روش‌های تجزیه و تحلیل تاخیرات در پروژه‌ها

مقدمه

تأخیر در پروژه‌های عمرانی امری اجتناب‌ناپذیر می‌باشد؛ اما باید بدانیم وقوع تأخیر در پروژه، علاوه بر تطویل زمان اجرا، هزینه‌های چشمگیری را به همراه خواهد داشت. از جمله موضوعاتی همچون سوخت فرصت‌های اقتصادی در زمان بهره‌برداری اولیه گرفته تا خساراتی که ممکن  است توسط پیمانکاران یا کارفرمایان مطرح شود. البته موضوع  این مقاله در خصوص اطلاعات آماری و میزان تأخیرات در کشور نمی‌باشد، اما اعداد و ارقام ذکر شده، تأمل‌برانگیز است.

در این مقاله قصد داریم، توضیحات مفصل در خصوص دسته‌بندی جامعی از انواع تأخیرات از منظر بحرانی یا غیر بحرانی‌بودن،  مجاز یا غیرمجاز بودن، جبران‌پذیر یا غیرقابل‌جبران پذیر بودن و مروری بر مفهوم تأخیرات هم‌زمان، تمدید مدت پیمان و … باتکیه‌بر رویه‌های حاکم بر کشور و رویه‌های بین‌المللی، برای شما مهندسان گرامی داشته باشیم.

همچنین از شما عزیزان تقاضا می‌شود، پس از مطالعه کامل مقاله، ‌ با نوشتن نظرات خود، به بهبود مطالب و ایجاد انگیزه برای ادامه فعالیت‌ها، به ما کمک نمایید.

1. دسته‌بندی تأخیرات از منظر بحرانی یا غیر بحرانی

اولین دسته‌بندی که برای تأخیرات در پروژه بایستی قائل شد، تأخیرات از منظر بحرانی یا غیر بحرانی‌بودن می‌باشد.

• تأخیرات بحرانی (Critical Delay):

آن دسته از تأخیراتی که بر فعالیت‌های بحرانی پروژه تأثیر گذاشته و باعث طولانی‌شدن مدت‌زمان اتمام پروژه می‌شود.

یکی از تبعات تأخیرات بحرانی، تمدید مدت پیمان و تقاضای جبران خسارت مالی از سوی پیمانکار  به کارفرما می‌باشد.

• تأخیرات غیر بحرانی (Noncritical Delay):

آن دسته از تأخیراتی که  بر فعالیت‌های دارای شناوری تأثیر گذاشته و باعث طولانی‌شدن مدت‌زمان اتمام پروژه نمی‌شود.

تأخیرات غیر بحرانی اگرچه باعث تمدید مدت پیمان نمی‌گردد، اما پیمانکار می‌تواند تقاضا جبران خسارت را داشته باشد. برای درک بیشتر به مثال زیر دقت نمایید.

فعالیت خاک‌برداری در مسیر بحرانی پروژه نبوده و تأخیر در  این فعالیت، باعث تمدید مدت پیمان نمی‌گردد، اما پیمانکار می‌تواند ادعایی همچون توقف ماشین‌آلات (خواب ماشین‌آلات) را مطرح نماید.

نکته: در سال‌های اخیر باتوجه‌به تغییراتی که در سیستم پروژه‌ها و همچنین بهای سازمان برنامه‌وبودجهٔ دفترهای فنی رخ‌داده است اهمیت کارشناس دفتر فنی به طرز بالایی افزایش‌یافته است؛ از همین رو بهتر است که با تکمیل توانایی‌هایتان به‌عنوان یک مهندس مترور تمام‌عیار  آنچه که شرکت‌ها و بازار از شما انتظار دارند بدرخشید

2. دسته‌بندی انواع تأخیرات از منظر مجاز یا غیرمجاز

یکی از رایج‌ترین دسته‌بندی‌های مربوط به تأخیرات در پروژه‌های عمرانی، مربوط به تأخیرات مجاز و غیرمجاز می‌باشد که در ادامه به تعاریف و مثال‌های مربوط خواهیم پرداخت.

• انواع تأخیرات مجاز – تأخیرات بخشودنی (Excusable Delay):

آن بخش از تطویل مدت پیمان که خارج از قصور پیمانکار باشد.  در این نوع تأخیرات پیمانکار می‌تواند علاوه بر درخواست تمدید مدت پیمان، بر حسب شرایط، تقاضای جبران خسارت مالی نیز داشته باشد.

