مفهوم پیمان مدیریت در اجرای پروژه چیست؟

مقدمه

پیمان مدیریت روشی است که در آن کارفرما با یک پیمانکار (مدیر طرح) پیمانی را جهت مدیریت اجرای طرح منعقد می‌سازد.
تمامی اقدامات مدیر طرح با نظر کارفرما انجام می‌پذیرد. مدیر طرح با استفاده از تخصص خود به‌عنوان وکیل، نماینده و امین کارفرما خرید ساخت مایه‌ها، عقد قرارداد با پیمانکاران، خرید یا اجاره ابزارآلات موردنیاز و نظارت و هماهنگی برای اجرای درست و به هنگام طرح را بر عهده می‌گیرد.
مدیر طرح به‌عنوان حق‌الزحمه مدیریت طرح، درصدی از هزینه‌های اجرای طرح را دریافت می‌نماید. استخدام افراد در مسئولیت‌های مختلف و نظارت بر عملکرد آنها و برنامه‌ریزی جامع اجرا و مطابقت با منابع کارفرما بر عهده مدیر طرح است.

1. پیمان مدیریت

در رویکرد پیمان مدیریت، صاحب پروژه (کارفرما) نقش اصلی در مدیریت و کنترل فرایند اجرای پروژه را دارد. در این حالت، صاحب پروژه یک مدیر پروژه حرفه‌ای را استخدام می‌کند تا وظایف مدیریتی را بر عهده بگیرد. این مدیر پروژه عملکرد پیمانکار را نظارت می‌کند و تمامی تصمیمات مربوط به اجرای پروژه را باتوجه‌به سیاست‌ها و هدف‌های کارفرما اتخاذ می‌کند.

2. عوامل مؤثر در میزان درصد پیمان مدیریت

•  تجربه و سابقه کاری مدیر طرح
• درصد متعارف و متناسب با عرف منطقه و شهر
• مقیاس پروژه
• سختی و ریسک پروژه
• گستردگی مسائل فنی و روش‌های تخریب و اجرا
• * سابقه و تجربه مدیر طرح بسیار حایز اهمیت است، زیرا ناآگاهی یا کم‌تجربگی مدیر طرح ممکن است باعث ایراد خسارات سنگین جانی و مالی و هدررفت منابع مالی و زمانی و سرمایهٔ مالک طرح شود و منجر به مسائل حقوقی و کیفری گردد. زیرا در امر ساخت‌وساز مسائل حقوقی بسیار پیچیده و مسئولیت مالک زمین و سرمایه بالاست. برخی از مالکان تصور می‌کنند با امضا قرارداد پیمانکاری و یا پیمان مدیریت اجرا دیگر مسئولیتی ندارند!

3. تفاوت پیمان مدیریت طرح و پیمانکاری چیست؟

هر یک از این روش‌ها ویژگی‌های خاص خود را دارد.
مزیت پیمان مدیریت به پیمانکاری آن است که کارفرما در طی مراحل ساخت مصالح مورداستفاده را می‌تواند تغییر دهد و اعمال‌نظر بیشتری کند. اما در پیمانکاری مشخصات مصالح مصرفی در ابتدای پروژه مشخص و تعیین شده و بر آن اساس قرارداد منعقد شده است و تغییرات پیش‌بینی‌نشده ممکن است برای کارفرما شامل هزینه اضافی شود.
مزیت روش پیمانکاری آن است معمولاً که قیمت‌های اجرا در بدو قرارداد مشخص و تا انتهای اجرای ساختمان تقریباً ثابت است، اما در روش دیگر پیش‌بینی از افزایش قیمت‌های اجرا و مصالح به دلیل نوسانات قیمت‌ها مشکل خواهد بود. پیمانکاری می‌تواند به‌صورت جز یا به‌صورت کلی باشد.

مثال‌هایی از انواع پیمانکاری جز:

• قرارداد پیمانکاری اسکلت بتنی یا فلزی
• قرارداد پیمانکاری سفت‌کاری
• قرارداد پیمانکاری گچ‌کاری
• قرارداد پیمانکاری سقف کاذب
• قرارداد پیمانکاری نمای ساختمان
• قرارداد برق‌کاری ساختمان
• قرارداد پیمانکاری کاشی‌کاری
• و موارد دیگر.

