انواع صورت‌وضعیت در پروژه

مقدمه

سؤالاتی که در این محتوا مطرح است این است که صورت‌وضعیت تجمیعی چیست؟ صورت‌وضعیت چیست؟ منظور از صورت‌وضعیت پیمانکاری چیست؟ صورت‌وضعیت قطعی به چه معنا است؟ صورت‌وضعیت در قراردادهای پیمان مدیریت چیست؟ در آخر هر ماه و یا هر زمانی که کارفرما مشخص نماید پیمانکار طبق روال معمول بایستی صورت‌وضعیت کارهای انجام شده از ابتدای انجام کار تا آن تاریخ را بر اساس نقشه‌های اجرایی به کارفرما تحویل دهد؛ مانند دستور کارها، صورت‌مجلس‌ها، هزینه‌ها و… صورت‌وضعیت پیمانکاری در واقع سندی است برای ارائه گزارش مالی از عملکرد عملیات اجرایی انجام شده بر مبنای قرارداد فی ما بین کارفرما و پیمانکار. صورت‌وضعیت به اسناد فنی و مالی اطلاق می‌شود که در آخر هر دوره کارکرد که عموماً ماهیانه است توسط شخص پیمانکار به کارفرما ارسال می‌گردد.

1. صورت‌وضعیت چیست؟

یکی از مهم‌ترین کارهای یک مهندس دفتر فنی، نوشتن صورت‌وضعیت تأیید شده و گرفتن هزینه کارهای صورت‌گرفته در طول اجرای پروژه از کارفرما است. صورت‌وضعیت تأیید شده، سندی است که توسط مهندس دفتر فنی تهیه می‌شود و در آن نشان داده می‌شود که چه میزان از کار پروژه تا آن لحظه انجام شده و چه مقدار از بودجه پروژه هزینه شده است. این گزارش مالی معمولاً به‌صورت ماهانه توسط پیمانکار تهیه می‌شود و برای آگاهی‌رسانی و پرداخت هزینه‌ها به کارفرما ارسال می‌شود که به آن متره و برآورد (Quantity surveying and Estimating) نیز گفته می‌شود. این صورت‌وضعیت  (Project Status Report)به‌عنوان یک ابزار مدیریتی مهم در پروژه‌های ساختمانی و عمرانی استفاده می‌شود و کاربرد آن در کنترل هزینه‌های پروژه و بررسی پیشرفت پروژه بسیار مهم است. براین‌اساس، مهندس دفتر فنی باید اطمینان حاصل کند که کارهای انجام شده توسط پیمانکار، مطابق با شرایط و مقررات قرارداد بوده و هزینه‌های پرداخت شده به‌صورت صحیح و مطابق با قرارداد صورت‌گرفته است؛ بنابراین، نوشتن صورت‌وضعیت تأیید شده و گرفتن هزینه کارهای صورت‌گرفته در طول اجرای پروژه از کارفرما، دو مسئولیت مهم و اساسی برای مهندس دفتر فنی خبره است که برای موفقیت پروژه بسیار حائز اهمیت هستند.

2. صورت‌وضعیت پیمانکاری

طبق تعریف ماده ۳۷ شرایط عمومی پیمان (صورت‌وضعیت پیمان)، پیمانکار باید در آخر هر ماه، وضعیت کارهای انجام شده از شروع پروژه تا آن تاریخ را اندازه‌گیری کند و میزان مصالح و تجهیزات پای‌کار را تعیین کند. سپس بر اساس تعرفه‌های موجود در قرارداد، مبلغ انجام کار را محاسبه کرده و آن را به مهندس مشاور تحویل می‌دهد. مهندس مشاور نیز باید صورت‌وضعیت را از نظر تطبیق با اسناد و مدارک پیمان کنترل کرده و در صورت لزوم با تعیین دلیل اصلاح کند. سپس صورت‌وضعیت را به کارفرما ارسال می‌کند و مراتب را به اطلاع پیمانکار می‌رساند. پس از ارسال صورت‌وضعیت به کارفرما، او باید ظرف مدت حداکثر ده روز به آن رسیدگی کند و بعد از کسر وجوهی که بابت گزارش‌های قبلی پرداخت شده باقیمانده مبلغ را نیز پرداخت نماید.

