌ریزی نحوه هزینه‌کردن در پروژه بر اساس مراحل اجرایی و زمان‌بندی پروژه را انجام دهد و در فاز ساخت با استفاده از ابزارهای مناسب مانند نرم‌افزارهای مدیریت یکپارچه، هزینه‌ها و بودجه پروژه را کنترل و پیش‌بینی‌های لازم را انجام دهد تا بتواند ریسک مشکلات مالی احتمالی را کاهش دهد و از بروز تأخیرات ناشی از کمبود نقدینگی در پروژه جلوگیری نماید.

تاخیررات در فاز ساخت

۳. تاخیررات در فاز ساخت

به حتم درصورتی‌که تغییرات در برنامه زمان‌بندی در فاز برنامه‌ریزی پیش از اجرا به‌خوبی پیش‌بینی شوند، تأخیرات احتمالی در زمان ساخت کاهش می‌یابند؛ اما در نظر داشته باشید که اقدامات مدیریت کارگاه و عملیات اجرایی در فاز ساخت نیز برای حفظ روند پروژه در مسیر درست، بسیار ضروری است.

۱.۳. کمبود نیروی کار

شاید زمانی برایتان پیش بیاید که افراد و اکیپ‌های کاری زیادی جهت انجام یک پروژه، آماده‌به‌کار داشته باشید و هیچ پروژه دیگری هم نداشته باشید که از آنها استفاده کنید؛ اما این شرایط به‌راحتی و باگذشت تنها یک روز ممکن است تغییر کند. مانند هر صنعت و زمینه کاری دیگری، افراد بیمار می‌شوند، بین پروژه‌ها و شرکت‌های مختلف جابه‌جا می‌شوند و شرکت یا پروژه شما را به دلایل مختلف ترک می‌کنند. به طور خاص صنعت ساخت‌وساز یکی از صنایعی است که با نرخ جهانی ۲۱.۴ درصد، از نرخ جابه‌جایی نیروی کار بسیار بالایی برخوردار است. حتی اگر به‌اندازه کافی نیروی کار برای یک پروژه برنامه‌ریزی شده باشد ممکن است پروژه جدیدی پیش بیاید و در یک‌چشم به‌هم‌زدن با کمبود نیرو مواجه شوید. بهتر است محدودیت‌ها و توانایی‌های خود را ارزیابی کنید و بر اساس آنها نسبت به گرفتن کار جدید اقدام کنید. درصورتی‌که نتوانید نیروی کار مناسب و قابل‌اطمینان برای اجرای آیتم‌های کاری پروژه را بموقع تأمین کنید قطعاً پروژه شما با تأخیرات چشمگیر مواجه خواهد شد.

نکته اول:

همیشه نیروی کار و اکیپ‌های کاری اضافی برای شرایط احتمالی و تغییرات لحظه آخری در دسترس داشته باشید. توانایی‌ها و محدودیت‌های خود را جهت تأمین نیروی انسانی آماده‌به‌کار بشناسید و بر اساس آن نسبت به گرفتن پروژه‌های جدید اقدام کنید.

۲.۳. ناکارآمدی نیروی کار

علاوه بر کمبود نیروی کار، درصورتی‌که نیروی کار شما کارآمدی لازم برای انجام پروژه شما را نداشته باشند، پروژه شما با مشکلات اساسی مواجه خواهد شد. کیفیت و سرعت کار پیمانکاران فرعی یا استادکاران مختلف با هم متفاوت است. به‌عنوان‌مثال یک استادکار ممکن است یک آیتم کاری را طی دو روز انجام دهد درحالی‌که یک استادکار دیگر همان آیتم کاری را طی ۴ روز به پایان می‌رساند و علاوه بر ایجاد تأخیر در زمان‌بندی شما، هزینه انجام آن کار نیز برای شما بیشتر تمام می‌شود. ناکارآمدی یک مشکل اساسی برای یک پروژه ساخت‌وساز است و منجر به تأخیرات و هزینه‌های اساسی غیرقابل‌جبران می‌شود. با پیش‌ارزیابی پیمانکاران فرعی و بررسی سوابق نیروی کار و آزمودن نحوه کار و فعالیت آنها به‌صورت آزمایشی می‌توانید نسبت به میزان کارآمدی نیروی کار برای پروژه‌های خود بهتر تصمیم بگیرید.

