مجموعه صورتجلسه‌های کاربردی دفتر فنی
توضیحات محصول:
دفتر فنی پروژه‌های عمرانی از تخصص‌های متنوعی تشکیل شده‌اند، از جمله مهندسین عمران، معماری، نقشه‌بردار، تکنسین‌های مورد نیاز و البته کارشناس کنترل پروژه.
واضح است که حضور افراد با تخصص‌های گوناگون مسئولیت‌های متنوعی را نیز برای این واحد به ارمغان آورده است، مطالعه نقشه‌های پروژه، بررسی و تعیین نقاط ضعف آنها، تهیه نقشه‌های کارگاهی، ثبت اسناد، تنظیم پرونده‌های مورد نیاز پروژه و…
یکی از مواردی که کمک زیادی به بهبود عملکرد دفتر فنی به عنوان مغز متفکر پروژه می‌کند، بکارگیری تکنولوژی روز جهت انجام امور دفتر و طبیعتا افزایش سرعت و دقت این مغز متفکر می‌باشد.
در این پکیج، مجموعه کامل صورتجلسه‌ها، به عنوان ابزار استفاده مهندسین جهت پیشبرد حرفه‌ای‌تر امور دفترفنی تهیه و جمع‌آوری گردیده است.
صورتجلسه چیست؟
صورتجلسه گزارشی مکتوب از مکالمات و تصمیمات گرفته‌شده در جلسه است. صورت‌جلسات برای هر نوع گروهی در یک شرکت از جمله هیئت‌مدیره، تیم‌های مدیریتی و سرمایه‌گذاران کاربرد دارند.
بهتر است برای هر جلسه‌ای که به ثبت رسمی نیاز دارد، صورتجلسه بنویسید. این رونوشت یا سابقه کتبی ۳ کارکرد مهم دارد:
- اطلاع‌رسانی آنچه در جلسه اتفاق افتاده به سایر اعضای تیم که در آن جلسه حضور نداشته‌اند؛
- پیگیری تصمیمات و تدابیری که ممکن است به بازبینی نیاز داشته باشند؛
- ابزاری برای تصمیم‌گیری‌های سازمانی در آینده.
برخی از سازمان‌هایی که معمولاً ملزم به ثبت صورتجلسه می‌شوند، عبارت‌اند از:
- سازمان‌های غیرانتفاعی؛
- نهادهای دولتی؛
- مدارس؛
- شرکت‌های دولتی؛
- اتحادیه‌های کارگری.
هدف از تنظیم صورتجلسه چیست؟
صورتجلسه سابقه‌ای مکتوب از مباحث، تصمیمات و برنامه‌ریزی‌های بلندمدت شرکت ایجاد می‌کند. شرکت‌کنندگان در جلسه می‌توانند در آینده از صورتجلسه همچون مرجعی برای بررسی پیشرفت‌های صورت‌گرفته استفاده کنند. علاوه بر این، ممکن است برخی از اعضای شرکت یا سازمان در جلسه‌ای حضور نداشته باشند، اما لازم باشد از آنچه در آن جلسه اتفاق افتاده مطلع باشند تا در جریان تصمیمات و مراحل بعدی کار قرار بگیرند.
اهمیت تنظیم صورتجلسه
صورتجلسه اداری مدرکی است برای اثبات اینکه چرا و چگونه یک شرکت یا سازمان به نتایج و تصمیمات خاصی رسیده است. این متن مهم اداری به هر سؤالی درباره تصمیمات اتخاذشده یا اقدامات انجام‌شده پاسخ می‌دهد.
صورت‌جلسات به ۴ دلیل اهمیت دارند:
- سندی دال بر تصمیمات و اقدامات گروه هستند؛
- وظایفی را یادآوری می‌کنند که بر عهده افراد گذاشته شده‌اند؛
- شواهدی برای ضرب‌الاجل‌ها محسوب می‌شوند؛
- برای کسانی که موقع تصمیم‌گیری‌های مهم غایب بوده‌اند، مفیدند.
فارغ از اینکه صورتجلسه سندی رسمی از مباحث و تصمیمات سازمان به شمار می‌رود، برای حمایت‌های قانونی از سازمان شما نیز مفید خواهد بود. بسیاری مواقع، تعهدات کاری دقیق در صورتجلسه ثبت می‌شوند. این امر تأیید و مستندسازی رویکردهای اخلاقی و قانونی در سازمان شما را تسهیل می‌کند.
