قوانین مذاکره در مدیریت قراردادهای ساخت و ساز

مقدمه

یک قرارداد خوب باید شامل اطلاعات کلی پروژه، مسئولیت‌های طرفین و مفاد قانونی باشد. یک توافقنامه پیمانکاری که بین کارفرما و پیمانکار یا هر فرد دیگری منعقد می‌شود، عملاً سندی قانونی خواهد بود که مسئولیت طرفین را شامل می‌شود. تنظیم قرارداد از این نظر مهم است که یکی از طرفین ممکن است از حقوق خود تخطی کرده و  در روند اجرای پروژه مشکل ایجاد کند.

در این شرایط، طرف دیگر باید بتواند بسته به مفاد قرارداد از حقوق خود دفاع کند. از سویی دیگر، کارفرما یا پیمانکار ممکن است ندانند که در قرارداد چه مواردی باید ذکر شود تا از نظر حقوقی در امنیت کامل باشند. پس نوشتن قراردادهای ساختمانی از این جهت مهم است که به افراد کمک می کند تا ازحقوق خود بتوانند به صورت قانونی دفاع کنند.

1. مذاکره قرارداد چیست؟

مذاکره قرارداد، فرایند بحث در مورد شرایط یک توافق‌نامه کتبی قبل از انتخاب برای ادامه آن است. این مکالمه معمولاً بین دو طرف مانند یک کارفرما و یک کارمند اتفاق می‌افتد. قراردادها هر سند کتبی است که حاوی مجموعه‌ای از شرایط الزام‌آور قانونی است، مانند:

• قراردادهای کاری
• قراردادهای غیررقابتی
• قراردادهای به‌اضافه هزینه
• قراردادهای زمانی و مادی
• قراردادهای ساخت‌وساز
• قراردادهای عدم افشای اطلاعات

در طول مذاکره قرارداد، ممکن است جنبه های مختلف یک قرارداد را مورد بحث قرار دهید و در نهایت با طرف مقابل به توافق برسید. هنگام مذاکره در مورد شرایط برای خود، مانند حقوق بالاتر پس از یک پیشنهاد شغلی، لازم است از مزایایی که ممکن است برای جلب نظر کارفرمای خود داشته باشید، استفاده کنید. هدف از مذاکره توافق بر سر بهترین شرایط ممکن برای هر دو طرف است.

2. نحوه مذاکره برای یک قرارداد

معمولاً چهار مرحله کلی وجود دارد که افراد هنگام مذاکره برای یک قرارداد از آنها پیروی می‌کنند:

1. آماده‌سازی:در مرحله آماده‌سازی، باید طرف مقابل را به‌منظور درک دیدگاه و اهداف آنها برای معامله، تحقیق کنید. اگر می‌خواهید با نماینده یک شرکت صحبت کنید، بررسی وب‌سایت شرکت، بیانیه‌های مطبوعاتی، اخبار مربوط به شرکت و همچنین اطلاعات اضافی در مورد افرادی که با آن‌ها ملاقات خواهید کرد، می‌تواند مفید باشد.
2. پیش‌نویس:می‌توانید پیش‌نویس قرارداد ایدئال خود را با استفاده از یک الگو یا با کمک حرفه‌ای ایجاد کنید. در این سند دقیق باشید و سعی کنید جزئیات مهم را از قلم نیندازید. شما همچنین می‌توانید یک لیست کلی از الزامات و امتیازاتی که می‌خواهید به‌جای یک قرارداد رسمی در نظر بگیرید، تهیه کنید.
3. مذاکره:در این مرحله، پیش‌نویس قرارداد خود را برای طرفی که در حال مذاکره با آن هستید، می‌آورید و او نیز پیش‌نویس خود را خواهد داشت. هر یک از طرفین می‌توانند شرایطی را که با آن موافقت نمی‌کنند «خط‌قرمز» کنند و در صورت لزوم برای دستیابی به یک توافق قابل‌قبول متقابل، امتیازاتی را اتخاذ کنند.
4. نتیجه‌گیری:در این مرحله نهایی، هر دو طرف به توافق رسیده و آماده امضای یک قرارداد الزام‌آور قانونی خواهند بود.

3. دوازده نکته برای مذاکره در مورد قرارداد

در اینجا چند نکته برای کمک به شما در مذاکره قرارداد بعدی وجود دارد:

1.3. روشی را برای مذاکره انتخاب کنید

نحوه مذاکره احتمالاً به نوع خاصی از قراردادی که در مورد آن بحث می‌کنید بستگی دارد. اگر این یک قرارداد ساده است، ممکن است بتوانید از طریق ایمیل یا با یک تماس تلفنی یا ویدئویی به توافق برسید. ممکن است در قراردادهای جدی‌تر نیاز به ملاقات حضوری داشته باشید. مطمئن شوید که برای انتخاب روش صحیح مذاکره با طرف مقابل در ارتباط هستید. اگر چندین بار با هم ملاقات می‌کنید، مکالمات را ضبط کنید تا بتوانید به یاد داشته باشید که در صورت ملاقات مجدد در مورد چه چیزی بیشتر صحبت کنید.