نکته دوم:

استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت یکپارچه پروژه به شما این امکان را می‌دهد که بازدهی نیروی کار را پایش کنید. میزان ساعت و حجم کار انجام شده در بازه زمانی مشخص افراد و تیم‌های کاری در پروژه را کنترل کنید و با این کار علاوه بر پیشگیری از بروز تأخیرات بزرگ و هزینه‌های اضافی در پروژه، از بروز اختلافات با پیمانکاران فرعی و نیروی کار اجرایی خود جلوگیری کنید.

۴. تخیرات عمومی فازهای مختلف پروژه

مشکلات مربوط به خطای انسانی در همه مراحل یک پروژه باید کنترل شود. به‌ویژه ارتباطات می‌تواند تأثیر چشمگیری در برنامه‌ریزی و زمان‌بندی پروژه داشته باشد. بهترین راهکار کنترل و افزایش بهره‌وری ارتباطات کمک‌گرفتن از فن آوری است.

۱.۴. شکاف در ارتباطات

بدون همکاری و ارتباطات بموقع و شفاف، احتمال بروز تأخیرات در پروژه‌ها بسیار بیشتر است. درصورتی‌که سیستم‌ها و فرایندهای مورداستفاده در پروژه‌های شما تغییرات و رخدادهای پروژه را بموقع منعکس نکند، پروژه شما در معرض اشتباهات، دوباره‌کاری و تأخیرات متعدد قرار خواهد گرفت. با استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت یکپارچه که قابلیت برقراری ارتباطات همه افراد دخیل در پروژه را به‌صورت هم‌زمان و از هر نقطه از پروژه یا خارج از پروژه و با موبایل، تبلت یا لپ‌تاپ می‌دهد و مشارکت و همکاری افراد را در انجام فرایندهای مختلف پروژه تسهیل می‌سازد، تا حد بسیار زیادی این مشکل برطرف می‌شود. بدین شکل کلیه تغییرات در پروژه به‌سرعت به اطلاع همه افراد و تیم‌های مختلف دخیل در پروژه می‌رسد و احتمال بروز تأخیرات ناشی از عدم ارتباطات مناسب و بی‌اطلاعی از تغییرات پروژه یا سوءتفاهم بین تیم‌های مختلف پروژه بسیار کاهش می‌یابد.

نکته:

قابلیت اصلی نرم‌افزارهای مدیریت یکپارچه پروژه‌های ساخت‌وساز ایجاد یک بستر ارتباطی و مشارکت همه افراد دخیل در پروژه به‌صورت برخط، بموقع و از هر مکان و با هر دستگاهی است که این قابلیت مشارکت افراد و کارایی فرایندها را حداکثر و احتمال بروز تأخیرات ناشی از عدم ارتباطات مناسب و بموقع را حداقل می‌سازد.

۵. تأخیرات مجاز و تأخیرات غیرمجاز

حال اگر بخواهیم با جزئیات بیشتر به بررسی مبحث تأخیرات بپردازیم؛ می‌توان به دو نوع تأخیر مجاز و تأخیر غیرمجاز اشاره کرد.

تأخیرات مجاز به تأخیراتی گفته می‌شود که قصور پیمانکار در ایجاد آنها نقشی نداشته است. وقوع این تأخیرات ناشی از فعل یا ترک فعل کارفرما یا سایر عوامل منتسب به وی است. همچنین ممکن است کارفرما نیز در وقوع آن نقشی نداشته است. برای مثال، دیرکرد در پرداخت‌ها، ابلاغ دستور کارهای اضافه (اضافه‌کاری) یا کار جدید، تأخیر سایر پیمانکاران در تکمیل فازهای قبلی پروژه و تحویل آن به پیمانکار یا شرایط غیرمترقبه (فورس ماژور) مانند زلزله نمونه‌هایی از عوامل ایجاد تأخیرات مجاز هستند.

تأخیرات غیرمجاز، تأخیراتی هستند که به دلیل فعل یا ترک فعل پیمانکار به وجود آمده‌اند. عدم تأمین نیروی انسانی به تعداد کافی و تأخیر در انجام فعالیت‌ها از نمونه‌های تأخیرات غیرمجاز است.