3. انواع صورت‌وضعیت پروژه

به‌طورکلی طبق قانون دو نوع صورت‌وضعیت وجود دارد که شامل صورت‌وضعیت موقت و قطعی است که در ادامه به بررسی هریک می‌پردازیم:

1.3. صورت‌وضعیت موقت

صورت‌وضعیت موقت یا صورت‌وضعیت ماقبل قطعی، یکی از انواع صورت‌وضعیت است که توسط پیمانکار در طول دوره اجرای پروژه تهیه می‌شود. هدف از تهیه این گزارش، مطالبه مبالغی است که برای خرید مصالح پای‌کار، هزینه‌های تجهیز کارگاه و دیگر هزینه‌هایی که برای شروع کار صرف شده‌اند، است. این گزارش، معمولاً به‌صورت دوره‌ای و در زمان‌های مشخصی، مانند پایان هر ماه، تهیه می‌شود. پس از تهیه گزارش، پیمانکار باید آن را به کارفرما تحویل دهد و درصورتی‌که به‌موقع ارائه نشود، کارفرما هیچ‌گونه مسئولیتی در قبال تأخیر در پرداخت نخواهد داشت. به‌طورکلی، صورت‌وضعیت موقت به‌عنوان یکی از اسناد مهم در پروژه‌های ساختمانی و عمرانی، به کارفرما کمک می‌کند تا وضعیت پیشرفت پروژه را به‌صورت دقیق‌تری پایش کند و ملازمات مالی پروژه را به‌موقع پرداخت کند.

2.3. صورت‌وضعیت قطعی

دسته دوم صورت‌وضعیت شامل صورت‌وضعیت قطعی است که در پایان پروژه توسط پیمانکار تهیه می‌شود و شامل هزینه‌های برچیدن کارگاه بعد از اتمام کار و بندهای باقی‌مانده از قرارداد است. پیمانکار باید حداکثر تا یک ماه پس از تحویل موقت، صورت‌وضعیت قطعی را بر اساس کارهای انجام‌گرفته و مفاد پیمان به مهندس مشاور ارسال کند. سپس مهندس مشاور باید ظرف مدت دو ماه، صورت‌وضعیت قطعی را بررسی کند و به کارفرما ارائه دهد. درصورتی‌که صورت‌وضعیت موقت نیز تهیه شده باشد، صورت‌وضعیت قطعی بر اساس آن تهیه می‌شود. در غیر این صورت، صورت‌وضعیت قطعی بر اساس مستندات و اسناد پروژه تهیه می‌شود. کارفرما موظف است حداکثر تا سه ماه بعد از وصول صورت‌وضعیت قطعی، تمام مبالغ باقی‌مانده را به پیمانکار پرداخت کند. صورت‌وضعیت قطعی، به‌عنوان یکی از اسناد مهم در پروژه‌های ساختمانی و عمرانی، به کارفرما کمک می‌کند تا مبالغ دقیق پرداختی را به پیمانکار تعیین کند و تسویه‌حساب درستی صورت گیرد.

3.3. صورت‌وضعیت تأییدشده

صورت‌وضعیت پیمان باید ابتدا به تأیید مشاور و یا گروه مشاورین برسد و پس‌ از آن قابل‌وصول خواهد بود. در صورت عدم تأیید مبالغ درج شده در آن قابل‌استناد و معتبر نخواهد بود؛ بنابراین صورت‌وضعیت تأییدشده به‌صورت وضعیتی گفته می‌شود که تمامی نکات و مراحل لازم را رعایت نموده و هیچ مشکلی در حین بررسی‌ها نداشته است. این صورت‌وضعیت پس از رعایت تمامی موارد و نداشتن هیچ مشکلی قابل‌پرداخت خواهد بود.

4.3. صورت‌وضعیت تجمیعی

به‌تمامی صورت‌وضعیت‌هایی که به‌صورت تجمعی تهیه می‌شوند صورت‌وضعیت تجمیعی گفته می‌شود. همان‌طور که بیان شد افراد موظف هستند که در پایان هر ماه صورت‌وضعیت کارها و هزینه‌های انجام شده تا آن تاریخ را تهیه نموده و به کارفرما ارائه کند و این یعنی صورت‌وضعیت تجمیعی است.