2.3. یادداشت‌برداری کنید و جلسات را ضبط کنید

اگر خودتان نمی‌توانید یادداشت‌برداری کنید، شخصی مانند همکار، دستیار یا منشی را تعیین کنید تا در جلسه مذاکره برای شما یادداشت‌برداری کند. اگر چندین بار با هم ملاقات می‌کنید، مکالمات را ضبط کنید تا بتوانید به یاد داشته باشید که در صورت ملاقات مجدد در مورد چه چیزی بیشتر صحبت کنید. این می‌تواند به شما کمک کند آنچه را که می‌خواهید در جلسه بگویید و دفعه بعد که می‌خواهید به آن بپردازید را به‌خاطر بسپارید. پس از جلسه، برای گوش‌دادن به ضبط خود وقت بگذارید و یادداشت‌های خود را تایپ کنید و آنها را در پوشه‌ای ذخیره کنید که به‌راحتی قابل‌دسترسی است.

3.3. اولویت‌های خود را بشناسید

مذاکره را با مشخص‌کردن اولویت‌های خود یا شرایط اولیه‌ای که می‌خواهید بپذیرید یا رد کنید، شروع کنید و اجازه دهید طرف مقابل آنچه را که برای او نیز مهم است به اشتراک بگذارد. ممکن است متوجه شوید که هر دوی شما اهداف و ارزش‌های مشابهی دارید که می‌تواند بقیه روند مذاکره را آسان‌تر کند. حتی اگر ایده‌های شما به طور قابل‌توجهی متفاوت باشد، درک ویژگی‌های یکدیگر می‌تواند به شما کمک کند تا توافق عادلانه‌تری ایجاد کنید. علاوه بر این، قبل از شروع مذاکره، اولویت‌های خود را به ترتیب اهمیت رتبه‌بندی کنید.

4.3.  شرایط جایگزین را آماده کنید

علاوه بر درنظرگرفتن اولویت‌های خود، چند گزینه جایگزین را آماده کنید که ممکن است درصورتی‌که طرف مقابل قادر به پذیرش شرایط شما نباشد، به آنها رضایت دهید. مطمئن شوید که این موارد را فقط در صورتی ذکر می‌کنید که طرف مقابل آنچه را که قبلاً ارائه کرده‌اید به چالش می‌کشد تا بتوانید با آنها ارتباط برقرار کنید. برای اطمینان از اینکه آنها موقعیت شما را درک می‌کنند، صبر کنید تا اظهارنظر خود را تمام کنند.

5.3. محدودیت‌های زمانی را در نظر بگیرید

هنگام مذاکره در مورد شرایط یک قرارداد، در نظر بگیرید که همه چیز چقدر ممکن است طول بکشد. به‌عنوان‌مثال، هنگام موافقت با انجام یک پروژه برای یک مشتری، بنویسید که قصد دارید چند ساعت برای آن صرف کنید. تصمیم بگیرید که آیا می‌خواهید آنها به شما یک نرخ ثابت پرداخت کنند یا به‌صورت ساعتی. در نظر بگیرید که اگر پروژه بیشتر از آنچه پیش‌بینی می‌کنید طول بکشد چه اتفاقی می‌افتد، و به‌وضوح نقاط عطف یا ضرب‌الاجل‌هایی را که باید به آن برسید مشخص کنید.

6.3. در مورد ریسک‌ها و بدهی‌ها بحث کنید

سعی کنید هر گونه چالش یا مانعی را که ممکن است در طول قرارداد خود با آن روبرو شوید در نظر بگیرید. برنامه‌هایی را ایجاد کنید که هر دو طرف بتوانند در صورت وقوع اتفاقی از آنها پیروی کنند. به‌عنوان‌مثال، اگر موقعیتی را در یک صنعت پرخطر می‌پذیرید، مفید است که در مورد چه کسی در مواقع اضطراری مسئول باشد صحبت کنید. علاوه بر این، درک این موضوع مفید است که اگر یکی از طرفین نتواند به تمام وعده‌های خود عمل کند چه اتفاقی می‌افتد و چگونه ممکن است بر طرف دیگر تأثیر بگذارد.

7.3. در مورد بندها بحث کنید

اکثر قراردادهای اصلی، مانند توافقنامه‌های عدم رقابت، حل اختلاف یا محرمانه بودن، حاوی بندهایی هستند که شرایطی را که تحت آن قرارداد از نظر قانونی قابل‌اجرا است، مشخص می‌کند. بندها همچنین ممکن است شامل شرایط اضافی باشند که در بخش‌های اصلی قرارداد نیستند. هنگام بحث در مورد بندهای قرارداد، ممکن است استخدام یک متخصص که بتواند به شما در بررسی شرایط کامل موجود در هر بند کمک کند، سودمند باشد. این می‌تواند به شما کمک کند مواردی را که در غیر این صورت ممکن است از دست بدهید مرور کنید و موقعیت مذاکره خود را تقویت کنید.