راهکارهای پیشگیری از تأخیرات

۶. راهکارهای پیشگیری از تأخیرات

تعهد هر یک از طرفین قرارداد به انجام شرح وظایف خود مطابق برنامه زمان‌بندی، مانع از حدوث هرگونه تأخیر در انجام طرح/پروژه می‌شود. البته ذکر این نکته لازم است که زمان‌بندی پروژه و سنگ نشان‌های (Milestones) مشخص شده توسط کارفرما در اسناد مناقصه که مبنای تهیه برنامه زمان‌بندی توسط پیمانکار هستند، می‌بایست اصولاً قابل‌دستیابی باشند و چنانچه کارفرما مایلستون‌های زمانی نادرستی در اسناد مناقصه نوشته باشد، می‌بایست در مرحله مناقصه، از ظرفیت‌های مناقصه استفاده و از کارفرما استعلام و درخواست شفاف‌سازی گردد. برای مثال، مدت‌زمان عمل‌آوری (Curing) بتن در هوای سرد، حداقل ۱۰ روز است و در هیچ حالتی، امکان کاهش این مدت وجود ندارد!

همچنین به این نکته نیز باید توجه کرد که الزاماً هرگونه تأخیر در انجام فعالیت­ها، منجر به تأخیر در اتمام پروژه نمی‌شود و فقط تأخیر در انجام فعالیت‌هایی که بر روی مسیر بحرانی پروژه قرار دارند، منجر به تأخیر در اتمام پروژه می‌گردد.

۷. نحوه مدیریت تأخیرات

در صورت وقوع تأخیر در انجام فعالیت‌های بحرانی، به‌منظور پیشگیری از تأخیر در اتمام پروژه، می‌بایست برنامه زمان‌بندی ویرایش شده و با اصلاح و افزایش منابع (Resource Levelling)، مدت انجام فعالیت‌های بحرانی بعدی را کاهش داد به‌نحوی‌که نهایتاً پروژه در مدت اولیه قرارداد به اتمام برسد. این افزایش منابع، منجر به افزایش هزینه‌های پروژه می‌شود که نحوه بازپرداخت آن را باید قبلاً با کارفرما شفاف‌سازی کرد. مشخص است که اگر وقوع تأخیر ناشی از اقدامات پیمانکار باشد، هزینه افزایش منابع که منجر به تسریع در اتمام کار می‌گردد، می‌بایست کلاً توسط پیمانکار پرداخت گردد.

چنانچه امکان اصلاح منابع و اتمام پروژه در مدت اولیه قرارداد نباشد؛ می‌بایست مدت پیمان تمدید شود. طبق ماده ۳۰ شرایط عمومی پیمان متعارف (نشریه ۴۳۱۱) که طی بخشنامه شماره ۸۴۲/۵۴-۱۰۸۸/۱۰۲ مورخ ۰۳/۰۳/۱۳۷۸ سازمان برنامه و بودجه ابلاغ شده است، در صورت رخداد تأخیرات مجاز، پیمانکار می تواند درخواست تمدید مدت پیمان را با ارائه محاسبات و دلایل توجیهی، به مهندس مشاور تسلیم نماید. به مدرکی که محاسبات و دلایل توجیهی پیمانکار در آن درج می‌شود، اصطلاحاً لایحه تأخیرات گفته می‌شود. لازم به ذکر است که تمدید مدت پیمان به دلیل تأخیرات مجاز، حق پیمانکار است و لذا تهیه لایحه تأخیرات طبق ماده اخیرالذکر بر عهده پیمانکار است و مهندس مشاور، وکیل پیمانکار در تهیه و یا دفاع از این حق پیمانکار نیست.

تهیه لایحه تأخیرات

۸. تهیه لایحه تأخیرات

لایحه تأخیرات، دفاعیه‌ای برای توجیه تأخیرات مجاز پیش‌آمده است که تأخیرات توسط کارفرما به‌صورت موجه منظور گردند. به‌عبارت‌دیگر، لایحه تأخیرات، سندی است که پیمانکار تهیه و ارائه می‌کند تا عوامل تأخیر و موانع اتمام کار در مدت پروژه را با ارائه مدارک مشخص کرده و میزان تأخیرات غیر منتسب به خود (تأخیرات مجاز) را توجیه و مشخص نماید.

