مسیر بحرانی در برنامه زمانبندی پروژه چیست؟

مقدمه

مدیران پروژه برای ترسیم و برنامه‌ریزی برای هر پروژه بزرگ یا پیچیده‌ای و همچنین تخمین‌زدن جدول زمانی اتمام آن اغلب از روش مسیر بحرانی (Critical Path) استفاده می‌کنند. ایجاد یک مسیر بحرانی در کنترل پروژه، یک لیست گام‌به‌گام است و با این فرض ترسیم می‌شود که هر کار و وظیفه‌ای باید قبل از شروع کار بعدی انجام شود. در این مطلب درمورد روش مسیر بحرانی در مدیریت پروژه و چگونگی استفاده از آن در کارهای خود بحث خواهیم کرد.

1. مسیر بحرانی چیست؟

مدیریت پروژه مسیر بحرانی (CPM) توالی وظایفی است که برای تکمیل به‌موقع هر پروژه خاصی باید در زمان معینی انجام شود. ایجاد یک نقشه مسیر بحرانی در کنترل پروژه شامل بررسی همه مراحل موردنیاز در طول آن مسیر برای رسیدن به یک نتیجه خاص است. تعریف و به‌روشنی تشریح‌کردن آن مراحل برای تخمین‌زدن انجام آن در یک بازه زمانی مناسب برای اتمام کار ضروری است؛ بنابراین، مدیران پروژه با اعضای تیم درگیر در هر مرحله کار می‌کنند تا ظرفیت‌ها و سایر اثرات را روی زمان تکمیل پروژه بیشتر درک کنند. کار با تیم موردنظر به مدیر پروژه این امکان را می‌دهد تا اقدام لازم را برای دستیابی به هدف پروژه بهتر تعریف کند.

برنامه مسیر بحرانی در کنترل پروژه، کارها را به واحدهای کوچک‌تری تقسیم می‌کند که اغلب از آنها به‌عنوان بسته‌ها و برنامه‌های کاری یاد می‌شود. مدیر پروژه می‌تواند وظیفه‌ای را به یک فرد اختصاص دهد و اختیارات کامل را برای انجام آن قسمت از پروژه به او واگذار کند؛ همچنین در یک بسته‌کاری باید شخصی برای نظارت و کنترل بر تمام عناصر آن، از جمله خطرها، مواد ضروری، هزینه و زمان تعیین‌شده، وجود داشته باشد. بسیاری از مدیران پروژه نیز بسته‌کاری را چیزی تعریف می‌کنند که انجام آن بین ۸ تا ۸۰ ساعت به طول می‌انجامد.

پس از ترسیم و برنامه ریزی مسیر بحرانی در کنترل پروژه، مرحله بعدی در مدیریت پروژه ایجاد نمودارهایی برای نتایج حاصل از آن است. به طور معمول، این مسئولیت به ‌عهده مدیر پروژه است که مسئول روش فراگیر انجام کار و همچنین نتیجه آن است. مدیر پروژه با قرار‌دادن همه بسته‌های کاری، برای رسیدن به هدف تعیین‌شده می‌تواند ترتیب مناسب تکمیل آنها را به‌همراه یک جدول زمانی تخمینی از زمان انجام هر مرحله ترسیم کند.

به‌منظور احتمال به‌وجود‌آمدن تأخیرها یا مسائلی در مدیریت پروژه که ممکن است در بسته‌های کاری به ‌وجود آید، برنامه مسیر بحرانی باید شامل چندین اقدام اصلی باشد:

• شروع زودهنگام: اولین فرصت برای شروع انجام بسته‌کاری است؛
• اتمام زودهنگام: اولین فرصت برای تکمیل و اتمام بسته‌کاری است؛
• شروع دیرهنگام: آخرین زمانی که بسته‌کاری می‌تواند آغاز شود و به تأخیر منجر نشود؛
• تأخیر در اتمام: آخرین زمانی که یک بسته‌کاری می‌تواند تکمیل شود و به تأخیر منجر نشود؛
• زمان شناور/ ساکن: زمان احتمالی تأخیر در بسته‌کاری که به تأخیر کلی در جدول زمانی منجر نخواهد شد.

مدیر پروژه با درنظرگرفتن نمودار اطلاعات مربوط به برنامه زمان‌بندی پروژه، محاسبات دقیق‌تری را برای تاریخ پایان پروژه که هدفمند است، به ‌دست می‌آورد. شناسایی زمان‌های شناور یا راکد احتمالی گام مهمی در روند ایجاد نمودار مسیر بحرانی در کنترل پروژه است. حال که دریافتید مسیر بحرانی چیست،  در ادامه درمورد مزایای آن صحبت خواهیم کرد.

