معرفی روش‌های مختلف برآورد قیمت ساخت پروژه

مقدمه

همیشه تلاش و انرژی که برای به‌دست‌آوردن یک قرارداد خوب ساخت‌وساز یا ایجاد یک رابطه وفادارانه با یک کارفرما یا مشتری خوب، صرف می‌شود، با یک برآورد نادرست یا ناقص هدر می‌رود. در این شرایط اخراج مهندس برآورد بیشتر از آنکه به نفع شما باشد، به کسب‌وکار شما لطمه خواهد زد. از آنجایی شما برای استفاده از ظرفیت کاری مجاز و رسیدن به اهداف کسب‌وکار خود، می‌بایست در مناقصات مختلف شرکت کنید؛ بنابراین بهتر است بجای اخراج، به مهندس برآورد خود کمک کنید تا برآوردهای هزینه دقیق‌تری تهیه کنید. برنده‌شدن در مناقصه نقش مهندس برآورد نیست.

نقش مهندس برآورد آماده‌سازی یک بودجه دقیق با تلرانس 1 تا 2 درصد از هزینه ای است که ساخت پروژه لازم خواهد داشت. سپس دستورالعمل ها، اهداف و استراتژی های تیم مدیریت، ضریب بالاسری و سود را تعیین می کند. در نهایی کردن مبلغ پیشنهادی، در حالت ایده آل، تنها متغیرهای برآورد قیمت، ضریب دشواری، بالاسری و سود می باشند. در این مقاله یک چرخه سودآوری ایده آل برای برآورد هزینه پروژه را نمایش می دهیم که با طی کردن این چرخه دقت برآوردهای هزینه تا حد زیادی افزایش می یابد.

1. محاسبه برآوردهای دقیقتر

برآوردهای دقیق بر اساس هزینه‌های واقعی نیروی انسانی، تجهیزات، ماشین‌آلات و مصالح موردنیاز جهت انجام آیتم‌های اجرایی هر پروژه به دست می‌آیند. برآورد هزینه‌ها بر اساس متره دقیق و با جزئیات همه قسمت‌های پروژه از روی نقشه ها انجام می‌شود. یکی از  مسئولیتهای بزرگ مهندس برآورد مطمئن شدن از بروز و دقیق بودن نرخ هایی است که مرتباً در حال تغییرند از جمله:

• برآورد دقیق و واقعی هزینه تمام شده نیروی انسانی: هر فرد بر اساس مزایا، سن، وابستگان و سابقه کار در شرکت، یک هزینه تمام شده متفاوتی دارد. هزینه تمام شده نیروی انسانی پروژه را به طور دقیق محاسبه و مالیات، بیمه تأمین اجتماعی، بیمه مسئولیت، تعطیلات، آموزش ایمنی، اضافه‌کاری و از کارافتادگی را پیش‌بینی و در محاسبات خود لحاظ کنید.
• برآورد دقیق و واقعی هزینه ماشین‌آلات و تجهیزات: ماشین‌آلات و تجهیزات سهم عمده‌ای از هزینه‌های یک پروژه را به خود اختصاص می‌دهند و بسته به نوع پروژه و ماشین‌آلات مورداستفاده این سهم می‌تواند بین 25 تا 50 درصد هزینه تمام شده پروژه را بخود اختصاص دهد. جهت محاسبه دقیق و واقعی هزینه ماشین‌آلات و تجهیزات ملکی در برآورد یک پروژه که معمولا بصورت ساعتی محاسبه می‌گردد می‌بایست هزینه خرید اولیه، استهلاک، سود سرمایه، بیمه (هزینه‌های مالکیت) و هزینه‌های مواد و لوازم مصرفی، تعمیرات و نگهداری (هزینه‌های عملیاتی) را به دست آورد و سپس مجموع هزینه‌های مذکور را بر تعداد ساعت بهره گیری از ماشین در طول چرخه عمر آن تقسیم کرد. برای اطلاعات بیشتر در این زمینه می‌توانید از نشریه 449 (مدیریت بهره برداری ماشین‌آلات عمرانی) معاونت برنامه ریزی و نظارت راهبردی رییس جمهور استفاده کنید. البته اطلاعات واقعی از میزان کار مفید و بازدهی ماشین‌آلات و تجهیزات، سوابق موجود از پروژه‌های گذشته در اختیار شما قرار می‌دهد.
• تجزیه بهای آیتم‌های کاری به عوامل نیروی انسانی، تجهیزات، مصالح و حمل: برآورد هزینه واقعی پروژه بدون استفاده از تجربه بها امکان‌پذیر نیست و هرچه تجزیه بهای مورداستفاده از نظر مصالح و نیروی انسانی و ماشین‌آلات موردنیاز به واقعیت نزدیک‌تر باشد به همان میزان برآورد اولیه دقیق‌تر و به هزینه واقعی پروژه نزدیک‌تر خواهد بود. در این مرحله کلیه آیتم‌های اجرایی پروژه از روی نقشه‌ها و برآوردهای کارفرما استخراج و برای هر آیتم تجزیه بهای مربوطه انجام می‌گردد. برای انجام این کار هر آیتم کاری به بخش‌های نیروی انسانی، ماشین‌آلات و تجهیزات، مصالح، حمل و غیره تفکیک می‌شود. سهم هریک از عوامل مذکور در قیمت نهایی آیتم‌ها را می‌توان با استفاده از اطلاعات به‌دست‌آمده از پروژه‌های پیشین و تجربیات نیروهای اجرایی، آنالیزهای معتبر در کتب مرجع دانشگاهی، آنالیزهای منتشره توسط سندیکاهای شرکت‌های ساختمانی و آنالیزهای منتشره توسط نظام فنی و اجرایی کشور به دست آورد. سپس با اعمال قیمت واحد به هریک از عوامل تفکیکی و جمع جبری آنها قیمت واحد آیتم کاری به دست می‌آید.
• برآورد دقیق هزینه‌های مقدماتی، پیش ساخت، تجهیز و برچیدن کارگاه: برآوردکننده‌های ضعیف بسیاری از هزینه‌هایی که پیش از عقد قرارداد و شروع به کار انجام می‌شود، هزینه‌های واقعی تجهیز و برچیدن کارگاه را محاسبه نمی‌کنند و تنها به اعمال یک ضریب یا درصد تقریبی از هزینه‌های کلی پروژه بسنده می‌کنند که معمولاً یا هزینه‌های واقعی را پوشش نمی‌دهد و یا بیش از آنچه باید پیش‌بینی شود محاسبه می‌گردد. برای مثال هزینه زمان و انرژی که برای برآورد پروژه صرف می‌شود، هزینه تهیه اسناد مناقصه، ضمانت‌نامه‌ها، بیمه‌ها، تجهیز کارگاه مانند کلیه حمل، بارگیری و تخلیه‌های مربوط به تجهیز کارگاه، ساخت دفاتر اداری، اسکان پرسنل مهندسی و کارگری، محصورسازی کارگاه، تأمین انرژی برقی، لوازم کامپیوتری و اداری، سرویس رفت‌وآمد، محل بارگیری و باراندازی و انبارها، سرویس‌های بهداشتی و حمام، جمع‌آوری و دفع فاضلاب، مخازن و لوله‌کشی‌های سوخت و آب آشامیدنی، جمع‌آوری و حمل زباله و نخاله، امور اداری و حراستی، ابزارآلات و تجهیزات عمومی موردنیاز در پروژه، حقوق پرسنل ستادی و جمع‌آوری و برچیدن کارگاه شامل نیروی انسانی و ماشین‌آلات موردنیاز جهت جمع‌آوری، بارگیری، حمل و تخلیه از جمله هزینه‌های اصلی است که در این قسمت از برآورد باید محاسبه شوند.
• برآورد دقیق ضریب بالاسری پروژه: هزینه‌های بالاسری سالانه خود را بر هزینه‌های سالانه پروژه‌های پیش‌بینی شده خود (نه ظرفیت بالقوه فروش خدمات) تقسیم کنید. با اعمال این ضریب یا درصد در هزینه‌های برآورد شده پروژه می‌توانید هزینه‌های بالاسری سالانه خود را پوشش دهید. برای مثال اگر 100 میلیون تومان مبلغ تقریبی هزینه‌های بالاسری شرکت شماست تقسیم بر 600 میلیون تومان هزینه سالانه پروژه‌های پیش‌بینی شده خود، ضریب 16 درصد جهت پوشش هزینه‌های بالاسری شما به دست می آید. استفاده از ضرایبی که به طور تجربی و عرف در صنعت ساخت و ساز مورداستفاده قرار می گیرند، برای همه پروژه ها به طور یکسان، اشتباه است و هزینه‌های بالاسری می‌بایست بر اساس هزینه‌های واقعی و شرایط واقعی کسب و کار به دست آید.
• برآورد دقیق ضریب سود: در ابتدای هر سال درباره سود خالص مورد انتظار خود در سال پیش رو تصمیم‌گیری کنید. از تقسیم میزان سود سالانه مورد انتظار بر هزینه‌های سالانه پروژه‌های پیش‌بینی شده، ضریب سود جهت اعمال در مبلغ برآورد پروژه به دست می‌آید.

