دفتر اندیکاتور پروژه چیست؟

مقدمه

ازآنجاکه در بسیاری از ادارات و سازمان‌ها حجم مراسلات و نامه‌ها بالا است، تفکیک این نامه‌ها و پیگیری آن‌ها دچار مشکل می‌شود. از همین رو در این سازمان‌ها از دفتری به نام دفتر اندیکاتور یا نامه‌نما استفاده می‌شود. نامه‌ها و مکاتبات ثبت شده در دفتر اندیکاتور شامل نامه‌های درون‌سازمانی، برون‌سازمانی و ارجاعی است.

در حال حاضر هم بسیاری از سازمان‌ها و شرکت‌ها از دفتر اندیکاتور استفاده می‌کنند و نامه‌ها و مکاتبات را به‌صورت سنتی در دفتر اندیکاتور به ثبت می‌رسانند؛ لذا آشنایی با دفتر اندیکاتور، نحوه ثبت نامه و آشنایی با شماره نامه و هزینه دفتر اندیکاتور برای اشخاصی که هنوز از این دفاتر استفاده می‌کنند؛ لازم است.

از همین رو در این مقاله پس از پاسخ به این سؤال که دفتر اندیکاتور چیست، آموزش ثبت نامه و نحوه نوشتن دفتر اندیکاتور ارائه داده می‌شود و پس از آن؛ نمونه پر شده دفتر اندیکاتور ارائه می‌گردد و بعد از بررسی شماره نامه در دفتر اندیکاتور، هزینه و قیمت خرید دفتر اندیکاتور موردبحث قرار می‌گیرد. جهت کسب اطلاعات بیشتر دراین‌خصوص با ما همراه باشید.

اما قبل از شروع مقاله ویدئو زیر را مشاهده فرمایید.

1. دفتر اندیکاتور چیست؟

اصولاً ارسال و دریافت نامه‌ها در سازمان‌ها و ادارات زیاد است و این موضوع باعث می‌شود تفکیک، شناسایی و پیگیری آن‌ها با مشکل مواجه شود. از همین رو در طول سال های 1280 تا 1309 خورشیدی طرحی در راستای اصلاح نظام بایگانی ایران توسط هیئتی فرانسوی و بلژیکی ارائه و اجرا شد که بر اساس این طرح، ادارات دولتی در ایران موظف شدند از دفاتر اندیکاتور و اندکس استفاده نمایند. امروزه دفتر اندیکاتور در بسیاری از سازمان‌ها و شرکت های دولتی و خصوصی استفاده می‌شود.

اما دفتر اندیکاتور چیست؟ دفتری که در آن کلیه مکاتبات یک سازمان، خلاصه نامه‌های فرستاده شده و رسید در آن ثبت می‌شود؛ دفتر اندیکاتور یا نامه‌نما نام دارد.

این دفاتر به‌منظور سهولت در تفکیک، شناسایی و پیگیری نامه‌های سازمان استفاده می‌شود. نامه‌ها و مکاتبات ثبت شده در دفتر اندیکاتور شامل نامه‌های درون‌سازمانی، برون‌سازمانی و ارجاعی است. این دفاتر اصولاً در ادارات و سازمان‌ها، شرکت‌ها، مدارس، دانشگاه‌ها، کارخانه‌ها و مراکز حقوقی مورداستفاده قرار می‌گیرند.

پس از دریافت نامه از سازمان مربوطه و تعیین ارجاع نامه، نامه‌ها به اندیکاتورنویس تحویل داده می‌شود و اندیکاتورنویس، شماره، تاریخ و خلاصه نامه‌های وارده و صادره را به ثبت می‌رساند. دفتر اندکس یا دفتر راهنمای دبیرخانه نوعی از دفتر اندیکاتور است که ورود یا عدم ورود نامه وارده شماره‌دار به سازمان را ثبت می‌کند و از این طریق کمک می‌کند تا شماره اندیکاتور نامه‌ها راحت‌تر پیدا شوند.

2. ثبت نامه و نحوه نوشتن دفتر اندیکاتور

تمام اطلاعات و مشخصات نامه‌های یک سازمان در دفتر اندیکاتور ثبت می‌شود. وقتی نامه‌ای دریافت می‌شود، پس از تعیین محل اقدام (ارجاع نامه)، نامه‌ها به متصدی ثبت نامه یا اندیکاتورنویس داده می‌شود تا تاریخ، شماره نامه، خلاصه نامه‌های وارده یا صادره را در ستون‌های مشخص ثبت کند و شماره ترتیب دفتر را روی نامه‌ها بزند.

