ارتباطات تجاری چیست و شامل چه بخش‌های است؟

مقدمه

ارتباطات تجاری بخش مهمی از هر سازمانی است. هر عضو یک سازمان باید بتواند ایده‌های خود را به شیوه‌ای مؤثر به اشتراک بگذارد و توصیه‌های واضح خود را نسبت به موضوع مربوط به شرکت بیان نماید. ارتباطات تجاری به افراد خارج از شرکت، مانند شرکا یا تأمین‌کنندگان نیز مرتبط است. یک ارتباط مؤثر در محیط تجاری، مزایای متعددی را برای شرکت و کارمندان به همراه خواهد داشت. در ادامه، ما این مفهوم را موردبحث قرار می‌دهیم، اشکال مفیدتر ارتباطات تجاری را ارائه می‌دهیم و توضیح می‌دهیم که چرا برای محیط شرکت‌ها بسیار ارزشمند است.

1. ارتباطات تجاری چیست؟

ارتباطات تجاری شامل موضوعاتی مانند تبلیغات، روابط خارجی، نام تجاری، مدیریت رویدادها، بازاریابی و سایر موضوعات مرتبط با ساختار سازمانی شرکت است. ارتباطات تجاری نباید با ارتباطات فنی و ارتباطات حرفه‌ای اشتباه گرفته شود، هرچند که آن‌ها به‌شدت مرتبط هستند. نوع ارتباطات یک کسب‌وکار را می‌توان صرف‌نظر از زمینه تخصص آن به‌عنوان یک‌زبان مشترک برای هر شرکت در نظر گرفت، تنها هدف این نوع تعامل بهبود اعمال سازمانی، کاهش اشتباهات و ارائه راهنمایی روشن برای اعضای تیم است. اگر چه مدت‌زمان زیادی است که این ارتباطات وجود دارد، اما ارتباطات تجاری در دهه‌های گذشته بسیار پیشرفت کرده است. به همین دلیل، امروزه می‌توانیم مجموعه‌ای از انواع ارتباطات کسب‌وکار را که مناسب شرایط مختلف هستند شناسایی کنیم.

2. انواع ارتباطات تجاری

بسته به نوع هر سازمانی، چندین روش ارتباطات تجاری پیاده‌سازی شده است. این روش برخی از الگوهای رایج را به اشتراک می‌گذارد، اما آن‌ها با سبک‌های مختلف ارائه اطلاعات به دست می‌آیند. رایج‌ترین نوع ارتباطات تجاری عبارت‌اند از:

1.2. ارتباطات کلامی

این قدیمی‌ترین شکل ارتباطات تجاری است، اما محبوب‌ترین آن‌هاست. این روش تعامل شامل جلسات زنده، مصاحبه‌های چهره‌به‌چهره، واگذاری وظایف کاری شخصی و برخی دیگر از روش‌های مرتبط است. بعضی از افرادی که ارتباط کلامی را به‌عنوان بهترین شکل از ارتباطات تجاری در نظر می‌گیرند، به دلیل سادگی و تعامل مستقیم آن‌ها بین شرکت‌کنندگان است. تعامل انسان اجازه می‌دهد مدیر تیم تمام افراد را مورد بررسی قرار دهد و برای هر نوع ارتباط غیرکلامی برنامه‌ریزی کند. نکات منفی این مسئله این است که ارتباطات کلامی به‌شدت وابسته به حضور فیزیکی همه شرکت‌کنندگان است، و گاهی اوقات دسترسی تمام افراد یا هماهنگ‌کردن آن‌ها برای زمان و مکان مشخص مشکل است. ارتباطات کلامی اغلب منجر به سوءتفاهم می‌شود و شرکت‌کنندگان تمایل دارند برخی از مسائل موردبحث را فراموش کرده یا اشتباه تفسیر کنند. به همین دلیل، وقتی که به موضوعات حساس می‌رسیم، بسیاری از رهبران تیم از شکل دیگری از ارتباطات تجاری استفاده می‌کنند.