2. تشکیل جلسات هماهنگی پیش از پروژه

برای شروع خوب هر پروژه، یک جلسه پیش از پروژه ترتیب دهید و محاسبات و برآوردهای مهندس برآورد را در اختیار تیم پروژه بگذارید. مهندس برآورد، مدیر پروژه، سرپرست کارگاه، سرپرست و فورمن اجرایی، سرپرست دفتر فنی پروژه را دور هم جمع کنید و برآورد پروژه، چهارچوب کار، ضروریات، محدودیت‌ها، زمان‌بندی و شرایط قراردادی را مورد بررسی قرار دهید. پیش از جلسه سرپرست و فورمن اجرایی را موظف کنید، چهارچوب و محدوده کار، نقشه ها و مقدار ساعات کار برآورده شده پرسنل اجرایی، تجهیزات و ماشین‌آلات لازم برای هر آیتم کاری را مورد بررسی و تا قرار دهند.

3. پیگیری و بررسی هزینه‌های پروژه

برای انجام این کار با جمع‌آوری اطلاعات دقیق از فورمن‌ها و پرسنل اجرایی کارگاه شروع کنید. در کارگاه فورمن‌های اجرایی می‌بایست میزان ساعت کارکرد نیروی انسانی (به تفکیک درجه مهارت)، تجهیزات و ماشین‌آلات را برای هریک از آیتم‌های کاری به طور روزانه بررسی و ثبت کنند. امروزه با استفاده از نرم‌افزارهای ثبت کارکرد روزانه پرسنل کارگاهی که بر روی گوشی‌های موبایل و تبلت‌ها نصب می‌شوند به‌راحتی می‌توان ضمن ثبت ساعات کار هر یک از پرسنل کارگاه، آیتم‌های کاری که هریک از افراد در طول روز انجام می‌دهند را نیز ثبت و در نهایت علاوه بر محاسبه حقوق و دستمزد افراد، میزان هزینه نیروی انسانی صرف شده برای هر آیتم کاری را نیز محاسبه نمود.

این اطلاعات ثبت شده قبل از ارسال به سیستم حسابداری می‌بایست توسط سرپرست اجرایی و سرپرست کارگاه بررسی و تأیید شود. تعداد ساعت کارکرد نیروی انسانی برای هر آیتم کاری می‌بایست با تعداد ساعت برآورد شده مقایسه شود و میزان کمتر یا بیشترشدن میزان ساعت کارکرد برای انجام کل آیتم کاری نسبت به مقدار برآورد شده پیش‌بینی شود. این کار برای تجهیزات و ماشین‌آلات نیز می‌بایست انجام شود. این اطلاعات می‌بایست به طور هفتگی توسط فورمن‌های اجرایی، سرپرست کارگاه و مدیر پروژه مورد بررسی قرار گیرد و درباره وضعیت موجود و راهکارهای مدیریت هزینه‌های پروژه طبق بودجه پیش‌بینی شده بحث و تبادل نظر شود.

4. بررسی نهایی و بازنگری در برآورد پروژه

بعد از تکمیل هر پروژه، مهندس برآورد و تیم پروژه می‌بایست هزینه‌های نهایی واقعی و ساعات کارکرد صرف شده برای هر آیتم کاری را در مقابل برآورد اولیه و نرخ‌های کارکرد برآورد شده برای هر آیتم کاری در زمان پیشنهاد قیمت مقایسه کنند. این کار به مهندس برآورد این امکان را می‌دهد که برآوردها و نرخ‌های کارکرد را برای پیشنهاد قیمت‌های آینده به‌روزرسانی کند.