هر دفتر اندیکاتور دو فرم مجزا دارد: فرم نامه‌های وارده و فرم نامه‌های صادره. فرم نامه‌های وارده بنا به نوع سازمان و صنعتی که در آن فعالیت می‌کند، حداقل دارای پنج ستون اصلی به ترتیب شماره ردیف، تاریخ، گیرنده نامه، شرح نامه و شماره نامه است.

فرم نامه‌های صادره نیز دارای شش ستون است که هر ستون به ترتیب شامل درج شماره، عنوان نامه، شرح نامه، گیرنده نامه، پیوست و تاریخ‌نامه‌های فرستاده‌ شده است.

در ادامه ستون‌های یک نمونه فرم از دفتر اندیکاتور را به‌تفصیل توضیح داده‌ایم:

• شماره ردیف: یا شماره ثبت، همان شماره اندیکاتور است که از ابتدای هر سال و با شماره یک شروع می‌شود و هرکدام از نامه‌های وارده یا صادره که بدون‌سابقه قبلی نوشته شده باشند، به یکی از این شماره‌ها اختصاص داده می‌شوند. شماره ردیف در پایان سال به هر عددی که ختم شود، دفتر اندیکاتور بسته شده و سازمان در سال بعد از دفتر اندیکاتور جدیدی که با شماره یک شروع می‌شود، استفاده می‌کند.
• تاریخ ورود: تاریخ ورود نامه‌های وارده به سازمان به شکل روز، ماه، سال (…/…/…) در این ستون ثبت می‌شود.
• شماره و تاریخ‌نامه وارده: در این ستون علاوه بر تاریخ، شماره نامه نیز نوشته می‌شود. اما اگر نامه وارده فاقد شماره باشد، مانند نامه‌های اشخاص حقیقی، فقط تاریخ‌نامه در این ستون ذکر می‌شود.
• وارده از – صادره به: در این ستون، نام فرستنده یا مرجعی که به سازمان نامه ارسال کرده است، مانند نامه‌های وارده از اشخاص، سازمان‌ها یا واحدها نوشته می‌شود. اگر نامه صادره باشد، نام گیرنده یا مرجعی را که نامه صادره را دریافت می‌کند، در قسمت پایین این ستون و در جلوی عبارت «صادره به» نوشته می‌شود.
• موضوع نامه: خلاصه‌ای از اطلاعات اصلی نامه وارده یا صادره در این ستون نوشته می‌شود.
• تعداد پیوست: این بخش به دو ستون وارده و صادره تقسیم می‌شود و تعداد برگ‌های پیوست نامه وارده در ستون وارده و تعداد برگ‌های پیوست نامه صادره در ستون صادره نوشته می‌شود.
• ارجاع به: این ستون جهت تشخیص نامه‌های وارده برای اطلاع یا اقدام است و در آن اسامی واحدهای درون‌سازمانی یا اشخاصی که گیرنده نامه‌های وارده هستند و باید اقدامات لازم را انجام دهند، نوشته می‌شود.
• تاریخ صدور: این ستون مخصوص نامه‌های صادره است و تاریخ صدور نامه در این بخش نوشته می‌شود.
• رونوشت به: این ستون مخصوص نامه‌های صادره است و اگر نامه‌ای به جز گیرنده اصلی، گیرنده‌های دیگری (گیرندگان رونوشت) داشته باشد، در این ستون ذکر می‌شود.
• شماره پرونده: شماره پرونده نامه وارده یا نسخه بایگانی نامه صادره در این ستون نوشته می‌شود.
• شماره قبل دفتر اندیکاتور: در مواردی که نامه وارده یا صادره سازمان سابقه قبلی داشته باشد، باید در زمان ثبت آن نامه در دفتر اندیکاتور و در ادامه اقدامات قبلی، شماره اندیکاتور قبلی نامه را در ستون «شماره قبل» ثبت کرد. متصدی با مطالعه نامه وارده با دیدن عبارت‌هایی مانند «پیرو» و «بازگشت» متوجه می‌شود که این ستون باید پر شود یا خیر.
• شماره بعد دفتر اندیکاتور: اگر مواردی باشد که نامه وارده یا صادره سازمان، سابقه بعدی داشته باشد، باید در زمان ثبت نامه در دفتر اندیکاتور، سابقه بعدی را در ستون «شماره بعد» ثبت کرد. متصدی با مطالعه نامه وارده با دیدن عبارت‌هایی مانند «پیرو» و «بازگشت» متوجه می‌شود که این ستون باید پر شود یا خیر.

