نکات مهم صورتجلسه نویسی

مقدمه

یکی از اسناد مهم در پروژه‌های عمرانی، صورت‌جلسات و صورت‌مجلس‌های پروژه هستند که در انواع و اقسام مختلف از زمان شروع پروژه تا پایان پروژه فی‌مابین ارکان پروژه (کارفرما، مهندس مشاور، پیمانکار و…) تهیه و تنظیم می‌شود. در این مقاله به آموزش جامع در خصوص آموزش صورت‌جلسه نویسی، تهیه و تنظیم صورت‌جلسات پروژه توسط پیمانکار، نحوه رسیدگی و ابلاغ توسط مهندس مشاور و کارفرما و ضوابط مربوط به انواع صورت‌جلسات در پروژه‌های عمرانی خواهیم پرداخت.

1. صورت جلسه یا صورت مجلس؟

بین دو واژه صورت‌جلسه و صورت‌مجلس باید تفاوت قائل شد!  اگرچه این دو واژه، از نظر محتوا به یکدیگر نزدیک هستند، اما به لحاظ شرایط ساختاری و نحوه تهیه و تنظیم با یکدیگر متفاوت­اند.

صورت‌مجلس در پروژه زمانی به وقوع می­پیوندند که هیئتی حاضر بر اثر موضوعی، به یک تصمیم واحد رسیده و تصمیم اتخاذ شده به امضا جمع در همان جلسه برسد و یا اینکه ممکن است هیئت حاضر، وضع موجودی همانند نخستین صورت‌مجلس تحویل کارگاه را تهیه و تنظیم نمایند.

اما در خصوص صورت‌جلسه، ممکن است پیمانکاری صورت‌جلسه‌ای را تنظیم نماید، سپس برای ناظر پروژه صورت‌جلسه را ارسال نموده و پس از بررسی‌های لازم، صورت‌جلسه مربوط به امضا مهندس ناظر برسد. سپس این رویه برای مهندس مشاور و کارفرما نیز ادامه داشته باشد.

2. ۴ گام اولیه برای تهیه صورت جلسه براساس فهرست‌بها

• صورت‌جلسه‌ها، باید ضمن اجرای کار و پس از اتمام هر یک از اجزای آن و بر اساس مشخصات فنی یا دستور کارها تهیه شـوند و شامل حداقل اطلاعات زیر باشند:

نام کارفرما، مهندس مشاور، مهندس ناظر (نظارت فنی کارگاهی)، پیمانکار، شماره و تاریخ پیمان، موضوع پیمان، شماره و تاریخ صورت‌جلسه

• ذکر مرجع فنی مربوط به اجرای کار موضوع صورت‌جلسه

توضیحات شماره 2: منظور از ذکر مرجع فنی، همان مراجع فنی است که انجام کار از جنبه فنی براساس آن صورت پذیرفته است. در واقع پیمانکار می­بایست مطابق با نقشه های اجرایی و دستورکارها، و به استناد دلایل و توجیهات فنی وضع شده در مشخصات فنی، صورت جلسات را تهیه و تنظیم نماید.

منظور مشخصات فنی در فهرست‌بها، مشخصات فنی عمومی و یا مشخصات فنی خصوصی پیمان است.

مشخصات فنی عمومی به ترتیب مشخصات فنی عمومی کارهای ساختمانی نشریه شماره 55- تجدید نظر دوم و حسب مورد سایر نشریات سازمان برنامه و بودجه کشور و پس از آن استاندارد های مربوط به مصالح و یا فناوری مورد نظر می­باشد. مشخصات فنی خصوصی بنا بر ضرورت و مطابق با دستورالعمل های مربوط توسط مهندس مشاور تهیه و حسب مورد در پیمان، نقشه های اجرایی یا دستورکارهای ابلاغی درج می ­شود.

• ارایه توضیحات کافی و ترسیم نقشه با جزییات کامل و بیان مشخصات فنی کار

توضیحات شماره ۳: در هنگام تهیه صورت‌جلسات به طور معمول کروکی محل اجرای موضوع صورت‌جلسه،  به صورت‌جلسه پیوست می‌گردد.

منظور از کروکی اجرای عملیات در واقع همان نقشه‌ها و جزئیات مربوط به انجام کار است که می‌تواند به روش‌های ذیل صورت پذیرد:

۱-۳. برجسته‌کردن بخشی از نقشه‌های اجرایی که مربوط به محل اجرای موضوع صورت‌جلسه است و پیوست آن به صورت‌جلسه انجام کار.