2. مزایای روش مسیر بحرانی در کنترل پروژه

هنگام نظارت بر اجرای هر پروژه‌ای ممکن است مدیر پروژه اغلب احساس ‌کند که از همه کارهایی که قبل از رسیدن به هدف نهایی باید انجام شود، خسته شده است. کار با یک تیم شامل برون‌سپاری کار به اعضای آن تیم است که می‌تواند در انجام آن تأخیر ایجاد کند و قسمت‌های مختلفی از پروژه را از دست مدیر اجرایی آن خارج کند؛ همچنین ممکن است مدیران پروژه مسئول گزارش پیشرفت کار به مدیران شرکت باشند؛ بنابراین، برآورد جدول زمانی و وظایف مرتبط با آن باید دقیق باشد.

زمان‌بندی روش مسیر بحرانی در کنترل پروژه، به مدیر پروژه اجازه می‌دهد تا به‌جای تمرکز بر جزئیات کوچک‌تر و کم‌اهمیت، روی نمای بزرگ‌تر و کلی پروژه تمرکز کند. با ایجاد یک برنامه مشخص و کار با کسانی که وظیفه تکمیل هر قسمت از کار را در طول اجرای آن دارند، تعیین جدول زمانی دقیق و پیگیری مواردی که باید برای هر مرحله تکمیل شود، آسان‌تر خواهد بود. جدول مسیر بحرانی که نمودار نیز نامیده می‌شود، تمام اعضای تیم را در همان مسیر تعیین‌شده برای تکمیل پروژه قرار می‌دهد، درحالی‌که به‌وضوح مشخص می‌کند که چه کسی مسئول چه‌ کاری است.

روش مسیر بحرانی در کنترل پروژه به‌عنوان ابزاری در راستای نظارت بر پیشرفت و گزارش‌دهی درباره هر وظیفه‌ای که به پایان می‌رسد، عمل می‌کند. اگر مدت‌زمانی بیشتر از حد انتظار برای اجرای وظایف طی ‌شود یا با تأخیر احتمالی روبه‌رو شود، مدیر پروژه به تنظیم منابع اختصاص‌یافته به یک بسته و برنامه کاری خاص نیاز دارد. مدیران پروژه برای اینکه پروژه مؤثر و کارآمد باشد، باید با راهنمایی و مشاوره در اجرای طرح مسیر بحرانی از تأخیرهای احتمالی جلوگیری کنند و به پیشرفت و حرکت آن سرعت دهند. در این قسمت از مطلب دریافتید که مزایای مسیر بحرانی چیست، در ادامه نمونه‌هایی از آن را بررسی می‌کنیم.

3. نمونه‌ای از مسیر بحرانی

مدیریت مسیر بحرانی (CPM) برای تعیین مدت‌زمان انجام هر کار قبل از اتمام پروژه است. این روش انعطاف‌پذیری است و به شما امکان می‌دهد که وظایف و جداول زمانی را در طول مسیر انجام پروژه تهیه و تنظیم کنید.

ساختار گام‌به‌گام مسیر بحرانی در کنترل پروژه، به‌ویژه به دلیل ماهیت فیزیکی کار، در طول پروژه‌های ساختمانی بسیار مفید است؛ به‌عنوان‌مثال، مدیر وظیفه که ناظر بر ساخت دیوار ساختمان است، تا زمانی که قاب‌بندی و نصب فولاد به ‌پایان نرسد نمی‌تواند کار خود را تمام‌شده بداند. هر مرحله‌ای دارای یک جدول زمانی برای اجرای آن است و باید قبل از اینکه مدیر وظیفه بعدی وارد عمل شود و شروع به ‌کار کند، آن کار به ‌پایان برسد.

بااین‌حال، همه صنایع و پروژه‌ها از ایجاد مراحلی که باید به ترتیب انجام شوند، بهره‌مند نخواهند شد. بعضی از آنها نیاز دارند که به طور هم‌زمان یا خارج از توالی و برنامه تکمیل شوند. ایجاد نمودار، به‌عنوان بخشی از روش مدیریت پروژه در مسیر بحرانی، به مدیریت اجرایی کمک می‌کند تا از هر کاری که باید انجام شود و زمانی که باید به ‌پایان برسد، تصویری را ایجاد کند تا پروژه به‌موقع انجام شود.