3. شماره نامه در دفتر اندیکاتور

همان‌طور که در قسمت‌های پیشین مقاله بیان شد؛ به دفتری که در آن کلیه مکاتبات یک سازمان، خلاصه نامه‌های فرستاده شده و رسید در آن ثبت می‌شود دفتر اندیکاتور یا نامه‌نما گفته می‌شود. در گوشه‌ای از نامه (اصولاً سمت چپ بالای سربرگ) شماره‌ای به نام شماره اندیکاتور نوشته می‌شود.

شماره نامه در دفتر اندیکاتور همان شماره ردیف دفتر اندیکاتور سازمان بایگانی کننده یا ارسال‌کننده است. در واقع شماره نامه هویت یک نامه است. یکی از ویژگی‌هایی که نامه‌های اداری را از نامه‌های عادی متمایز می‌کند؛ شماره نامه یا شماره ثبت یک نامه است.

در بیان فواید شماره نامه می‌توان به امکان ارجاع به شماره نامه در مکاتبات اداری، سهولت در پیداکردن نامه‌ها، پیداکردن نامه‌ها بر اساس شماره ثبت آن‌ها، دسته‌بندی آسان و امکان جست‌وجو نامه در سیستم‌های بایگانی اشاره کرد. شماره اندیکاتور در گوشه‌ای از نامه نوشته می‌شود که تا بعداً قابل‌پیگیری باشد. شماره اندیکاتور به‌صورت سریالی است و در ابتدای هر سال از یک شروع شده و یکی‌یکی بالا می‌رود.

نحوه شماره‌گذاری در نامه‌های اداری به دو طریق کلی انجام می‌شود که شامل شماره‌گذاری نامه اداری با فرمول و شماره‌گذاری نامه اداری بدون فرمول است. در شماره‌گذاری با فرمول از ترکیب پارامترهای مختلف استفاده می‌شود. این پارامترها می‌تواند تاریخ‌نامه، صادرکننده نامه و… باشد. در شماره‌گذاری با فرمول از یک ترکیب ثابت به‌عنوان یک فرمول استفاده می‌شود که این فرمول برای دبیرخانه و راهبران و در سیستم بایگانی سنتی برای متصدی بایگانی و ثبت مکاتبات تعریف می‌شود، اما در شماره‌گذاری نامه اداری بدون فرمول روش و قاعده خاصی برای شماره‌گذاری وجود ندارد. روش شماره‌گذاری بدون فرمول اصولاً در مکاتبات داخلی استفاده می‌شود.

4. دفتر اندکس چیست و چه تفاوتی با دفتر اندیکاتور دارد؟

دفتر اندکس، به دفتر اندیکاتور ساده یا دفتر نامه‌نما گفته می‌شود. اگر تعداد نامه‌های وارده سازمان یا اداره‌ای زیاد و دسترسی به دفتر اندیکاتور سخت باشد، از دفتر اندکس استفاده می‌شود. درواقع، دفتر اندکس، یک دفتر کمکی در کنار دفتر اندیکاتور است که پیگیری نامه‌ها از طریق آن تسهیل می‌شود. به این شکل که شماره نامه‌های وارده در دفتر اندکس ثبت شده و باعث می‌شود شماره اندیکاتور نامه‌ها سریع‌تر پیدا شود. می‌توانید با در اختیار داشتن اطلاعات یکی از ستون‌ها، مانند شماره ردیف به تمام اطلاعات نامه یا سند در تاریخ مشخصی دسترسی داشته باشید.

فرم دفتر اندکس شامل ستون‌های فرستنده نامه، شماره دفتر اندیکاتور و هزار است.

• فرستنده نامه: در این ستون نام سازمان فرستنده نوشته می‌شود.
• شماره دفتر اندیکاتور: در این ستون، شماره دفتر اندیکاتور سازمان گیرنده ثبت می‌شود.
• هزار: رقم یا ارقام هزارگان شماره نامه وارده ثبت می‌شود.

جمع‌بندی و نتیجه‌گیری

جهت آشنایی کامل با ضوابط و قوانبن مربوط به “دفتر اندیکاتور پروژه” و دانلود آنها به پکیج “فایل‌های کاربردی دفتر فنی” در بخش گنجینه فایل وب‌سایت مراجعه فرمایید