۲-۳. منضم‌کردن کامل محل اجرای موضوع صورت‌جلسه مطابق با نقشه‌های اجرایی.

۳-۳. در برخی موارد لازم است جزئیات مربوط به انجام کار در نقشه‌های ۲ بعدی و ۳ بعدی توسط واحد دفتر فنی پروژه تهیه و پیوست به صورت‌جلسه گردد.

• متره و محاسبه مقادیر مربوط به اجرای عملیات.

3. صورت جلسات از منظر امضا

طبق بند 18-2 از کلیات فهرست بهای رشته ابنیه سال ۱۴۰۱، “صورت جلسات باید به امضای پیمانکار، مهندس ناظر (نظارت مقیم کارگاه)، مهندس مشاور و کارفرما (در موارد تعیین شده) برسد.”

یکی از مهم‌ترین موضوعاتی که به‌صورت جلسه هویت می‌بخشد، وجود امضا مسئولین ذی‌ربط در پروژه است که برحسب نوع صورت‌جلسه، مسئولین مربوط، امضای صورت‌جلسه را بایستی انجام دهند.

در یک دسته‌بندی کلی از منظر تعداد امضا، صورت‌جلسات با ۲ امضا، ۳ امضا، ۴ امضا و حتی ۵ امضا تهیه و تنظیم می‌شوند.

حداقل تعداد امضا که به‌صورت جلسات هویت می‌بخشد، صورت‌جلسه 2 امضا است که این 2 امضا، مربوط به پیمانکار و مهندس ناظر و در خصوص صورت‌جلسه ورود مصالح به کارگاه است.

• مطابق با جز 3 بند ب ماده 20 نشریه 4311 (شرایط عمومی پیمان)، در هنگام ورود مصالح به کارگاه، می بایست صورت مجلسی در خصوص نوع، مقدار و تاریخ ورود مصالح و تجهیزات به کارگاه با مهندس ناظر تهیه و تنظیم گردد. پس می­توان نتیجه گرفت صورت مجلس ورود مصالح به کارگاه نوعی صورت مجلس 2 امضا محسوب می­گردد.
• از نمونه دیگر صورت‌جلسات با ۲ امضا می‌توان به‌صورت جلسه تأیید زیرسازی عایق رطوبتی که بایستی بین پیمانکار و مهندس ناظر تهیه و تنظیم شود، ‌ اشاره نمود.

اما ممکن است برخی از صورت‌جلسات نیز با ۳ امضا تهیه و تنظیم شود،  بدین منظور این 3 امضا توسط پیمانکار، مهندس ناظر و مهندس مشاور صورت می­پذیرد.

• از نمونه دیگر صورت‌جلسات با ۳ امضا می‌توان به‌صورت جلسه عملیات اجرایی تخته‌کوبی و چوب‌بست برای جلوگیری از ریزش خاک و همچنین کوبیدن مصالح سنگی در فصل چهارم فهرست‌بهای رشته ابنیه اشاره کرد.

تبصره: لازم به توضیح است، ممکن است صورت‌مجلس یا صورت‌جلسه‌ای نیاز به 3 امضا از سوی پیمانکار، مهندس مشاور و کارفرما داشته باشد. (بند الف ماده 19 نشریه 4311 – شرایط عمومی پیمان)

اما در برخی از عملیات‌های اجرایی همانند عملیات خاکی، صورت‌جلسه الزاماً با ۴ امضا باید تهیه و تنظیم شود. امضا این صورت‌جلسات توسط پیمانکار، مهندس ناظر، مهندس مشاور و کارفرما انجام می‌شود.

• از نمونه دیگر صورت‌جلسات با ۴ امضا می‌توان به‌صورت جلسه احجام عملیات خاکی و صورت‌مجلس طبقه‌بندی جنس زمین اشاره کرد.

توصیه می­گردد تمام‌صورت جلسات با 4 امضا تهیه و تنظیم گردد.

تعداد امضا	عنوان صورت جلسه
۲	تایید زیرسازی عایق رطوبتی
	صورت مجلس ورود مصالح به کارگاه
۳	عملیات اجرایی تخته کوبی و چوب بست
	کوبیدن مصالح سنگی
۴	عملیات خاکی
	تعیین جنس زمین

4. مراحل تهیه، تنظیم، رسیدگی و ابلاغ صورت جلسات

صورت‌جلسه‌ها، باید ضمن اجرای کار و پس از اتمام هر یک از اجزای آن، توسط پیمانکار تهیه و ارائه گردد. در واقع پس از اتمام هریک از فعالیت‌های اجرایی همانند قالب‌بندی، آرماتوربندی، بتن‌ریزی و … بایستی صورت‌جلسه کارکرد مربوط تهیه و تنظیم گردد.