چگونه صورتجلسه بنویسیم؟
نحوه نوشتن صورتجلسه در تیم‌های کاری و سازمان‌های مختلف متفاوت است. بااین‌‌حال، برای نوشتن تمام صورت‌جلسات باید ۳ مرحله را طی کنید.
۱. برنامه‌ریزی برای نوشتن صورتجلسه
برای اینکه صورت‌جلسه‌ای هدفمند بنویسید، باید برنامه‌ریزی داشته باشید. نیازی نیست که جزئیات را دقیقاً مشخص کنید، اما باید این موارد تعیین شوند:
- چه کسی صورتجلسه را می‌نویسد؟ دبیر جلسات این وظیفه را بر عهده می‌گیرد یا تمام شرکت‌کنندگان را در نگارش این سند سهیم می‌کنید؟
- صورتجلسه کجا نوشته می‌شود؟ ممکن است آن را جایی مثل گوگل‌داکز یا نرم‌افزارهای مدیریت جلسه ذخیره کنید.
- چه چیزی باید نوشته شود؟ مثلاً آیا باید متن مکالمات موبه‌مو نوشته شوند یا نوشتن تصمیمات مهم کفایت می‌کند؟
برنامه‌ریزی و آماده‌شدن برای نوشتن صورتجلسه سردرگمی در آغاز جلسه را کاهش می‌دهد. این‌طوری مطمئن می‌شوید که شما و تیمتان می‌توانید جلسه را باقدرت و به بهترین روش ممکن شروع کنید. برای نوشتن صورتجلسه می‌توانید از قالب‌های آماده‌ای که برای این کار وجود دارند استفاده کنید تا برنامه‌ریزی پیش از شروع جلسه به بهترین شکل انجام شود.
۲. نگارش صورتجلسه در طول برگزاری جلسه
زمان جلسه فرارسیده است. باید نوشتن صورتجلسه را شروع کنید. برای این کار باید ۷ موضوع مهم را بنویسید. نوشتن این موضوعات در انواع تیم‌ها و جلسات کاربرد دارد.
3. تاریخ و ساعت برگزاری جلسه
قبل از اینکه نوشتن صورتجلسه را شروع کنید، تاریخ و زمان آن را بنویسید. شاید این کار بی‌معنی به نظر برسد، اما مهم است، چون هنگام مرور جلسات قبلی باید بدانید که این جلسات در چه زمانی برگزار شده‌اند، در آنها چه‌کارهایی انجام شده است و چه مسائلی مهم‌ترند.
4. اسامی شرکت‌کنندگان در جلسه
در مرحله بعدی باید نام تمام شرکت‌کنندگان در جلسه و همچنین غایبان را یادداشت کنید. معمولاً در ابتدای هر جلسه، زمانی به حضوروغیاب یا اصلاح صورت‌جلسات قبلی اختصاص داده می‌شود؛ بنابراین می‌توانید برای اطلاع از فهرست شرکت‌کنندگان در هر جلسه به صورتجلسه آن نگاهی بیندازید.
5. هدف از برگزاری جلسه
باید چرایی برگزاری جلسه مستند و شفاف باشد. در بخش بعدی از این سند، باید به‌تفصیل شرح دهید که چرا این جلسه برگزار شده است و هدف از آن چیست. توجه به این نکته به‌ویژه برای کسانی که قادر به شرکت در جلسه نبوده‌اند و برای آنهایی که از نتایج جلسه برای تصمیم‌گیری کمک می‌گیرند، اهمیت دارد.
6. دستور جلسه و موضوعات موردبحث
دستور جلسه را به‌عنوان طرحی کلی برای نوشتن صورتجلسه به کار ببرید و از هر موضوع دستور جلسه به‌عنوان بخشی برای ثبت یادداشت‌ها، نتایج و تصمیمات مهم گرفته‌شده استفاده کنید. بهتر است دستور جلسه را پیش از برگزاری جلسه برای همه مدعوین ارسال کنید تا پیشنهادهای خود را ارائه کنند. در این حالت، هیچ‌کس بدون آگاهی به موضوع جلسه وارد سالن جلسات نمی‌شود.
7. تدابیر و تصمیمات مهم
جلسات سازنده معمولاً نتایج و تصمیمات مهمی دارند. هر تصمیم یا تدبیری را که در جلسه اتخاذ شد بلافاصله یادداشت کنید تا بعداً بتوانید آن را به‌دقت رونویسی کنید.