4. شرح وظایف مدیر طرح در پیمان مدیریت چیست؟

امور قراردادهای پیمانکاری جزء به عهده پیمانکار کلی و یا مدیر طرح (در روش مدیریت پیمان) است.

پیمانکار اصلی (کل) و یا مدیر طرح امور قرارداد پیمانکاران جزء را انجام می‌دهد. این امور شامل موارد زیر است.

• تعیین شرایط قرارداد پیمانکاری جز، مانند مبلغ بر مبنای واحد، مبلغ نهایی پیش بینی شده، شرایط و نحوه پرداخت مبلغ قرارداد، موارد اجرایی، شرایط و ضوابط اجرا نظارت بر رعایت اجرای دقیق و صحیح پیمانکار جز به تعهدات
• محاسبه درصد پیشرفت کار بر اساس قرارداد پیمانکاری
• تعیین درصد پرداخت مبالغ بر اساس پیشرفت کار
• محاسبه مجموع کار انجام شده
• تحویل موقت و تحویل نهایی از پیمانکار جزء و تسویه‌حساب نهایی.

ابزارآلات و مصالح بر اساس قراردادهای پیمانکاری ممکن است بر عهده کارفرما (مالک و سرمایه‌گذار)، پیمانکار کل و یا پیمانکار جز باشد.

5. دامنه کاربرد قرارداد پیمان مدیریت

در انواع پروژه‌های ساختمانی در مقیاس‌های کوچک و متوسط می‌توان از این روش بهره برد. فهرست تعدادی از نمونه‌ها در ادامه جمع‌آوری‌شده است.

• اجرای تخریب و نوسازی ساختمان
• اجرای نوسازی واحدهای مسکونی، اداری و تجاری
• اجرای ساختمان‌های صنعتی مانند سوله و آزمایشگاه
• اجرای محوطه
• اجرای پروژه‌های شهرک ویلایی سازی
• پروژه‌های ساختمانی با استفاده از ساختمان‌های نیمه پیش‌ساخته

6. مزایای روش پیمان مدیریت

۱- درصورتی‌که مدیر پیمان از ابتدا فاز طراحی به کار گرفته شود با هماهنگی با تیم طراح قادر خواهد بود تجربیات مربوط به ساخت را در طراحی‌ها اعمال نماید و در نتیجه موجب کاهش زمان، هزینه، اجرایی‌شدن بهتر طرح‌ها گردد.

۲- باتوجه‌به اینکه نظارت بر عملیات اجرایی پیمانکاران ساخت بر عهده مدیر پیمان است؛ بنابراین نیازی به خدمات نظارتی مهندسین مشاور نیست.

۳- حضور مدیر پیمان منجر به ایجاد هماهنگی مابین پیمانکاران ساخت و رفع مشکلات آنان به لحاظ عدم تداخل کاری می‌گردد. ارائه خدمات پشتیبانی به پیمانکاران ساخت منجر به تسریع عملیات اجرایی و همچنین پوشش‌دادن نقاط ضعف آنان می‌گردد.

۴- مدیر پیمان همچون عضوی از تیم کارفرما، تمایلات سودجویانه پیمانکاری ندارد و تنها هدفش جلب رضایت کارفرما و ادامه همکاری با ایشان در پروژه‌های آتی خواهد بود.

۵- ازآنجاکه قراردادهای ساخت توسط مدیر پیمان واگذار می‌گردد کلیه ریسک‌های ناشی از عملیات ساخت به مدیر پیمان منتقل شده و مسئولیت صحت عملیات اجرایی بر عهده یک پیمانکار واحد خواهد بود.

۶- پرداخت حق‌الزحمه مدیر پیمان به‌صورت تدریجی و هم‌زمان و متناسب با هزینه اجرای پروژه خواهد بود که منافع قابل‌توجهی برای کارفرما به همراه خواهد داشت.

۷- ازآنجاکه کاهش زمان اجرای پروژه به‌صورت مستقیم در جهت منافع مدیر پیمان است (حق‌الزحمه پیمان مدیریت مستقل از زمان پروژه است)، مدیر پیمان تلاش گسترده و مضاعفی در جهت جلوگیری از اتلاف وقت در اجرای فعالیت‌ها خواهد داشت که به اتمام پروژه در کوتاه‌ترین زمان ممکن منجر خواهد شد.