زمان رسیدگی به‌صورت جلسات تا ابلاغ آن توسط کارفرما، حداکثر ۳ هفته است.

درصورتی‌که صورت‌جلسه مربوط، در مهلت  حداکثر ۳ هفته ابلاغ نگردید، بایستی پیمانکار دلایل عدم ابلاغ صورت‌جلسه را با پیگیری کتبی از کارفرما، درخواست نماید و کارفرما وظیفه دارد دلایل عدم ابلاغ یا لزوم صورت‌جلسه اصلاحی را به اطلاع مهندس مشاور و پیمانکار برساند.

درصورتی‌که به دلایل ارائه شده توسط کارفرما نیاز به تهیه صورت‌جلسه اصلاحی باشد، پیمانکار صورت‌جلسه اصلاحی را تهیه کرده و مراحل رسیدگی و ابلاغ صورت می‌پذیرد.

حداکثر مهلت برای تهیه تا ابلاغ صورت‌جلسه اصلاحی، ۲ هفته علاوه بر مدت ۳ هفته اولیه است.

پس از سپری‌شدن مهلت ۲ هفته، درصورتی‌که به هر دلیلی اما خارج از قصور پیمانکار، صورت‌جلسه مربوط با تأخیر ابلاغ شود. میزان تأخیر به وجود آمده نسبت به مهلت ۳ هفته اولیه، باید مورد محاسبه قرار گرفته و پرداخت مبلغ مربوط به آن بر اساس دستورالعمل مربوط (بخشنامه ۵۰۹۰) برای تمدید مدت پیمان منظور گردد.

1.4. تأخیر در ابلاغ صورت‌جلسات:

نحوه محاسبه تمدید مدت پیمان ناشی از عدم ابلاغ صورت‌جلسات،َ ابتدا بایستی صورت‌جلسه مربوط را ریالی نمود. در واقع مبلغ کارکرد صورت‌جلسه را بایستی محاسبه نمود و سپس بر اساس بخشنامه ۵۰۹۰، تمدید مدت پیمان را محاسبه کرد.

2.4. صورت‌جلسات فاقد ابلاغ کارفرما:

صورت‌جلساتی که فاقد ابلاغ کارفرما باشد، معتبر نبوده و این‌گونه صورت‌جلسات، صرفاً در صورت تأیید مهندس مشاور، با اعمال ضریب ۰.۷ در صورت لحاظ می‌گردد.

ابلاغ صورت‌جلسات توسط کارفرما، به‌منظور مستندسازی مدارک و صورت‌جلسات بوده و از تعهدات و مسئولیت‌های مهندس مشاور و پیمانکار نمی‌کاهد.

3.4. ابلاغ صورت‌جلسات با تأخیر نسبت به زمان اجرای عملیات:

تاریخ ابلاغ کارفرما باید با زمان اجرای عملیات موضوع صورت‌جلسه مطابقت داشته باشد و ابلاغ صرفاً با مسئولیت و تأیید بالاترین مقام دستگاه اجرایی می‌تواند در زمان دیگری انجام شود.

این نوع صورت‌جلسات که به صورت‌جلسات کارکرد یا صورت‌جلسات احجام عملیات اجرایی معروف است

نکته: به‌عنوان کارشناس دفتر فنی، برای تهیه برآورد هزینه اجرای کار پروژه، تهیه اسناد مالی مناقصه توسط کارفرما، تهیه آنالیز بها و پیشنهاد قیمت توسط پیمانکار، تهیه صورت‌وضعیت‌های کارکرد و تعدیل  و همچنین انجام امور روزمره دفتر فنی در کارگاه لازم است که به نرم‌افزارهای اکسل – تدکار – تکسا – تدبیر مسلط باشید.

5. انواع صورت‌جلسات

1.5. صورت‌جلسه تحویل کارگاه

طبق بند ب ماده 28 نشریه 4311 (شرایط عمومی پیمان) ” کارفرما بعد از مبادله پیمان، تاریخ تحویل کارگاه را که نباید بیشتر از 30 روز از تاریخ مبادله پیمان باشد، به پیمانکار اعلام می‌کند. پیمانکار باید در تاریخ تعیین شده در محل کار حاضر شود و طی صورت‌جلسه‌های، اقدام به تحویل‌گرفتن کارگاه بنماید.”