دلایل این تأخیرات به دو گروه مجزا تقسیم می‌شوند:

مثال:

1. تاخیرهایی که خارج از کنترل و قصور کارفرماست:

• شرایط ویژه اقلیمی
• بلایای طبیعی مثل سیل و زلزله
• و …

2. تاخیرهایی که ناشی از قصور کارفرما و یا مهندسین مشاور است:

• ابلاغ افزایش مقادیر توسط کارفرما
• تغییر در نقشه ها و مشخصات فنی
• تأخیر در تحویل مصالحی که تهیه آن‌ها به عهده کارفرما می‌باشد.

و دلایل دیگری که عمده آن در ماده ۳۰ شرایط عمومی پیمان (نشریه ۴۳۱۱) مشخص گردیده است.

در فرهنگ واژگان نظام فنی و اجرایی کشور، واژه تأخیرات مجاز با عنوان Allowable Delay مشخص گردیده است. اما در مراجع بین‌المللی تأخیرات مجاز عموماً با واژه Excusable Delay شناخته می‌شود.

نکته: شاید برایتان جالب باشد که 80 درصد از درآمد مهندسان مشاور از حوزه ی نظارت تأمین می‌شود! از این رو چه کارفرما باشید و چه حتی مهندس مشاور بهتر است که در مورد تمامی ابعاد آن مثل حق الزحمه اطلاعات کافی ای داشته باشید.

• انواع تأخیرات غیر مجاز – تأخیرات غیر بخشودنی (Non-excusable Delay):

آن بخش از تطویل مدت پیمان که ناشی از قصور پیمانکار باشد.

در این نوع تأخیرات پیمانکار معذور از انجام قرارداد نیست و محق به تمدید مدت پروژه و جبران مالی نمی‌باشد و پیمانکار ملزم به پرداخت خسارت (Liquidated Damage) به کارفرما است.

Liquidated Damage معادل همان خسارت تأخیر کار، پیش‌بینی‌شده در ماده ۵۰ شرایط عمومی پیمان (نشریه ۴۳۱۱) می‌باشد.

مثال:

• سرعت نامناسب پیشرفت پروژه توسط پیمانکار و بهره‌وری پایین
• کار مجدد ناشی از خطاهای ساخت
• کمبود دانش و مهارت در مدیریت پروژه
• تأخیرات ناشی از پیمانکاران جزء
• تأخیرات ناشی از عدم تأمین به‌موقع تجهیزات و مصالح توسط تأمین‌کنندگان
• بازدهی کم ماشین‌آلات
• و ….

در فرهنگ واژگان نظام فنی و اجرایی کشور، واژه تأخیرات مجاز با عنوان Disallowable Delay مشخص گردیده است. اما در مراجع بین‌المللی تأخیرات غیرمجاز عموماً با واژه Non-excusable Delay شناخته می‌شود

3. تأخیرات هم‌زمان (Concurrent delays)

یکی از مهم ترین انواع تأخیرات ، تأخیرات هم‌زمان نام دارد. اگرچه در خصوص تأخیرات هم‌زمان،‌ در پیمان های همسان کشور همانند نشریه ۴۳۱۱ و سایر نشریات سازمان برنامه‌وبودجه کشور، اشاره‌ای نگردیده است و موضوع تأخیرات هم‌زمان مسکوت باقی‌مانده است. اما تعریف تأخیرات هم‌زمان به شرح زیر می‌باشد:

مادامی یک رویداد تأخیر کارفرما و یک رویداد تأخیر پیمانکار،  به طور هم‌زمان رخ می‌دهد و اثرات هر کدام، در یک‌زمان تأثیر می‌گذارد، تأخیر هم‌زمان نامیده می‌شود.

به تصویر زیر دقت نمایید.

مطابق با تصویر فوق، در یک تاریخ مشخص، یک تأخیر از سوی پیمانکار و یک تأخیر از سوی کارفرما رخ‌داده است که هر ۲ تأخیر  اثر یکسانی بر فعالیت D که آخرین فعالیت و مشخص‌کننده زمان پایان پروژه می‌باشد، دارند. به پدیده فوق اصطلاحاً تأخیرات هم‌زمان از نوع Literal می‌گویند.

در کنار تأخیرات هم‌زمان از نوع Literal، نوع دیگر تأخیرات هم‌زمان با عنوان Functional شناخته می‌شود. البته توضیحات مربوط به تأخیرات هم‌زمان، اثرات حقوقی آن، دیدگاه‌هایی که در عرصه بین‌الملل در خصوص آن وجود دارد، آز حوصله این مقاله خارج است؛ اما در مقالات آتی، به طور مفصل در خصوص تأخیرات هم‌زمان صحبت خواهیم کرد.