5. برآورد هزینه و تفاوت آن با مدیریت هزینه

مدیریت هزینه پروژه (Project cost management) روشی برای برنامه‌ریزی، تخمین، تخصیص بودجه، مدیریت و کنترل پروژه از آغاز تا پایان به کار است که هدف اصلی آن تکمیل پروژه مطابق بودجه از پیش تعیین شده برای آن است. برآورد هزینه زیرمجموعه مدیریت هزینه پروژه و به‌طورکلی مدیریت پروژه محسوب می‌شود. در فرایند مدیریت هزینه، تخمین و برآورد هزینه، جمع‌آوری داده، برنامه‌ریزی و اجرا انجام می‌شود. به‌طورکلی برآورد هزینه در سطوح مختلف و باتوجه‌به داده‌های در دسترس دسته‌بندی می‌شود.

1.5. برآورد هزینه در سطح اول

برآورد در مدت‌زمان کوتاه و بر اساس اطلاعات کلی از یک طرح یا پروژه نظیر محل جغرافیایی، نوع پروژه، ظرفیت آن و پیش از کارهای مقدماتی طراحی انجام می‌شود. سطح اول، در زمان شکل‌گیری ایده اولیه پروژه و تحلیل‌های مقدماتی (انتخاب متغیرهای سرمایه‌گذاری و طراحی، امکان‌سنجی اولیه و …) کاربرد دارد. پروژه در این سطح معمولاً تنها در حد خریداری زمین و تعریف پروژه و … است.

2.5. برآورد هزینه در سطح دوم

در سطح دوم،  نمودار جریانی و شماتیک طرح یا پروژه همراه با مشخصات تجهیزات اصلی آن مشخص شده است. معمولاً در این مقطع، کارهای مهندسی مانند تهیه نقشه‌ها تا سطح ۲٠ درصد پیشرفت داشته‌اند و برآورد هزینه حاصل از این سطح می‌تواند در مطالعات امکان‌سنجی اقتصادی و همچنین پیش‌بینی بودجه باشد.

3.5. برآورد هزینه در سطح سوم

در سطح سوم کارهای مهندسی تا سطوح بالای ۵٠ درصد پیشرفت داشته‌اند و جزئیات بخش‌های مختلف، یا تکمیل شده‌اند و یا در حال نهایی شدن هستند. برآورد حاصل از این سطح برای تخصیص اعتبارات و برگزاری مناقصات قابل استناد خواهد بود.

6. روش‌های برآورد هزینه کدام است؟

روش‌های بسیاری به منظور برآورد هزینه طرح‌ها و پروژه‌ها در سطوح آمده در بالا وجود دارد که هر یک متکی بر استاندارها، شاخص‌ها، ضرایب و فاکتورهای خاص خود هستند. در ویرایش پنجم استاندارد مدیریت پروژه (PMBOK-5th Edition) روش‌هایی برای برآورد معرفی شده است که در ادامه به آن‌ها پرداخته شده است.

1.6. روش‌ پائین به بالا

روش پایین‌به‌بالا (Bottom-Up) بر مبنای طراحی دقیق مهندسی و تجزیه کامل اجزاء پروژه و حجم برآورد شده حاصل از آن انجام می‌شود. معمولاً این نوع از برآورد، ارقام مندرج در فهرست‌های بها را ملاک قرار داده و از دقت نسبتاً بالایی برخوردار است ولی زمان زیادی را طلب می‌کند و پرهزینه است که معمولاً نیازهای سطح سوم را تأمین می‌کند.

2.6. روش‌ مقایسه‌ای

روش مقایسه‌ای (Analogous) معمولاً بر اساس تخمین پروژه‌های مشابه پیشین که در داخل یا خارج از شرکت انجام شده و یا اطلاعات هزینه‌ای آن‌ها منتشر شده است، به دست می‌آیند. این روش کم هزینه و سریع است و پاسخگوی نیازهای سطوح اول و یا دوم می‌تواند باشد.

3.6. روش‌ پارامتریک

روش پارامتریک (Parametric) با استفاده از اطلاعات هزینه‌ای پروژه‌های گذشته، برآورد را بر اساس یک پارامتر خاص مانند متراژ و … ارائه می‌کند؛ مثلاً برآورد هزینه احداث یک آب انبار بر اساس حجم آبی که در آن جای می‌گیرد. این نوع از برآورد، نیازهای کاربردی مربوط به سطوح اول و دوم (خصوصاً اول) را تأمین می‌کند.