2.2. ارتباطات نوشتاری

ارتباطات نوشته شده برای عنوان‌های مختصر و توضیح مفصل‌تر در نظر گرفته می‌شود. این شامل نامه‌های رسمی، یادداشت‌های رسمی، پوسترها، آگهی‌ها و همه چیزهایی است که بر روی کاغذ نوشته شده است. ارتباطات تجاری نوشتاری نیز برای وظایف پیچیده‌تر مورداستفاده قرار می‌گیرد، درحالی‌که برخی از دستورالعمل‌های اضافی ضروری هستند. دپارتمان‌های فنی اغلب از این فرم تعامل، برای تبادل اطلاعات واضح، استفاده می‌کنند تا ضریب خطا را به حداقل برسانند. همچنین این روش برای هر وضعیت قانونی، مانند اعلامیه‌های رسمی و قراردادهای کاری استفاده می‌شود. بااین‌حال، ارتباطات کسب‌وکاری نوشته شده توسط بسیاری از کارآفرینان یک روش منسوخ در نظر گرفته شده است، و اغلب برای شرایط حقوقی مورداستفاده قرار می‌گرفته. پیشرفت تکنولوژی به ما یک روش ارتباطی جدید داد که به نظر می‌رسد بالاتر از همه روش‌ها قرار می‌گیرد.

3.2. الکترونیک (ارتباطات آنلاین)

ارتباطات الکترونیک دیگر در وضعیت آزمایشی خود نیست، و انتظار می‌رود که در مورد تعامل کسب‌وکار به یک استاندارد تبدیل شود. با وجود سایر اشکال ارتباطات تجاری، ارتباطات تجاری آنلاین موفق به ارائه همه مزایای استفاده از روش‌های قبلاً ذکر شده و حتی بیشتر از آن‌ها است. با برقراری ارتباطات الکترونیکی، اطلاعات دقیق‌تر و سریع‌تر تحویل داده می‌شود و وابسته به محل مصاحبه‌کننده نیست. برای کسب اطلاعات بیشتر در زمینه کسب‌وکار آنلاین، توصیه می‌شود از یک پلتفرم پیشرفته استفاده کنید که به مجموعه‌ای از ابزارهای مفید دسترسی پیدا می‌کند.

3. اهمیت ارتباطات تجاری

کمبود ارتباطات رقابت را کاهش می‌دهد. این گفته قدیمی در محیط کسب‌وکار نیز کاربرد دارد، و بدون تعامل مناسب بین تیم، یک استراتژی کلی کسب‌وکار ممکن است خراب شود. در این زمینه، ارتباطات می‌تواند توسعه بهتر پروژه‌های در حال انجام را تضمین کند، کارکنان را درگیر کرده و به آن‌ها اجازه می‌دهد تا وظایف خود را درک کنند. بااین‌حال، پیام مؤثر، اگر در زمان مناسب تحویل داده نشود، هیچ معنایی نخواهد داشت. به همین دلیل، بسیاری از شرکت‌ها به دلیل دقت و سرعت پردازش آن‌ها به ارتباطات تجاری آنلاین تغییر می‌کنند. داشتن یک ارتباط تجاری مؤثر با شرکای بیرونی، به شما یک همکاری مثبت و قابل‌اعتماد خواهد داد.

4. روش‌های ارتباط تجاری

وقتی ارتباطات تجاری واقعاً اتفاق می‌افتد، یا شفاهی است یا کتبی.

علاوه بر این، ارتباطات به‌صورت حضوری، رودررو یا از راه دور انجام می‌شود.

استفاده از هر یک از این روش‌ها کاملاً به شرایط شما بستگی دارند.

ارتباطات کتبی برای پیگیری کاغذی تصمیمات و اقدامات و همچنین برای تهیه استراتژی‌ها و برنامه‌ها بسیار مناسب است.

تعاملات کلامی باعث ایجاد ایده‌های فوری و جریان افکار بازتر می‌شود.

1.4. ارتباط مبتنی بر وب

این ارتباط شامل کانال‌های ارتباطی روزمره مانند ایمیل‌ها و برنامه‌های پیام‌رسانی فوری است.