مثال

• هم‌زمانی تأخیر در ابلاغ نقشه‌ها توسط کارفرما و عدم حضور پیمانکار جز برای انجام همان کار
• هم‌زمان تأخیر ناشی از عدم تأمین مصالح توسط کارفرما و خرابی ماشین‌آلات پیمانکار
• و …

نکته: در اکثر پروژه‌های کوتاه‌مدت پیمان فاقد تعدیل در نظر گرفته می‌شود؛ در این دسته از موارد پیمانکاران از روی ناچار می‌بایست با تفسیر بخشنامه تعدیل نرخ ارز دست‌وپنجه نرم می‌کنند که باتوجه‌به انواع روش‌های تخصصی که برای تعدیل نرخ ارز  وجود دارد، احتمال اینکه نتوانید ضرر و زیان خود را محاسبه کنید بسیار بالاست.

4. دسته‌بندی انواع تأخیرات از منظر  قابل‌جبران و غیرقابل‌جبران (خسارت‌پذیری)

از منظر پیمانکاری، تبعات بروز تأخیرات در پروژه، به دودسته، قابل‌جبران و غیرقابل‌جبران تقسیم‌بندی می‌شوند. اما پیش از آن که در خصوص این موضوع توضیحات ارائه شود، بهتر است با واژه «تمدید مدت پیمان» آشنا شویم.

• تمدید مدت پیمان

اجازه افزایش مدت انجام کار به دلیل تأخیر ناشی از عواملی که خارج از کنترل پیمانکار باشد و یا حجم کار اضافه شده باشد. (از منظر  تعاریف نشریه فرهنگ واژگان نظام فنی و اجرایی کشور)

زمانی اضافی اعطا شده به پیمانکار به‌منظور ارائه یک دوره زمانی افزایش‌یافته یا تاریخی که قرار است در آن، کار تکمیل شود، یا باید تکمیل شود تا پیمانکار از مسئولیت خسارت تأخیر  کار، معاف شود. (از منظر تعاریف دستورالعمل SCL)

به زبان ساده‌تر، با وقوع تأخیرات مجاز در پروژه، پیمانکار می‌تواند معادل تأخیرات مجاز، درخواست تمدید پیمان را داشته باشد، در این صورت معادل تأخیرات مجاز به مدت پروژه افزوده شده و تاریخ تکمیل تغییر می‌نماید که در واقع تمدید مدت پیمان صورت پذیرفته است.

در مراجع بین‌المللی تمدید مدت پیمان با واژه Extension of time و یا به‌اختصار EOT شناخته می‌شود.

حالا که به تعریف تمدید مدت پیمان آشنا شدیم، به دسته‌بندی تأخیرات از منظر قابل‌جبران و غیرقابل‌جبران بپردازیم.

تأخیرات قابل‌جبران (Compensable Delay):

آن بخش از تأخیرات که پیمانکار مستحق جبران از لحاظ تمدید مدت یا جبران مالی‌ است. در واقع مادامی که پروژه دارای تأخیرات مجاز است، به طور معمول پیمانکاران دو درخواست زیر را مطرح می‌نماید:

• درخواست تمدید مدت پیمان به جهت تکمیل پروژه
• طرح ادعاهای مالی و دریافت خسارت (Compensation) به جهت جبران خسارت های وارده در بازهٔ تأخیرات مجاز از جمله خسارت مربوط به هزینه‌های بالاسری، تجهیز کارگاه، هزینه‌های وارده ناشی از جابه‌جایی زمان فعالیت‌ها و …

انواع تأخیرات غیرقابل‌جبران (Non-Compensable Delay):

آن بخش از تأخیرات که قابلیت جبران مالی برای پیمانکار ندارد.

این یک تصور اشتباه و رایج است که اگر پیمانکار مستحق دریافت تمدید مدت باشد، به طور خودکار محق به دریافت جبران خسارت مالی نیز می‌باشد و یا برعکس.  در واقع برداشت‌هایی رایج در کشور و حتی در عرصه بین‌الملل، ‌ این‌گونه است که بسیاری بر این باورند، مادامی که تأخیرات مجاز شود، به همان میزان تأخیرات مجاز، ‌ تمام خسارت‌ها به پیمانکار پرداخت می‌شود.

برای مثال در برخورد با تأخیرات هم‌زمان، یکی از رویه‌ها و نظریه‌های حاکم در عرصه بین‌الملل به شرح زیر است:

در صورت وقوع تأخیرات هم‌زمان، تمدید مدت پیمان صورت می‌پذیرد، ‌ اما خسارت مالی به پیمانکار پرداخت نمی‌گردد.