8.3. منطقی بمانید

در طول مذاکره مودب و حرفه‌ای بمانید و به‌جای تکیه بر احساسات خود از حقایق در هر ادعایی که دارید استفاده کنید. سعی کنید نشان دهید که به نظر طرف مقابل اهمیت می دهید و با توجه کامل به آنها و محدود کردن هرگونه مزاحمت، گوش‌دادن فعال را تمرین کنید. علاوه بر این، از آنها چند سؤال بعدی بپرسید تا در مورد انتظارات و اهداف آنها بیشتر بدانید.

9.3. وقت خود را صرف کنید

تا جایی که می‌توانید برای رسیدن به توافقی که ترجیح می‌دهید زمان بگذارید. به‌جای عجله در مذاکره، کمی وقت بگذارید و هر سند را بادقت بخوانید. قبل از هر جلسه‌ای که دارید، یادداشت‌های خود را دوباره مرور کنید و هر چیزی را که قصد ارائه آن را دارید ایجاد کنید. این می‌تواند به شما کمک کند اطمینان حاصل کنید که همه چیز را در قرارداد بررسی می‌کنید. به‌جای تکیه بر یک سازش شفاهی، از فرایند مذاکره برای دریافت همه چیز به‌عنوان مدرک توافق استفاده کنید.

10.3. تصمیم بگیرید که چه زمانی مذاکرات را پایان دهید

ممکن است به جایی برسید که نتوانید با طرف مقابل به توافق برسید. قبل از انتخاب پایان مذاکرات، مطمئن شوید که نتیجه انجام این کار را به‌وضوح درک کرده‌اید. به‌عنوان‌مثال، هنگام مذاکره برای یک قرارداد کاری، قبل از بررسی پیشنهاد دیگری، حداقل حقوقی را که مایل به پذیرش آن هستید، درک کنید. این می‌تواند به شما کمک کند قبل از امضای قرارداد اطمینان حاصل کنید که با یک معامله منصفانه موافقت می‌کنید.

11.3. درخواست کمک کنید

سعی کنید تعیین کنید که آیا یک همکار نزدیک وجود دارد که می‌تواند به شما در مذاکره کمک کند یا کسی را که تجربه قبلی در مذاکره دارد را در نظر بگیرید. می‌توانید از آنها بخواهید که به‌عنوان طرف مقابل عمل کنند و با ارائه بازخوردهای مفید به شما کمک کنند تا استدلال‌های خود را بهتر فرموله کنید. این رویکرد می‌تواند به شما کمک کند تا یاد بگیرید که چگونه به‌طرف مقابل متوسل شوید و درعین‌حال به شرایط دلخواه خود رسیدگی کنید. با کمک یک نفر، همچنین می‌توانید اطمینان حاصل کنید که هر بخش از قرارداد را در نظر گرفته‌اید.

12.3. میانجی استخدام کنید

در شرایط خاص، استخدام یک متخصص خارجی برای کمک به مذاکره در مورد قرارداد شما ممکن است مفید باشد. یک میانجی به دو طرف راهنمایی می‌کند و به آنها اجازه می‌دهد تا راه‌حل خود را توسعه دهند. آنها می‌توانند از تخصص خود برای اطمینان از بررسی همه شرایط لازم در قرارداد و ارزیابی مشروعیت قانونی آن استفاده کنند. هنگام استخدام یک میانجی، به دنبال فردی بگردید که در مورد نوع خاصی از مذاکره قرارداد شما تجربه داشته باشد.

این مقاله فقط برای مقاصد اطلاعاتی است و به‌منظور ارائه مشاوره حقوقی نیست. برای هر مشکل حقوقی که ممکن است با آن مواجه شوید، با یک وکیل یا مشاور معتبر مشورت کنید.

جمع‌بندی و نتیجه‌گیری

اصول مذاکره می‌تواند بسیار پیچیده باشد و لازم است برای تأثیرگذاری بیش‌تر آن، به مهارت‌های ویژه‌ای، از تجزیه‌و‌تحلیل تاریخچه‌ی مذاکرات با شرکت‌های قبلی گرفته تا داشتن خودآگاهی درمورد تفاوت‌های فرهنگی، مجهز باشید. همچنین شما با آگاهی به اهمیت اصول و فنون مذاکره می‌توانید سود خود را به مقدار زیادی افزایش دهید.

مذاکره زمانی اتفاق می‌افتد که طرف دیگر معتقد باشد که شما کالایی یا خدماتی دارید که نیازهای آن‌ها را برآورده می‌کند. قبل از رسیدن به نتیجه‌ی نهایی درمورد روند مذاکره، با کمک شریک مذاکره‌کننده‌ی خود و با رعایت اصول و فنون مذاکره خلاصه‌ای از توافق‌نامه‌ی کلی تهیه و سپس آن‌ را نهایی و امضا کنید.