مزایای ایمیل و برنامه‌های پیام‌رسان، توانایی مکالمه شخصی در یک محیط شلوغ اداری

و همچنین به اشتراک گذاشتن یک پیام با بسیاری از افراد (از چند تا صدها نفر) به طور هم‌زمان است.

2.4. جلسات تلفنی

تلفن‌ها نیاز برگزاری جلسات پربار و پرسرعت را برطرف کرده‌اند.

در برقراری ارتباط با استفاده از تلفن (لحن صدا) در مقایسه با ارتباطات نوشتاری، تبادل ایده بهتری انجام شود.

سیستم‌های تلفن ابری می‌توانند تعامل تیمی و همکاری کلی را تسریع کنند.

3.4. کنفرانس ویدیویی

سیستم‌های کنفرانس ویدئویی عالی به افراد در مکان‌های دور اجازه می‌دهد تا جلساتی برگزار کنند که تاحدامکان نزدیک به جلسات حضوری باشند.

کنفرانس‌های ویدئویی نسبت به جلسات تلفنی یک پله بالاتر هستند.

4.4. جلسات حضوری

جلسات حضوری می‌تواند به یک کسب‌وکار کمک کند تا ایده‌ها را به‌سرعت پیش ببرد.

تحقیقات نشان می‌دهد که جلسات حضوری ایده‌های بیشتری نسبت به جلسات مجازی ایجاد می‌کند.

داشتن یک دستور جلسه ثابت برای جلسات مؤثر ضروری است.

5.4. گزارش‌ها و اسناد رسمی

مستندسازی فعالیت‌هایی که بر افراد و ادارات تأثیر می‌گذارد، بخشی اساسی از یک سیستم ارتباطی تجاری روان است.

توانایی مراجعه به یک سند مکتوب در هر زمان احتمال سردرگمی یا اختلاف‌نظر را کاهش می‌دهد و وضوح بیشتری در ارتباطات ایجاد می‌کند.

 6.4. پرزنتیشن

این روش برگزاری جلسات و ارائه آمار و گزارش با استفاده از پاورپوینت است و اغلب جلسات بزرگ به این روش برگزار می‌شوند.

این جلسات برای به اشتراک گذاشتن ایده‌های جدید به شرطی که فضای پرسش‌وپاسخ را فراهم کند، بسیار مناسب هستند.

7.4. تالارهای گفتگو و سؤالات متداول

کارکنان به کمک این روش می‌توانند به بخش سؤالات پرتکرار مراجعه کنند و سؤالات جدید خود را بپرسند، درنتیجه ارتباط آن‌ها در یک موضوع خاص بیشتر می‌شود.

8.4. نظرسنجی‌ها

نظرسنجی‌های داخلی و نظرسنجی از مشتریان از روش‌های ایدئال برای جمع‌آوری بازخورد و رتبه‌بندی در موضوعات مهم است.

به کمک نظرسنجی‌ها می‌توان پیشرفت‌های حاصل از ارائه بازخورد را مورد سنجش قرارداد و یک کانال ارتباطی بین تمام سطوح درون سازمان ایجاد کرد.

9.4. فعالیت‌های مدیریت مشتری

این روش شامل هرگونه فعالیت ارتباط با مشتری است.

به‌عنوان‌مثال می‌توان به پشتیبانی از گفتگوی زنده، سیستم‌های مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، روند تعامل با مشتری، بررسی مشتری و موارد دیگر اشاره کرد.