مدیر اجرایی هنگام بررسی و تجزیه‌و‌تحلیل  مسیر بحرانی در کنترل پروژه می‌تواند تصمیم بگیرد که کدام وظایف را می‌توان به طور هم‌زمان انجام داد. اجرای هم‌زمان چندین کار به‌عنوان ردیابی سریع نیز شناخته می‌شود که می‌تواند زمان کلی موردنیاز برای تکمیل پروژه را کاهش دهد. برای پیگیری سریع هر مرحله در سبک مسیر بحرانی، مدیر پروژه باید مهارت‌های مدیریت منابع را در سطح عالی داشته باشد. ازآنجاکه چندین مرحله یا کار به طور هم‌زمان اتفاق می‌افتد، هریک از آنها برای جلوگیری از تأخیرهای احتمالی به منابع کافی اختصاص‌داده‌شده به خود نیاز دارند. اگر برای اجرای وظیفه‌ای منابع کافی در اختیار نباشد، ممکن است کیفیت کار کاهش یابد که این می‌تواند بر نتیجه کلی پروژه تأثیر بگذارد.

با بازگشت به مثال روش مسیر بحرانی در ساخت‌و‌ساز، ممکن است برخی از عناصر پروژه به طور هم‌زمان اجرا شوند که این به شرطی محتمل است که به طور مستقیم و با هم هم‌پوشانی نداشته باشند یا با هم رقابت نکنند. درحالی‌که کارگران فولاد در حال ساخت چارچوب هستند، شاید پیمانکار فرعی لوله‌کشی بتواند هم‌زمان لوله‌ها را نقشه‌برداری و آنها را در زیر زمین نصب کند. هنگام ترسیم مسیر بحرانی هر پروژه‌ای، تعیین اینکه کدام کارها می‌توانند به طور هم‌زمان انجام شوند می‌تواند جدول زمانی نهایی را کوتاه‌تر کند و به اعضای بیشتری از تیم اجازه دهد تا به طور هم‌زمان کار کنند.

صنعت ساخت‌وساز یکی از مواردی است که در مدیریت پروژه مسیر بحرانی بسیار مورداستفاده و ارزش‌گذاری قرار می‌گیرد. مدیران پروژه‌های درگیر در ساخت از طریق ایجاد و ردیابی جدول زمانی مناسب، ارزش به‌ جلو راندن مفید و کارآمد پروژه را درک می‌کنند. مدیریت اجرایی برای موفقیت با روش مدیریت مسیر بحرانی در یک کار ساختمانی باید بر تمام مدیران وظایف به طور دقیق نظارت داشته باشد. یک اشتباه در هر وظیفه‌ای در نهایت می‌تواند بر نتیجه کل کار تأثیر بگذارد و تاریخ پایان پروژه را عقب بیندازد.

4. کوتاه‌کردن مسیر بحرانی

اگر پیمانکار از روش مسیر بحرانی (CPM) استفاده کند می‌تواند مسیر بحرانی را برای یافتن بهبودهای احتمالی بررسی کند. شاید بتواند نجارهای بیشتری را به فعالیت d اختصاص دهد و زمان آن را از ۴ روز به ۲ روز کاهش دهد. با این کار مسیر بحرانی کمی تغییر می‌کند و به‌جای d از کار f و g می‌گذرد. توجه داشته باشید که زمان کل پروژه فقط ۱ روز کاهش می‌یابد، حتی اگر ۲ روز از فعالیت d حذف شده باشد؛ بنابراین پیمانکار باید مراقب تغییر احتمالی مسیر بحرانی باشد؛ زیرا ممکن است فعالیت‌های بحرانی را هم تغییر دهد.

کوتاه‌کردن مسیر بحرانی مستلزم درنظرگرفتن مشکلات مهندسی و مسائل اقتصادی است. آیا از نظر فیزیکی می‌توان زمان موردنیاز فعالیت‌های بحرانی را کوتاه کرد (با اختصاص‌دادن افراد بیشتری به فعالیت، اضافه‌کاری، استفاده از تجهیزات مختلف و غیره)؟ اگر چنین است، آیا هزینه‌های افزایش سرعت کمتر از صرفه‌جویی ناشی از کاهش زمان کلی پروژه خواهد بود؟

روش مسیر بحرانی (CPM) ابزار مفیدی است زیرا:

• به‌سرعت توجه را بر روی فعالیت‌هایی متمرکز می‌کند که برای زمان پروژه بحرانی هستند و
• روشی آسان برای تعیین اثرات کوتاه‌کردن فعالیت‌های مختلف در پروژه ارائه می‌دهد.