البته در عرصه بین‌المللی بابت تأخیرات ناشی از حوادث قهری، شرایط آب‌وهوایی و … نیز، خسارت مالی پرداخت نمی‌گردد، اما در رویه‌های داخلی بر پایه پیمان‌های همسان سازمان برنامه‌وبودجه کشور همچون نشریه ۴۳۱۱ (شرایط عمومی پیمان)، درصورتی‌که تأخیرات مجاز ناشی از شرایط آب‌وهوایی باشد، خسارت مالی به پیمانکار تعلق می‌گیرد.

در مقاله فوق دسته‌بندی کاملی از  انواع تأخیرات در پروژه‌های عمرانی و تبعات آن برای طرفین پیمان، مورد بررسی قرار گرفت. یکی از سرفصل‌هایی که در این مقاله نیاز به توضیحات مفصل‌تر و تکمیلی دارد، پیرامون «تأخیرات هم‌زمان» می‌باشد. دپارتمان تولید محتوای همیار مترور، پیرامون موضوع تأخیرات هم‌زمان، مقاله مفصلی را در آینده منتشر خواهد نمود.

موضوع قرارداد در پروژه‌های عمرانی، موضوع بنیادی و حائز به اهمیت برای ارکان مثلث پروژه (کارفرما، ‌پیمانکار و مشاور) می‌باشد. تهیه اسناد قرارداد در زمان مناقصه توسط مشاور و کارفرما و بررسی همان اسناد توسط پیمانکار، در موفقیت و پیشبرد پروژه‌های عمرانی بسیار مؤثر است.

5. اثرات و هزینه‌های ناشی از تأخیرات ایجاد شده در پروژه چیست؟

درست است که تأخیرات در پروژه گاهی امری اجتناب‌ناپذیر است، ولی باید به این نکته اشاره کرد که متضرر اصلی در تأخیر زمان تحویل پروژه‌ها سرمایه‌گذار و کارفرمای اصلی هستند؛ زیرا در قبال تأخیر پروژه  مشمول هزینه‌های جبران‌ناپذیری می‌شوند  که در زیر به آن اشاره شده است.

• هزینه دیر رسیدن محصول به مشتری نهایی که به معنی سود ازدست‌رفته است.
• هزینه ناشی از گران‌شدن منابع و مصالح در پروژه‌های عمرانی
• افزایش هزینه نیروی انسانی در اثر تورم و نیاز به نیروی کار بیشتر به دلیل به‌موقع به اتمام نرسیدن پروژه
• هزینه تمدید مجوزهای ساخت و پیمان‌نامه‌ها با کارگران و پیمانکاران
• افزایش نرخ و بهره منابع بانکی در اثر عدم تحویل به‌موقع پروژه و نرسیدن به سود پیش‌بینی‌شده محصول نهایی

6. انواع تأخیرات در پروژه کدام‌اند؟

تأخیرات فنی ناشی از مسائل فنی و اجرایی و تأخیرات مالی در پرداخت‌های پروژه شامل پیش‌پرداخت‌ها، صورت‌وضعیت‌ها و … هستند که در ادامه به‌تفصیل به آنها پرداخته شده است.

1.6. تأخیرات فنی پروژه

• تأخیر در ابلاغ نقشه‌ها توسط کارفرما یا مشاور
• تغییر در نقشه‌ها
• تأخیر در تحویل کارگاه
• تأخیر در تحویل مصالح
• برآورد اشتباه از کار
• ضعف اجرایی و عدم کفایت پیمانکاران
• در دسترس نبودن به هنگام تجهیزات کاری
• تأخیر در فرآیندهای کلیدی پروژه (قراردادها ، دستور کارها و …)
• تأخیر در اخذ مجوزها
• مشخص نبودن استراتژی های روش اجرای پروژه ( فاز بندی ها و اولویت بندی های تحویل)

2.6. تأخیرات مالی پروژه

• عدم تامین به‌موقع اعتبارات پروژه
• عدم پرداخت به‌موقع پیش‌پرداخت‌ها و صورت وضعیت ها
• عدم مدیریت جریان نقدینگی پروژه
• مشخص نبودن استراتژی پرداخت ها با پیمانکاران و تامین کنندگان (تهاتر، نقد، چک و …)

7. گام‌های مدیریت بر تأخیرات عملیات اجرایی پروژه

• بررسی گزارشات عملکردی پروژه
• شناخت عناصر تأخیر
• جمع آوری اطلاعات و عوامل تأخیرات
• اولویت بندی عوامل تأخیرات
• شناخت علل اصلی تأخیرات
• بررسی پیشنهادات و اقدامات جهت بهبود تأخیرات
• انتخاب راه حل جهت بهبود تأخیرات
• اجرا و پیاده سازی