7. نکات مهم پیمان مدیریت

1.7. روش پیمان مدیریت به سود طرفین است

به‌صورت خلاصه می‌توان چنین عنوان کرد که در روش پیمان مدیریت، کارفرما یک شرکت ساختمانی را برای مدیریت یک پروژه تعیین می‌کند و از این طریق تعیین روش‌های اجرای پروژه، تعیین چارت سازمانی و استخدام نیروها بر عهده یک پیمانکار (مدیر پیمان) خواهد بود. در این روش مدیر پیمان، بابت مدیریت پروژه درصدی از هزینه‌های انجام شده برای تهیه مصالح و اجرای پروژه را دریافت می‌دارد.

روش پیمان مدیریت به سود طرفین است: در درجه اول کارفرما هیچ هزینه بالاسری به پیمانکار پرداخت نمی‌کند و فقط هزینه مصالح و نیروی انسانی و ماشینی را پرداخت می‌نماید و بنابراین در هزینه پیمان صرفه‌جویی می‌شود؛ از طرفی دیگر پیمانکار (مدیر پیمان) از سرمایه خود هزینه‌ای بابت اجرا پرداخت نمی‌کند و تعهدات مالی پیمانکاران جزء را بر عهده نمی‌گیرد و فقط به‌خاطر تخصص در مدیریت سودی به‌صورت درصدی از کل هزینه‌ها دریافت می‌دارد.

2.7. فرق مدیریت پیمان با پیمان مدیریت

می‌توان گفت فرق مدیریت پیمان با پیمان مدیریت در زمان انجام مراحل هر یک از آن‌ها است. مدیریت پیمان پروژه‌های ساختمانی به دلیل عواملی مثل پیچیدگی‌های فنی و اجرایی، متنوع بودن تخصص‌های لازم برای انجام پروژه، هماهنگی میان طراحی در فازهای مختلف معماری، سازه و تأسیسات، حجم زیاد فعالیت‌ها و تعدد اشخاص، سازمان‌ها و صنایع مختلف درگیر در یک پروژه، در زمره دشوارترین و چالش‌برانگیزترین پروژه‌های صنعتی دنیا جای می‌گیرند.

اغلب اصطلاحات مدیریت پیمان و پیمان مدیریت با یکدیگر اشتباه گرفته می‌شوند، یا به‌جای یکدیگر به کار می‌روند، ولی هر یک از آن‌ها در حقیقت، مراحل متفاوتی از روند قرارداد را نشان می‌دهند. به‌طورکلی مدیریت پیمان، شیوه‌ای ساده جهت اجرای پروژه‌ها است که در آن کارفرما، یک شخص حقیقی یا  حقوقی (یک شرکت) را برای انجام تمامی امور مربوط به مدیریت‌کردن پروژه‌ها انتخاب می‌کند.

ازاین‌رو، کارهایی مانند روش اجرا، مشخص‌کردن چارت سازمانی و استفاده از نیروهای لازم به این شخص حقیقی یا حقوقی واگذار می‌شود و کارفرما کلیه وظایف را به آن‌ها می‌سپارد. البته مدیریت پیمان به این سادگی هم نیست و در زمان انعقاد قرارداد باید شروط عمومی و خصوصی ذکر گردد که حقوق دو طرف تأمین شود.

8. نکات مؤثر در فرق بین مدیریت پیمان با پیمان مدیریت

1.8. مدیریت پیمان

افراد متخصصی که مسئولیت مدیریت پیمان یک سازمان را بر عهده دارند کار خود را مختص به برنامه‌ریزی و انجام قراردادها می‌کنند. روند برنامه‌ریزی معمولاً شامل تأمین منابع شرکای پیمانکاری بالقوه است. برای مثال، از راه ارسال درخواست برنامه‌ریزی انجام می‌شود. به‌علاوه، مدیران قرارداد در برنامه‌ریزی برای جزئیات ترتیب قرارداد، کار با شرکای احتمالی جهت مذاکره در فاکتورهای مختلف قرارداد مثل قیمت، برنامه‌های تحویل و انتظارات موجود کمک می‌کنند.

اگرچه باتوجه‌به کلمه مدیریت به نظر می‌آید این قسمت از قرارداد فقط ماهیت اداری داشته باشد، ولی این جنبه از چرخه قرارداد، به استراتژی و هوش تجاری بسیار بالایی نیاز دارد. انعقاد قراردادهای منطقی از نظر قانونی جهت موفقیت مالی تعداد زیادی از مشاغل، مهم و حیاتی است؛ بنابراین پیداکردن شرکای مناسب و عقد قراردادهای عادلانه لازم و ضروری است.