5. مشکلاتی که ارتباطات تجاری مؤثر می‌تواند حل کند

ارتباطات تجاری شفاف و مؤثر برای تیم‌ها، کارمندان، مدیران و مدیران اجرایی برای انجام وظایف خود و انجام مسئولیت‌های خود بسیار مهم است .
بدون وجود فرایندها و ابزارهای مناسب، جریان اطلاعات قطع می‌شود و افراد در تاریکی رها می‌شوند. این می‌تواند منجر به عواقب جدی برای شرکت شود، از کارکنان و مشتریان ناراضی گرفته تا سود ازدست‌رفته.
جریان شفاف اطلاعات یک هدف فراگیر آشکار در فرایند ارتباطات تجاری است. اما برخی از مشکلات عمیق‌تری که ارتباطات تجاری موفق حل می‌کند چیست؟

1.5. اضافه بار ایمیل و عدم بهره وری و وضوح روزمره

در بسیاری از محیط‌های کاری، افراد به‌سادگی از تعداد پیام‌هایی که در یک روزدریافت می‌کنند غرق می‌شوند. فیل سایمون در کتاب خود پیام دریافت نشد، گفت که افراد به طور متوسط ​​روزانه 120 تا 150 ایمیل دریافت می‌کنند.
ما به‌راحتی اطلاعات مهمی را نادیده می‌گیریم یا کاملاً نادیده می‌گیریم. با وجود یک سیستم ارتباط تجاری، شرکت‌ها می‌توانند حواس‌پرتی دیجیتال را کاهش دهند و فضایی برای ایده‌ها و تفکر ایجاد کنند.

2.5. سیلوهای ارتباطی افقی و عمودی

اغلب، تیم‌ها و بخش‌ها اطلاعات ضروری را ردوبدل نمی‌کنند. در مواقع دیگر، وقتی مشکلی در تیم وجود دارد، هیچ راه آسانی برای تماس با مدیر بخش وجود ندارد. این سیلوها به‌راحتی و اغلب بدون اینکه کسی متوجه شود شکل می گیرد، اما به‌راحتی با یک برنامه ارتباطی قابل‌اصلاح هستند.

3.5. ارتباط ضعیف با کارکنان از راه دور

کار از راه دور برای ماندن اینجاست. گزارش وضعیت کار از راه دور از Buffer نشان می دهد که اکثریت قریب به اتفاق کارمندان دوست دارند حداقل برای برخی از زمان ها از راه دور کار کنند.
آنها همکاری و ارتباطات را در میان سه مشکل اصلی در مورد کار از راه دور ذکر می‌کنند و ارزش سیستم های ارتباطی مناسب را ثابت می‌کنند.

4.5. جابجایی کارمندان / مشارکت کم کارکنان

ازدست‌دادن افراد ایدئال از سازمان، توانایی شما برای خدمت به مشتریان را در معرض خطر قرار می‌دهد. این هم گران است. ازدست‌دادن یک کارمند می‌تواند دوبرابر حقوق سالانه آنها
هزینه داشته باشد، اما زمانی که شرکت‌ها به طور مؤثر ارتباط برقرار می‌کنند، 50٪ بیشتر احتمال دارد سطوح گردش مالی کمتر از میانگین صنعت را گزارش کنند.

5.5. خدمات ضعیف به مشتریان

اگر در یک سازمان ارتباطات ضعیفی وجود داشته باشد، در مورد خدمات مشتری دو اتفاق می افتد . اولاً، کارمندانی که در نقش‌های رو به مشتری هستند، اطلاعات مورد نیاز خود را ندارند. دوم، مشتریان روحیه پایین کارکنان را احساس می‌کنند و تجربه منفی دارند.
در واقع، یک مطالعه نشان داد که بهبود نگرش کارکنان بر رضایت مشتری تأثیر می‌گذارد که منجر به افزایش درآمد می‌شود.

جمع‌بندی و نتیجه‌گیری

ارتباطات تجاری ممکن است یک مفهوم پیچیده باشد، اما می‌تواند رضایت زیادی برای هر سازمانی ایجاد کند. هنگامی که یک شرکت مناسب‌ترین شکل ارتباط را انتخاب می‌کند، در داخل تیم از روابط بهتر بین ادارات، اجرای سریع‌تر و وضوح بیشتری در تعریف وظایف برخوردار خواهد بود. امروزه شما می‌توانید به شکل مورد علاقه خود از ارتباطات کسب‌وکار استفاده کنید و آمادگی خود را برای بهبود توسعه شرکت خود بیشتر کنید.