ثبت تمام اتفاقات جلسه غیرممکن است؛ بنابراین بهتر است به تدابیری گوش دهید که باید درباره تصمیمات، توصیه‌ها، چالش‌ها یا راه‌حل‌های مهم شناسایی‌شده اتخاذ شوند. برای اینکه مطمئن شوید که این موارد فراموش نمی‌شوند، آنها را در صورتجلسه مشخص کنید. برای این کار می‌توانید فونت یا رنگ متن را تغییر دهید.
ثبت تدابیر اتخاذشده در یک جلسه، اعضای گروه را در قبال یکدیگر مسئول می‌کند و سبب می‌شود اعضا از یکدیگر در انجام وظایف مهم‌تر و رسیدن به اهداف بزرگ‌تر حمایت کنند.
8. تاریخ و مکان برگزاری جلسه بعدی
اگر صورت‌جلسه‌ای رسمی تنظیم می‌کنید، باید باتوجه‌به پروژه یا موضوع بحث، زمان جلسه بعدی را هم بنویسید. انجام‌دادن این کار باعث می‌شود که شرکت‌کنندگان در جلسه یک جدول زمانی کلی از مدت‌زمانی که برای ایفای وظایف خود دارند، داشته باشند.
اطلاع از زمان جلسه بعدی سبب می‌شود تا زمان خود را به‌درستی مدیریت کنید و تمام وظایف به‌دقت اولویت‌بندی شوند. دانستن مکان برگزاری، چه جلسه آنلاین باشد و چه حضوری، به همین اندازه اهمیت دارد.
9. اسنادی که باید همراه گزارش ارسال شوند
آخرین چیزی که باید در صورتجلسه درج کنید، اسناد تکمیلی است که باید همراه با گزارش جلسه ارسال شوند. آیا در جلسه از اسنادی استفاده شده یا به مدارکی اشاره شده که ممکن است مطالعه آنها برای اعضای تیم مفید باشد؟ این اسناد ممکن است گزارش عملکرد، KPI و موارد به‌روزرسانی یا تغییرات پروژه باشند.
علاوه بر این، بسیاری از گروه‌های کاری جلسات خود را ویدئویی یا صوتی ضبط می‌کنند. در این صورت، حتماً فایل‌های ضبط‌شده را هم ضمیمه صورتجلسه کنید. این‌طوری اعضای تیم فایل‌های ویدئویی یا صوتی جلسه را بسیار راحت‌تر پیدا می‌کنند و بهتر در جریان امور قرار می‌گیرند.
فایل‌های موجود در این محصول:
- صورتجلسه خدمات و نیروی انسانی متعلق به پیمانکار و در اختیار کارفرما | فرمت اکسل
- صورتجلسه ورود مصالح و تجهیزات به کارگاه | فرمت اکسل
- صورتجلسه خروج مصالح و تجهیزات از کارگاه | فرمت اکسل
- صورتجلسه مصالح پایکار صورت‌وضعیت موقت | فرمت اکسل
- صورتجلسه کارکرد احجام عملیات اجرایی | فرمت اکسل
- صورتجلسه قیمت جدید | فرمت اکسل
- صورتجلسه فواصل حمل | فرمت اکسل
- صورتجلسه رفع نواقص جهت تحویل موقت | فرمت اکسل
- صورتجلسه کنترل و درستی نقاط نشانه و مبدا | فرمت اکسل
- صورتجلسه تحویل موقت به انضمام صورتجلسه نواقص | فرمت اکسل
- صورتجلسه تحویل قطعی | فرمت اکسل
- صورتجلسه تحویل زمین | فرمت اکسل
- صورتجلسه عمومی کارگاهی | فرمت اکسل
برخی تصاویر محصول:
نکات مربوط به فایل‌ها:
- آپدیت‌های پکیج‌های فایلی شامل خریداران قبلی نیز می‌گردد
- در صورت نیاز به پشتیبانی از طریق چت گوشه صفحه اقدام نمایید
- فایل‌های خریداری شده هم برای شما ایمیل می‌گردد و هم در پنل کاربری شما قرار می‌گیرد
- در صورت تمایل به خرید بیش از یک فایل، با دکمه سبد خرید در بالای صفحه، اقدام به مدیریت خرید خود نمایید
راهنمای تصویری نحوه دانلود فایل‌ها:
گام اول: فشرده دکمه خرید
گام دوم: وارد نمودن شماره موبایل
گام سوم: فشردن مجدد دکمه خرید
گام چهارم: تکمیل مشخصات و فشردن دکمه ثبت سفارش
گام پنجم: دانلود فایل
دیدگاهها
هیچ دیدگاهی برای این محصول نوشته نشده است.