لایحه تأخیرات به این منظور توسط پیمانکار تهیه می‌شود که نشان دهد پیمانکار در تأخیرات پیش‌آمده نقشی نداشته است و در نتیجه محق بوده که به میزان تأخیرات پیش‌آمده، به مدت قرارداد اضافه و تمدید گردد تا بتواند شرح وظایف خود را در مدت قرارداد (مدت اولیه بعلاوه مدت تمدید) به اتمام برساند. مشخص است که در صورت غیرمجاز بودن تأخیرات و عدم تکمیل موضوع قرارداد در مدت پیمان، پیمانکار ملزم به پرداخت جرایم بوده و متحمل خسارت و ضرر و زیان می‌گردد.

تهیه لایحه تأخیرات می‌تواند در هر مرحله‌ای از پروژه انجام شود و الزامی به تهیه آن در پایان مدت قرارداد نیست. هر چند هر چقدر به پایان مدت قرارداد نزدیک‌تر باشیم، قاعدتاً امکان تهیه لایحه تأخیرات کامل‌تری وجود دارد؛ زیرا که بیشتر عوامل تأخیرات مشخص شده‌اند. لازم به توجه است که لایحه تأخیرات نهایتاً باتوجه‌به ابعاد پروژه، میزان تأخیرات، ذی‌نفعان پروژه و … باید در یک بازه زمانی حداقل یک‌ماهه قبل از پایان مدت قرارداد، تهیه و در اختیار مشاور قرار گیرد که فرصت کافی جهت بررسی و تمدید مدت پیمان توسط مشاور و کارفرما مهیا باشد. عدم تمدید مدت پیمان، باتوجه‌به عدم امکان ارسال لیست بیمه، امکان فعالیت را از پیمانکار سلب می‌کند. با عنایت به این توضیحات، پیشنهاد می‌شود هر کدام از طرفین قرارداد، مستندسازی کامل از فرایندها و اتفاقات پروژه انجام داده تا در هنگام نیاز به‌راحتی بهره‌برداری نمایند.

برای تهیه لایحه تأخیرات به مدارک و اسناد پشتوانه (Back up) نیاز است تا بتوان به‌راحتی از لایحه تأخیرات دفاع و حداکثر میزان تأخیرات را مجاز نمود. پیمانکار بابت تأخیرات غیرمجاز باتوجه‌به متن قرارداد، مستلزم به پرداخت جرایم است.

۱.۸. مدارک و اسناد لازم جهت تنظیم لایحه تأخیرات

جهت تهیه لایه تأخیرات، عموماً می‌بایست مدارک زیر در دسترس باشد. سایر موارد باتوجه‌به جنس کار و نوع قرارداد، از متقاضی دریافت می‌گردد:

• قرارداد، الحاقیه‌ها (در صورت وجود) و تمدیدهای زمانی قبلی
• گزارش‌ها روزانه مورد تأیید دستگاه نظارت به همراه گزارش‌ها هفتگی، ماهانه و …
• برنامه زمان‌بندی اولیه و ویرایش‌های بعدی آن
• پیشرفت واقعی کار
• عوامل ایجاد تأخیرات مجاز و غیرمجاز به همراه آنالیز هر عامل تأخیر
• اطلاعات مربوط به ورود مصالح و تجهیزات و ماشین‌آلات در تعهد کارفرما به کارگاه
• اطلاعات صورت‌وضعیت‌های موقت ارسالی، تاریخ تأیید توسط مشاور، تأییدات کارفرما، مستندات پرداخت‌ها به پیمانکار
• اطلاعات تضامین پیش‌پرداخت ارائه شده توسط پیمانکار و مبالغ پیش‌پرداخت
• ابلاغیه‌های کارفرما جهت انجام کار اضافه و کار جدید یا کاهش کار به همراه تأثیرات زمانی (Time Impact) و مالی (Cost Impact) هر تغییر کار
• سایر موارد

لازم به توضیح است که هر فعالیت یا اتفاق مؤثر بر مدت انجام پروژه/طرح می‌بایست در حین انجام کار مستند شده و ضمن اخذ تأیید دستگاه نظارت، برای تهیه لایحه توجیه تأخیرات استفاده شود.