4.6. روش‌ ابتکاری یا سرانگشتی

روش ابتکاری یا سرانگشتی (Heuristic) بر مبنای استفاده از تجربیات افراد خبره و قواعد کلی مورد قبول آن‌ها بنا نهاده شده است و معمولاً در سطح یک مورد استفاده قرار می‌گیرد. در بسیاری از منابع، به سه روش مقایسه‌ای، پارامتریک و ابتکاری یا سرانگشتی ،روش‌پایین به بالا نیز گفته شده است. هدف از ارائه این مقاله، ایجاد روش‌های مشخص و تدوین شده برای برآورد هزینه‌های پروژه یا طرح‌ها در مرحله ایجاد و در سطوح ١ و ۲ با محدوده دقت ٣٠+ درصد تا ۲٠- درصد است. از این رو مقصد اصلی در آن استفاده از اطلاعات و تجربیات حاصل از پروژه‌های پیشین و همچنین قضاوت افراد خبره و ماهر است.

7. مراحل برآورد هزینه‌های پروژه

به‌طورکلی برآورد هزینه یک فعالیت مشخص، به همراه برآورد مدت‌زمان انجام آن، شامل پنج مرحله است که در زیر از آن‌ها یاد شده است.

• تعیین منابع مورد نیاز که برای انجام یک پروژه استفاده خواهند شد.
• محاسبه‌ مقدار منابع مورد نیاز در پروژه
• تعیین هزینه‌ استفاده از هر یک از منابع به منظور دستیابی به هدف پروژه
• محاسبه‌ هزینه انجام فعالیت و مدت زمانی که طول می‌کشد تا یک فعالیت انجام شود.
• اطمینان از اینکه به پروژه منابعی بیش از اندازه اختصاص داده نشده است تا در انتهای کار پروژه با اضافه منابع مواجه شود.

8. هزینه‌های جانبی پروژه

به یاد داشته باشد که تنها تخمین هزینه‌های مستقیم برای تعیین بودجه کل یک پروژه کافی نیست بلکه باید سایر هزینه‌ها از قبیل مواردی که در ادامه به آن‌ها پرداخته شده است نیز در نظر گرفته شود. بدون احتساب هزینه‌های جانبی پروژه در ادامه روند اجرایی مشکلاتی مانند کمبود بودجه گریبان گیر کارفرما و مدیر پروژه خواهد شد.

1.8. هزینه‌های غیر مستقیم

هزینه‌های غیر مستقیم شامل هزینه‌هایی مانند اجاره، خدمات رفاهی، بیمه کارگران و سایر هزینه‌های اداری است که باید در گزارش امکان سنجی و پیش امکان سنجی آماده شود.

2.8. هزینه‌های غیر قابل جبران

هزینه‌هایی غیر قابل جبران هستند که وقوع آن‌ها را پیش از پروژه فعلی متحمل می‌دانیم. برای مثال ممکن است پیش از این، تلاشی برای توسعه یک سیستم عملیاتی صورت گرفته باشد که بعد از سه ماه با هزینه‌ی زیاد با شکست مواجه شده است.

3.8. ذخایر

هنگام بروز شرایط پیش‌بینی نشده مانند شیوع یک بیماری همه گیر، ذخایر به عنوان ضربه گیر عمل می‌کنند. ذخایر مانند یک موازنه هستند. معمولاً مدیریت بالاتر و سرمایه گذار، وجود این گونه ذخایر را هزینه اضافی تلقی می‌کنند و در پی حذف آن‌ها از بودجه‌ی پروژه هستند؛ اما یک مدیر پروژه باتجربه، ذخیره‌ی کافی در بودجه‌ پروژه را می‌گنجاند تا در صورت بروز مشکل از آن بهره برداری کند.

4.8. هزینه و زمان یادگیری افراد گروه

افراد کم تجربه معمولاً در حین انجام پروژه و مواجهه با موضوعات جدید، مرتکب اشتباهاتی می‌شوند. این بازه یادگیری باید در زمان‌بندی یا بودجه‌ی پروژه در نظر گرفته شود تا میزان خطای انسانی و زمان و هزینه‌ای که این عامل بر دوش پروژه می گذارد نیز محاسبه شود.