صورت‌وضعیت‌هایی که مترور به‌صورت تجمعی آماده و تهیه نموده و در آن مقدار کارهای صورت‌گرفته از اول پروژه تا آن تاریخ  نوشته شده را صورت‌وضعیت تجمعی گویند. در مادهٔ 37 شرایط عمومی پیمان این‌گونه آمده است که: در آخر هر ماه، وضعیت کارهای انجام شده از شروع کار تا آن تاریخ را که طبق نقشه‌های اجرائی، دستور کارها و صورت‌جلسه‌هاست اندازی گیری می‌نماید و مقدار مصالح و تجهیزات پای‌کار را تعیین می‌کند، سپس بر اساس فهرست‌بهای منظم به پیمان، مبلغ صورت‌وضعیت را محاسبه کرده و آن را در آخر ماه تسلیم مهندس ناظر می‌نماید.

پس بادقت در این ماده می‌توان دریافت که مترور باید آخر هر ماه صورت‌وضعیت کارهای صورت‌گرفته تا آن تاریخ را تهیه و تدوین کند و این کار را تجمعی بودن صورت‌وضعیت خطاب می‌نمایند.

می‌توان این‌گونه مثال زد که تصور کنید در پروژه‌ای پیمانکار برای آغاز عملیات اجرائی‌اش دو تن شن، ماسه و سیمان را آماده نموده و در کارگاه قرار داده است. مقداری که برای این مصالح برآورد شده 300 ریال می باشد. در ماه اول کاری، پیمانکار فقط مصالح  پای‌کار را دارد و مترور مقدار برآوردی خود را در صورت‌وضعیت شماره 1 نوشته و مکتوب می‌نماید. بعد از این که کارفرما آن را تائید نمود پیمانکار 300 ریال خود را دریافت خواهد کرد.

در ماه دومی پیمانکار مصالح را به بتن تبدیل نموده و در اجرای کارش استفاده می‌کند. پس پیمانکار در ماه دوم مصالح پای‌کار تهیه نکرده و مترور در صورت‌وضعیت شماره 2 مقدار مصالح را صفر نوشته و مقدار برآوردی که از اجرای عملیات بتن‌ریزی به‌دست‌آمده را در صورت‌وضعیت خواهد نوشت مثلاً 450 ریال هزینهٔ این عملیات شده است.

پس طبق صورت‌وضعیت شماره 2 چون پیمانکار هزینه ای برای مصالح انجام نداده است و برآوردی که در صورت‌وضعیت 2 وجود دارد پیمانکار مقدار 150ریال= 300-450 را از کارفرما خواهد گرفت.

در نوشتن صورت‌وضعیت‌ها دقت لازم را داشته باشید و تمام موارد مربوطه در پیمان را بررسی و طبق آن‌ها عمل کرده و چیزی را از قلم نیندازید.

4. تفاوت صورت‌وضعیت موقت و صورت‌وضعیت قطعی

صورت‌وضعیت موقت و صورت‌وضعیت قطعی، هر دو اسناد مالی مهمی هستند که در پروژه‌های ساختمانی و عمرانی استفاده می‌شوند. بااین‌حال، تفاوت‌هایی بین این دو وجود دارد:
1. زمان تهیه: صورت‌وضعیت موقت، در طول دوره اجرای پروژه تهیه می‌شود و هدف آن مطالبه مبالغی است که برای خرید مصالح پای‌کار و هزینه‌های تجهیز کارگاه در آن تاریخ مشخص صرف شده است. اما صورت‌وضعیت قطعی، در پایان پروژه تهیه می‌شود و شامل هزینه‌های برچیدن کارگاه بعد از اتمام کار و بندهای باقی‌مانده از قرارداد است.
2. شکل و محتوا: صورت‌وضعیت موقت، در مقایسه با صورت‌وضعیت قطعی، شامل جزئیات کمتری از هزینه‌های پروژه است و به‌صورت موقت و برای دوره‌ای خاص تهیه می‌شود. اما صورت‌وضعیت قطعی، به‌عنوان یک گزارش کامل از تمامی هزینه‌های پروژه و بر اساس اسناد و مستندات مربوطه تهیه می‌شود.
3. تأثیر بر پرداخت: صورت‌وضعیت موقت، هیچ تأثیری در پرداخت مبالغ به پیمانکار ندارد و فقط به‌عنوان یک گزارش ارائه می‌شود. اما صورت‌وضعیت قطعی، به‌عنوان یکی از مستندات مهم در تسویه حساب با پیمانکار، تأثیر مستقیمی بر پرداخت مبالغ دارد و کارفرما موظف است تمامی مبالغ باقی‌مانده را پس از تأیید صورت‌وضعیت قطعی به پیمانکار پرداخت کند.
بنابراین، صورت‌وضعیت موقت و صورت‌وضعیت قطعی، هر دو گزارش‌های مالی مهمی هستند که در پروژه‌های ساختمانی و عمرانی استفاده می‌شوند، اما با توجه به تفاوت‌هایی که بین آن‌ها وجود دارد، استفاده از هر کدام بسته به مرحله پروژه و نیازهای کارفرما و پیمانکار، متفاوت است.