۲.۸. نکاتی در خصوص تهیه گزارش تأخیرات توسط پیمانکار

• پرونده یا لایحه تأخیرات می‌بایست توسط شخصی مسلط به امور پیمان، برنامه زمان‌بندی، وضعیت اجرایی پروژه و دلایل تأخیرات ایجاد شده، تهیه گردد و دلیل آن این است که همان‌طور که پیش‌تر گفته شد ماده ۳۰ شرایط عمومی پیمان دارای بخش‌های مبهم زیادی بوده و کسی که در جلسه بتواند از نظر منطقی طرف مقابل را توجیه فنی نماید در جلسه پیروز خواهد بود لذا شاید بتوان گفت تسلط تهیه‌کننده به امور مذکور ۷۰ % موفقیت طرفین را رقم می‌زند.

نکته مهم: یکی از روش‌های مؤثر در توجیه منطقی ادعاها توسط طرفین دعوا در جلسه کمیسیون تأخیرات استفاده از مثال با بزرگ‌نمایی موارد مورد ادعا است که این امر بسیار تخصصی و تأثیرگذار است.

• به‌عنوان‌مثال پیمانکار می‌تواند در خصوص ابلاغ جزئیات نوع عایق سرویس‌ها، ادعای تبخیر داشته باشد، به‌صورت منطقی این ادعا نمی‌تواند موجب مجاز شدن تأخیرات باشد؛ اما پیمانکار می‌تواند این‌گونه ادعا کند (از طریق روش بزرگ‌نمایی توسط پیمانکار در جلسه بررسی)
• حال اگر ما همه نقشه‌ها را داشتیم و فقط جزئیات نوع عایق سرویس‌ها را نداشتیم و ما تمام عملیات اجرایی را به پایان می‌رساندیم و فقط این نقشه بعد از ۱۰ سال به ما ابلاغ می‌شد تأخیرات ۱۰ساله ما مجاز بود. همان‌گونه که می‌بینیم در این وضعیت هیچ انسان منطقی نمی‌تواند تأثیر عدم ابلاغ جزئیات نوع عایق سرویس‌ها را موجب مجاز شدن تبخیر نداند.
• در مقابل این روش مشاور نیز می‌تواند از روش کوچک‌نمایی‌کردن مشکل در مقابل سایر تأخیرات غیرمجاز پیمانکار استفاده نماید به‌عنوان‌مثال بگوید ما نقشه‌های کفسازی و کناف را که ۵۰% نقشه‌ها بوده، به شما ابلاغ کردیم و شما هنوز عملیات کفسازی را به اتمام نرسانده‌اید، لذا عدم ابلاغ جزئیات نوع عایق سرویس‌ها موجب تبخیر در اجرای کل پروژه نمی‌شود.
• بنابراین، پیمانکار، می‌بایست عمدتاً روی تأخیر در فعالیت‌هایی ادعا نماید که در مسیر بحرانی پروژه واقع شده باشد یا گلوگاه پروژه باشند؛ لذا توجه به شناوری فعالیت‌ها، ضروری است.
• از انجام ادعاهای غیرمنطقی و غیرعلمی در جریان تهیه پرونده جدا خودداری شود تا موجب ازبین‌رفتن اعتماد کارشناس بررسی‌کننده پرونده نگردد.
• نظم و انسجام و ظاهر مناسب لایحه تأخیرات (مانند استفاده از زونکن، دیوایدر (جداکننده) به همراه نوشتن موضوع هر بخش بر روی دیوایدر و…) که به‌طورقطع جمع‌بندی و نتیجه‌گیری را شامل شده، جزء ملزومات فنی و مهندسی پرونده ارسالی باشد.
• میزان تأخیرات مجاز مورد ادعا در پرونده نمی‌بایست از میزان کل تأخیرات ایجاد شده بیشتر شود.
• جهت تعیین تاریخ ابلاغ نقشه‌ها یا رفع ایرادات نقشه‌ها می‌بایست به آخرین بازنگری نقشه استناد گردد درصورتی‌که توجیه قوی و منطقی باتوجه‌به مفاد بند ۱ همین بخش پیشاپیش تهیه شده باشد.
• پیمانکار می‌تواند در صورت نیاز، نامه‌ای را که هرگز در زمان اجرا تحویل مشاور نداده است جهت مستند نمودن این موضوع با متن مورد دلخواه تهیه و در لایحه تأخیرات قرار دهد.
• نامه‌های در خواست اصلاح نقشه‌های در حد ایرادات کلی به نفع پیمانکار بوده و نامه‌های در خواست اصلاح نقشه‌های در حد ایرادات نقشه‌کشی و جزئیات اجرایی قابل‌چشم‌پوشی، به ضرر پیمانکار است.
• بهترین روش جهت محاسبه تأخیرات ناشی از تغییر در احجام کار، استناد به آخرین مبلغ صورت‌وضعیت قطعی و مقایسه آن با مبلغ قرارداد است.