2.8. بهترین و مؤثرترین شیوه‌ها جهت تهیه برنامه مدیریت پیمان

پیروی از یک برنامه مناسب برای مدیریت پیمان، تیم موردنظر را در موقعیت خوبی برای مدیریت مطلوب و مؤثر هر قرارداد در طول چرخه عمر توافق موردنظر قرار می‌دهد. این سند رسمی باید تمامی جزئیات آنچه در طول مدت توافق از هر طرفین انتظار می‌رود را به جهت محدودکردن نقض‌های احتمالی قرارداد یا موارد دیگر که منجر به نقض تعهدات طرفین می‌شود، بیان کند. همچنین، در زمان تهیه برنامه مدیریت پیمان، حتماً 5 روش زیر را در نظر داشته باشید:

3.8. موارد قابل‌تحویل را مشخص کنید

اولین قدم جهت اطمینان از موفقیت آمیز بودن یک قرارداد مدیریت پیمان، بیان دقیق انتظارات، از جمله مشخص کردن موارد قابل‌تحویل است. Scope creep مسئله ای بسیار رایج است که می تواند هر قراردادی را فسخ کند؛ بنابراین نوشتن دقیق انتظارات و موارد قابل‌تحویل در قرارداد و همچنین، ذکر کردن مواردی که قرارداد شامل آن نمی شود، برای بهبود روند کار الزامی است.

4.8. یک جدول زمانی منظم تعیین کنید

برنامه‌های مدیریت پیمان باید شامل یک جدول زمانی منظم باشند که مشخص کند در هر مرحله در طول قرارداد چه کاری باید انجام شود، تاریخ شروع و پایان پروژه تعیین شود و همچنین، مهلت تحویل کار و به‌روزرسانی‌های پیشرفت پروژه در آن ذکر شود.

5.8. مسائل مالی را مرتب کنید

جهت جلوگیری از ایجاد اختلاف در قرارداد و حفظ روابط مثبت میان طرفین قرارداد، تمام افرادی که در روند مدیریت پیمان نقش دارند، باید از شرایط مالی قرارداد از جمله ارزش قرارداد، بازه‌های پرداخت هزینه و روند آن اطلاع کامل داشته باشند (بسته به نوع قرارداد مدیریت پیمان).

6.8. روند انجام کار را برنامه‌ریزی کنید

جهت اطمینان از شفافیت و پاسخگویی، این قرارداد باید شامل تمام جزئیات درباره نحوه اجرای موارد تحویل قرارداد باشد، از جمله اشخاصی که روی هر بخش از قرارداد کار می‌کنند (از جمله پرسنل پروژه و شخص ثالث، در صورت وجود). به‌طورکلی داشتن برنامه‌ای برای سنجیدن میزان موفقیت در طول قرارداد مدیریت پیمان، طرفین را در یک‌جهت نگه داشته و در صورت لزوم امکان اصلاح کار را فراهم می‌کند.

7.8. خطرات موجود را پیش‌بینی کنید

هر قرارداد اغلب با خطراتی همراه است، ولی قراردادن برنامه‌هایی جهت رسیدگی و پاسخگویی به این خطرات، می‌تواند مانع از ایجاد خسارت‌ها و آسیب‌های جدی به توافق‌نامه شود. به‌علاوه، سعی کنید خطرات احتمالی هر قرارداد و عواملی را که موجب ایجاد این خطرات می‌شود را تعیین کنید. ایجاد تعدادی از انعطاف‌پذیری‌ها در جدول زمانی و بودجه، موجب می‌شود تا از تأخیرهای زمانی، وقایع غیرمنتظره یا جدی پیشگیری شود.

جمع‌بندی و نتیجه‌گیری

جهت آشنایی کامل با  “پیمان مدیریت” به جزوه “ اصول و فنون نظارت بر اجرا” و جهت آشنایی بیشتر با قوانین و ضوابط مربوط به این مقاله به “راهنمای انتخاب روش تدارک پروژه (نشریه 717) | مصوب سال 1395” در پکیج “ضوابط کاربردی نظام فنی و اجرایی” در بخش گنجینه فایل وب‌سایت مراجعه فرمایید.