1.7. بررسی گزارشات عملکردی پروژه

تهیه گزارشات تحلیلی از عملکرد اجرایی پروژه مطابق با برنامه زمانبندی مصوب از مهمترین موضوعات در حوزه برنامه ریزی و کنترل پروژه است ؛ که باید عملکرد پروژه در سه حوزه زمان، هزینه و کیفیت مورد ارزیابی دوره ای قرار گیرد و عوامل تاثیر گذار بر عدم پیشرفت پروژه مطرح شود و مورد بررسی قرار گیرد. علاوه بر این برگزاری جلسات پیشرفت پروژه با حضور ارکان اصلی آن نیز باید در دستور کار قرار گیرد.

2.7. شناخت عناصر تأخیر

با توجه به تأخیرات پیش آمده در پروژه، باید حوزه تأخیرات (حوزه طراحی، حوزه مالی و…) مشخص شود.

3.7. جمع آوری اطلاعات و عوامل تأخیرات

در این مرحله کلیه مستندات و گزارش های موجود در حوزه تأخیرات تهیه و مورد بررسی قرار می گیرد. به عنوان مثال مکاتبات و مشکلات در حوزه تغییر در نقشه‌ها  باید جمع آوری و مستند شود.

4.8. اولویت بندی عوامل تأخیرات

پس از جمع آوری اطلاعات تأخیرات در هر حوزه باید تاثیر گذاری عوامل بر تأخیرات پروژه اولویت بندی شود. به عنوان مثال بیشترین تاخیرکنونی پروژه در حوزه تغییر نقشه‌ها و عدم پرداخت صورت وضعیت پیمانکاران است. کم کردن عوامل تأخیر در این مرحله نقش بسزایی در تصمیم گیری های  بعدی دارد. به عبارتی سهم هر عامل تأخیر بر مدت زمان تأخیر در کل پروژه را باید محاسبه کرد.

5.8. شناخت علل اصلی تأخیرات

در برخی مواقع دلیل به وجود آمدن تأخیر منشاء دیگری دارد که باید آن را شناسایی کرد. به عنوان مثال ممکن است عدم حضور فعال پیمانکار در پروژه به دلیل عدم پرداخت پیش‌پرداخت توسط واحد مالی باشد. در این مرحله باید ریشه تأخیر را شناسایی کرد. شناسایی عوامل اصلی و تلاش برای رفع آن موضوع بسیار مهمی است.

• بررسی پیشنهادات و اقدامات جهت بهبود تأخیرات

پس از شناسایی ریشه تأخیرات و اولویت بندی آنها ، باید برای جبران و یا رفع مشکل به وجود آمده راهکارها و پیشنهادات ارائه شده توسط تیم برنامه ریزی و تیم مهندسی  مورد بررسی قرار گیرد. در بعضی از مواقع خرید تجهیزات و ماشین آلات جدید ، انتخاب و یا تغییر پیمانکار ، تغییر سیاست های اجرا و … می تواند تاثیر مهمی در جبران تأخیرات در پروژه داشته باشد .

• اجرا و پیاده سازی

پس از نهایی شدن و اجرای اقدامات بهبود باید مطابق چرخه PDCA با کنترل و ارزیابی مجدد عملکرد پروژه مورد بررسی قرار گیرد، تا در صورت نیاز فرآیند مدیریت بر تأخیرات تحت کنترل قرار گیرد. در پایان باید بر این موضوع تاکید کرد که فرآیند های اجرایی مدیریت پروژه را به صورت مستمر با روش ها و مکانیزم های استاندارد، تحت کنترل و مدیریت قرار داد تا محصول نهایی پروژه با مناسب ترین هزینه، زمان و کیفیت تحویل مشتری نهایی گردد.

جمع‌بندی ونتیجه‌گیری

پیشنهاد می‌شود به جهت حصول نتایج واقعی‌تر در خصوص آنالیز تأخیرات پروژه، علاوه بر تأخیرات مجاز، ‌ تأخیرات غیرمجاز نیز مورد بررسی و تحلیل قرار بگیرد، البته ثبت تأخیرات طرفین و وجود مستندات مربوط، مستلزم سیستم مستندسازی قوی و چابک در پروژه‌ها می‌باشد که با شرایط فعلی سیستم مستندسازی پروژه‌ها در کشور آن‌چنان خوانایی ندارد.

جهت آشنایی کامل با  “روش‌های تجزیه و تحلیل تاخیرات در پروژه‌ها” به پکیج “جزوات کاربردی” در بخش گنجینه فایل وب‌سایت مراجعه فرمایید.