۳.۸. چند تکنیک ساده برای جمع‌آوری مستندات تأخیرات پروژه

1. هر گاه به شما از طرف کارفرما، ‌ مشاور و یا دستگاه نظارت به‌صورت شفاهی دستوری مبنی بر تغییر ابلاغ شد و حاضر نیست آن را به شما کتباً ابلاغ کند، حتماً شما به ایشان یک نامه زده و در آن قید کنید که باتوجه‌به دستور شفاهی جنابعالی مبنی بر تغییر و یا هولد شدن آن قسمت از کار فلان اتفاق افتاده و یا صرفاً جهت اطلاع به ایشان نامه بزنید تا با این روش بتوانید برای پایان پروژه مستندات تهیه کنید.
2. در گزارش‌ها روزانه و در قسمت موانع و مشکلات حتماً دستورات شفاهی نظارت را ذکر کنید وسعی کنید آن را در اولین فرصت صورت‌جلسه کنید.
3. دستور کارهای جدید را در صورت موازی بودن با فعالیت‌های دیگر با سرعت پایینی انجام دهید و می‌توانید ۱۰% باقی‌مانده کار را هر روز در گزارش‌ها روزانه قید کنید (حتی بعد از اتمام کار)
4. درصورتی‌که قسمتی از کار توسط نظارت یا کارفرما هولد است، به‌هیچ‌عنوان اگر در آن قسمت کار می‌کنید نباید در گزارش‌ها روزانه آن را درج نمایید.
   به دلیل اینکه بتوانیم در پایان پروژه در لایحه تأخیرات ثابت کنیم که به دلیل هولد بودن آن قسمت از کار نمی‌توانستیم هیچ کاری انجام دهیم و بعد به گزارش‌ها روزانه استناد می‌کنیم.
5. در صورت کوچک‌ترین تغییرات در نقشه‌ها آن را بزرگ‌نمایی کنید طی نامه‌ای صرفاً‌ جهت اطلاع به مشاور و کارفرما اطلاع دهید و مراقب باشید از ذکرکردن چیزی به اسم تأخیر در نامه اکیداً‌ خودداری کنید چرا که سریعاً‌ مشاور مقاومت می‌کند.

۹. تأخیرات مالی

مطابق بند ۹ ماده ۳۰ شرایط عمومی پیمان متعارف:

“هرگاه کارفرما نتواند تعهدات مالی خود را در موعدهای درج شده در اسناد و مدارک پیمان انجام دهد”

مدت پیمان تمدید می‌گردد. منظور از تعهدات مالی، هرگونه پرداخت به پیمانکار بابت پیش‌پرداخت، کارکرد، تعدیل، عدم آزادسازی تضامین و … است. نحوه محاسبه تأخیرات مالی با کمک بخشنامه‌های ۵۰۹۰ و ۱۳۰۰ است.

رسیدگی به لایحه تأخیرات

۱۰. رسیدگی به لایحه تأخیرات

طبق بند ج ماده ۳۰ شرایط عمومی پیمان نشریه ۴۳۱۱، در پایان مدت اولیه پیمان یا هر تمدید مدت پیمان، اگر کار به اتمام نرسیده باشد، پیمانکار لایحه تأخیرات را جهت رسیدگی و بررسی به مهندس مشاور ارائه می‌دهد. مهندس مشاور نیز علل تأخیرات را بررسی می‌کند و با توافق پیمانکار، تأخیرات مجاز و غیرمجاز را مشخص و نتیجه را به کارفرما ارسال می‌کند. در نهایت مشاور نظر کارفرما در مورد میزان مجاز یا غیرمجاز تأخیر کار را به پیمانکار اطلاع می‌دهد و به میزان تأخیرات مجاز، به مدت پیمان اضافه و قرارداد تمدید می‌شود.