5. نحوه نوشتن انواع صورت‌وضعیت

نوشتن صورت‌وضعیت، به‌عنوان یکی از اسناد مهم در پروژه‌های ساختمانی و عمرانی، باید به‌گونه‌ای انجام شود که تمامی هزینه‌ها و کارهای انجام‌شده در پروژه به‌درستی محاسبه شده و به شکل مناسبی در اسناد پروژه ثبت شوند. شناسنامه صورت‌وضعیت به‌عنوان صفحه اول صورت‌وضعیت، اطلاعات اصلی مربوط به پروژه و قرارداد را در بر می‌گیرد. همچنین، مستندات (تمامی ابلاغیه‌های دریافتی از کارفرما، صورت‌جلسات و دستور کارها)، ریزمتره (شامل تمام مقادیر طول، عرض و ارتفاع که توسط مترور اندازه‌گیری شده)، خلاصه متره (خلاصه‌ای از کارهای انجام‌گرفته و هزینه‌های)، ریز مالی (مبالغی که از ابتدای پروژه هزینه شده)، خلاصه مالی کل و فاکتورهای خرید از جمله اسناد و برگه‌هایی هستند که برای تدوین و ارائه صورت‌وضعیت لازم است. بادقت و دقت در تهیه این اسناد، می‌توان از درستی و کاملی صورت‌وضعیت اطمینان حاصل کرد. در ادامه، نحوه نوشتن انواع صورت‌وضعیت را بررسی می‌کنیم:

• 1. صورت‌وضعیت موقت: این نوع صورت‌وضعیت، در طول دوره اجرای پروژه تهیه می‌شود و به‌صورت مکرر (مثلاً هر دو هفته یا هر ماه) ارائه می‌شود. نحوه نوشتن این نوع صورت‌وضعیت عبارت است از:

– عنوان صورت‌وضعیت موقت و شماره آن
– تاریخ تهیه صورت‌وضعیت
– جزئیات هزینه‌های برگزاری پروژه در دوره مشخص شده (مثلاً هزینه‌های تجهیز کارگاه، هزینه‌های خرید مصالح و…)
– جمع کل هزینه‌های دوره مشخص شده
– مبلغ پرداختی به پیمانکار در دوره مشخص شده
– بندهای اضافی (اگر وجود داشته باشد)

• 2. صورت‌وضعیت قطعی: این نوع صورت‌وضعیت، در پایان پروژه تهیه می‌شود و باید تمامی هزینه‌های پروژه را به شکل کامل و دقیق در بر بگیرد. نحوه نوشتن این نوع صورت‌وضعیت عبارت است از:

– عنوان صورت‌وضعیت قطعی و شماره آن
– تاریخ تهیه صورت‌وضعیت
– جزئیات هزینه‌های کل پروژه (مثلاً هزینه‌های تجهیز کارگاه، هزینه‌های خرید مصالح، هزینه‌های نیروی انسانی و…)
– جمع کل هزینه‌های پروژه
– مبلغ پرداختی به پیمانکار در طول دوره‌های مختلف پروژه
– بندهای باقی‌مانده از قرارداد
– جمع کل مبالغ پرداختی به پیمانکار
– امضای پیمانکار، مهندس مشاور و کارفرما
در هر دو نوع صورت‌وضعیت، باید به شکل دقیق و مرتب جزئیات هزینه‌ها و پرداخت‌های انجام شده در پروژه ذکر شود. برای اطمینان از درستی محتوای صورت‌وضعیت، می‌توان از خدمات مهندسی مشاور استفاده کرد.