5. دوره انتظار float یا slack

حالا باتوجه‌به این توضیحات، در این نمودار شبکه مسیر بحرانی کدام است؟
پاسخ، طولانی‌ترین مسیر در نمودار شبکه مسیر بحرانی است؛ زیرا نمی‌توانید پروژه خود را قبل از اتمام اولین اپلیکیشن کامل کنید. اگر چه می‌توانید دو اپلیکیشن دیگر را به‌سرعت تکمیل کنید، اما پروژه شما تا زمانی که اولین اپلیکیشن کامل نشود، کامل در نظر گرفته نمی‌شود. این موضوع، اولین جمله را تأیید می‌کند که می‌گوید:

«مسیر بحرانی طولانی‌ترین مسیر در نمودار شبکه است.»

حالا، کوتاه‌ترین زمان برای تکمیل پروژه چیست؟

۳۱ ماه است؛ چون شما نمی‌توانید پروژه خود را در زمان کمتری به اتمام برسانید، و مدت مسیر بحرانی همین عدد است.

پس جمله دوم هم صحیح است:

«مسیر بحرانی کوتاه‌ترین زمانی است که در آن می‌توانید پروژه را کامل کنید.»

بنابراین، هر دو تعریف یک‌سان هستند. شما می‌توانید مسیر بحرانی را به‌عنوان توالی فعالیت‌ها از ابتدا تا انتها تعریف کنید که درعین‌حال طولانی‌ترین مدت‌زمان تمام مسیرها در یک نمودار شبکه را دارد.

مهم: در شرایط ایدئال، یک نمودار شبکه باید یک مسیر بحرانی داشته باشد. مسیرهای بحرانی متعدد شما را در وضعیت دشواری قرار می‌دهند.

ردیابی سریع به فرایند اجرای فعالیت‌های متعدد در مسیر بحرانی، به‌صورت موازی و به‌منظور کاهش زمان کلی پروژه گفته می‌شود. مسیر بحرانی طولانی‌ترین مدت‌زمان را دارد و برابر کل مدت‌زمان پروژه است. فعالیت‌هایی که در مسیر بحرانی هستند float ندارند؛ بنابراین باید اطمینان حاصل کنید که این فعالیت‌های بحرانی به‌موقع انجام می‌شوند. هر گونه تأخیر در یک فعالیت بحرانی (‏فعالیت مسیر بحرانی) ، پروژه را به تأخیر می‌اندازد.

جمع‌بندی و نتیجه‌گیری

برای درک بهتر مدیریت پروژه مسیر بحرانی مرور برخی از مثال‌های تحلیلی دیگران می‌تواند مفید باشد. مدیر پروژه می‌تواند بهترین چارچوب را برای تحلیل مسیر بحرانی در کنترل پروژه تعیین کند. برخی از صفحات تحلیلی استفاده می‌کنند، درحالی‌که دیگران نمودارهای واقعی را با فلش‌هایی که به کارهای خاص در طول مسیر اشاره می‌کنند، ایجاد می‌کنند. مرور نمونه‌ها در چندین قالب می‌تواند بینش‌ها و گزینه‌های بیشتری را برای بهترین روش بر اساس هدف و نیازهای پروژه فراهم کند.

مدیر پروژه برای تعریف روش مسیر بحرانی در کنترل پروژه می‌تواند جدول زمانی کلی پروژه را بررسی کند و سپس این جدول زمانی را به کارهای خاص تقسیم می‌کند. این وظایف به نقاط عطفی در مسیر تکمیل پروژه تبدیل می‌شود که می‌تواند به سایر اعضای تیم درگیر اختصاص یابد. مدیر پروژه وظیفه نظارت بر جدول زمانی را دارد و باید مطمئن شود که هر قسمت از کار تا پایان تاریخ موردنظر انجام می‌شود. در این مطلب بررسی کردیم که مسیر بحرانی چیست و چه مزایایی دارد، همچنین برای درک بهتر روش مسیر بحرانی در مدیریت پروژه نمونه‌هایی از آن را بیان کردیم. اگر تجربه استفاده از این روش را دارید، تجربیات و پیشنهادهای خود را با ما در میان بگذارید.

جهت آشنایی کامل با “مسیر بحرانی در برنامه زمانبندی پروژه” به کتاب “اصول مدیریت ساخت” و جهت آشنایی بیشتر با قوانین و ضوابط مربوط به این مقاله به “راهنمای انتخاب روش تدارک پروژه (نشریه 717) | مصوب سال 1395” در پکیج “نقشه‌برداری و نقشه‌کشی” در بخش گنجینه فایل وب‌سایت مراجعه فرمایید.