روش های مختلفی برای رسیدگی به تأخیرات وجود دارد. ویرایش دوم پروتکل تأخیر و اخلال انجمن قانون ساخت و ساز انگلستان (SCL)، تعدادی از این روش ها را توضیح داده است.

اگر مدت های تأخیرات مجاز و غیرمجاز اطلاع داده شده، مورد توافق پیمانکار نباشد، موضوع از طریق ماده حل اختلاف قرارداد (ماده ۵۳ در شرایط عمومی پیمان متعارف) رسیدگی و مشخص می گردد.

۱۱. خسارت تأخیر در انجام کار

در صورت وجود تأخیر غیرمجاز در انجام کار، مطابق قرارداد می‌بایست عملکرد. طبق بند ب ماده ۵۰ شرایط عمومی پیمان متعارف، خسارت تأخیر در انجام کار به شرح زیر محاسبه می‌شود:

1. هرگاه جمع مدت تأخیر غیر مجاز از یک دهم مدت پیمان بیشتر نشود، برای هر روز تأخیر، یک دو هزارم مبلغ باقیمانده کار که در اجرای آن تأخیر شده است.
2. هرگاه جمع مدت تأخیر غیر مجاز از یک دهم مدت پیمان بیشتر شود؛ تا یک دهم مدت پیمان طبق بند ۱ و برای مازاد بر آن تا یک چهارم مدت پیمان، برای هر روز تأخیر یک هزارم مبلغ باقیمانده کار که در اجرای آن تأخیر شده است.
3. هرگاه جمع مدت تأخیر غیر مجاز از یک چهارم مدت پیمان بیشتر شود ولی پیمان ادامه یابد، مجموع خسارت های تأخیر قابل دریافت از پیمانکار نمی تواند از جمع خسارت محاسبه شده بر پایه بند ۲ بیشتر شود و مدت اضافه بر یک چهارم مدت پیمان، برای ادامه و انجام کار بدون دریافت خسارت منظور می‌شود.
4. مبلغ باقی مانده کار که در اجرای آن تأخیر شده است، عبارت است از مبلغ پیمان ، منهای مبلغ صورت وضعیت مربوط به کار های انجام یافته تا آخرین روز مدت پیمان.

جمع‌بندی و نتیجه‌گیری

امروزه پروژه‌های صنعت ساخت‌وساز به دلیل مشکلات اقتصادی بسیار، بیشتر از هر زمان دچار توقف و تأخیرات می‌شوند؛ بنابراین متخصصان این صنعت باید از ابعاد مختلف تأخیرات و دلایل ایجاد آنها آگاه باشند تا بتوانند تا جای ممکن از بروز آنها جلوگیری کنند. بعضی از تأخیرات در پروژه‌های ساخت‌وساز به‌سادگی قابل جلوگیری نیستند؛ اما آثار مخرب آنها اغلب با برنامه‌ریزی، ارتباطات و استفاده از نرم‌افزارها و فن آوری‌های مناسب قابل‌کاهش هستند. وقتی شرکت‌های پیمانکاری آمادگی داشته باشند، تأخیرات کوتاه‌تر و کمتر می‌شوند و شرکت‌ها می‌توانند پروژه‌های خود را در قالب برنامه زمان‌بندی و بودجه تعریف شده به پایان برسانند. هرچه پروژه سریع‌تر و البته باکیفیت مناسب به اتمام رسد بازگشت سرمایه سریع‌تر خواهد بود و شرکت منابع و فرصت بیشتری برای گرفتن پروژه‌های بیشتر در اختیار خواهد داشت.

جهت آشنایی کامل با “روش‌های مدیریت تاخیرات در پروژه” به پکیج “جزوات کاربردی” در بخش گنجینه فایل وب‌سایت مراجعه فرمایید