6. عودت صورت‌وضعیت پیمانکار

مشاور و کارفرما هر دو صورت‌وضعیت پیمانکار را اصلاح می‌کنند و اگر مشکلات زیادی داشته باشد آن را عودت می‌دهند. این عودت صورت‌وضعیت پیمانکار معمولاً به دلیل:

• پنداشتن صورت‌جلسه برای برخی آیتم‌ها،
• تصحیح مقادیر و فعالیت‌هایی که پیمانکار به‌عنوان علی‌الحساب در نظر گرفته،
• آوردن آیتمی که هنوز به طور کامل انجام نشده و غیره است.
• اگر صورت‌وضعیت پیمانکار مورد تأیید مشاور قرار نگیرد؛
• آن را اصلاح می‌کند و برای کارفرما ارسال می‌کند.
• اگر مقدار اصلاحات خیلی زیاد باشد؛
• صورت‌وضعیت را به پیمانکار عودت داده تا از نو بنویسد.
• اما گاهی صورت‌وضعیت ارسالی از طرف مهندس مشاور نیز مورد تأیید کارفرما قرار نمی‌گیرد.
• کارفرما پس از کسر کسورات قانونی پیمان، تا ۷۰ درصد مبلغ صورت وضعیتی را که مهندس مشاور ارسال کرده به‌عنوان علی‌الحساب به پیمانکار پرداخت می‌کند.
• در این حالت کارفرما صورت‌وضعیت را همراه با دلایل رد آن، برای تصحیح به مهندس مشاور برمی‌گرداند، تا پس از اعمال اصلاحات لازم در مدت حداکثر ۵ روز، دوباره برای کارفرما ارسال کند.
• در این صورت، مهلت پرداخت مبلغ صورت‌وضعیت از تاریخی شروع می‌شود که صورت‌وضعیت تصحیح شده تسلیم کارفرما شود.
• در مورد مدت‌زمان رسیدگی به صورت‌وضعیت‌های موقت و مهلت پرداخت کارفرما در بخش بعدی صحبت می‌کنیم.
• اگر پیمانکار نسبت به صورت‌وضعیت اصلاح شده معترض باشد، اعتراض خود را با ذکر دلیل، حداکثر ظرف مدت یک ماه، به کارفرما اعلام می‌کند تا مورد رسیدگی قرار گیرد

7. مدت‌زمان رسیدگی به صورت‌وضعیت موقت

• مهندس مشاور، صورت‌وضعیت پیمانکار را با اسناد و مدارک پیمان مطابقت داده؛
• و محاسبات، صورت‌جلسات و دستور کارها را بررسی می‌کند.
• اگر صورت‌وضعیت نیاز به اصلاح داشت با مشخص‌کردن دلیل، آن را اصلاح می‌کند و در مدت حداکثر ۱۰ روز از تاریخ دریافت صورت‌وضعیت از سوی مهندس ناظر، آن را برای کارفرما ارسال کرده و به پیمانکار اطلاع می‌دهد. کارفرما صورت‌وضعیت بررسی شده مهندس مشاور را رسیدگی کرده
• و پس از کسر وجوهی که بابت صورت‌وضعیت‌های موقت قبلی پرداخت شده؛
• و سایر کسورات قانونی طبق پیمان،
• باقیمانده مبلغ قابل‌پرداخت به پیمانکار را حداکثر ظرف مدت ۱۰ روز از تاریخ وصول صورت‌وضعیت،
• با صدور چک به نام پیمانکار، پرداخت می‌کند.
• این روزها به دلیل کسری بودجه‌های عمرانی معمولاً مبلغ صورت‌وضعیت طبق مدت گفته شده پرداخت نمی‌شود. پیمانکار می‌تواند به‌ازای این تأخیر در پرداخت، مدت پیمان را به دلیل مشکلات اعتباری و تخصیصی تمدید کند.

جمع‌بندی و نتیجه‌گیری

جهت آشنایی کامل با  “انواع صورت‌وضعیت در پروژه” به جزوه “اصول اندازه‌گیری و متره و برآورد و آنالیز هزینه، منابع و مصالح و صورت وضعیت نویسی” در بخش هایپر فایل وب‌سایت مراجعه فرمایید.