2.5. صورت‌جلسه کنترل و درستی نقاط نشانه و مبدأ

طبق بند الف ماده 19 نشریه 4311 (شرایط عمومی پیمان) ”  پیمانکار، پیش از آغاز عملیات موضوع پیمان، باید نقاط نشانه و مبداء را از لحاظ تطبیق با نشانه ها کنترل نماید و در صورتی که اختلافی موجود نباشد، درستی آنها را تایید و اعلام دارد و در صورتی که اختلافی وجود داشته باشد، مراتب را به اطلاع مهندس مشاور برساند تا وضع موجود با مهندس مشاور و کارفرما صورت‌جلسه شود و ملاک شروع عملیات قرار گیرد.”

3.5. صورتجلسه ورود مصالح به کارگاه

طبق بند 1 مقدمه پیوست 1 فهرست بهای رشته ابنیه ” هنگام ورود مصالح به کارگاه، باید صورت‌جلسه ورود که در آن نوع، مقدار و تاریخ ورود مشخص شده است، با حضور مهندس ناظر (نظارت فنی کارگاهی) تنظیم شود.”

4.5. صورت‌جلسه مقدار مصالح پای‌کار برای تهیه صورت‌وضعیت موقت

طبق بند 1 و 5 مقدمه پیوست 1 فهرست بهای رشته ابنیه و تبصره بند ج  ماده 13 نشریه 4311 (شرایط عمومی پیمان)  ” مصالح پایکار، به مصالحی اطلاق می‌شود که برای اجرای موضوع پیمان، مورد نیاز باشد و در کار نصب شود و با توجه به اسناد و مدارک پیمان به ویژه برنامه زمانبندی اجرای کار و مشخصات فنی، توسط پیمانکار تهیه و در محل یا محل‌هایی که در طرح جانمایی تجهیزکارگاه به عنوان انبار کارگاه یا محل انباشت مصالح تعیین گردیده، به شکلی انبار شود که قابل بازرسی، اندازه‌گیری یا شمارش باشد، مصالح و تجهیزات موجود در محل مصرف یا نصب نیز، مصالح و تجهیزات پای کار نامیده می‌شوند.

همچنین قطعات پیش ساخته و تجهیزاتی که در اجرای موضوع پیمان، با اجازه‌ی کارفرما و زیر نظر مهندسین مشاور، در کارگاه‌ها و یا در کارخانه‌های تولیدی خارج از کارگاه ساخته شود نیز در حکم مصالح و تجهیزات پای کار به شمار می‌رود.هنگام تهیه صورت‌وضعیت موقت، مقدار مصالح پایکار، اندازه گیری و با مهندس ناظر (نظارت فنی کارگاهی) صورت‌جلسه می شود.

5.5. صورت‌جلسه خسارات وارده به پروژه ناشی از بروز حوادث

در صورت بروز حادثه‌ای که باعث ازبین‌رفتن تمام یا قسمتی از کارهای انجام‌یافته و مصالح و تجهیزات پای‌کار شود، پیمانکار موظف است که اولاً مراتب را به کارفرما و مهندس مشاور و طبق مقررات بیمه به بیمه‌گر اطلاع دهد و ثانیاً طبق دستور کارفرما یا مهندس مشاور، کارها را به حالت اولیه بازگرداند. این امر خود مستلزم تنظیم و اخذ تأیید صورت‌جلسه میزان خسارت وارده به کار است که به تأیید مهندس مشاور و کارفرما نیز رسیده باشد.

6.5. صورت‌جلسه توقف بخشی از عملیات اجرایی ناشی از کشف اشیای عتیقه

طبق بند ب ماده 19 نشریه 4311 (شرایط عمومی پیمان): “هرگاه ضمن اجرای کار، اشیای عتیقه یا آثار تاریخی و مسکوکات قدیمی و مانند آن در محل کار پیدا شود، پیمانکار متعهد است که بی‌درنگ مراتب را از طریق مهندس مشاور به اطلاع کارفرما و طبق قوانین به اطلاع دستگاه‌های انتظامی برساند. کارفرما برای حفظ و نگهداری یا انتقال اشیای عتیقه، اقدام فوری به عمل می‌آورد. پیمانکار باید تا زمان اقدام به حفاظت از سوی کارفرما یا مقامات ذی‌ربط، برای حفظ و نگه‌داری احیاء و آثار مزبور مراقبت لازم را به عمل آورد. هرگاه اجرای این ماده، موجب توقف یا تعطیل عملیات موضوع پیمان گردد، طبق ماده 49 رفتار می‌شود.” بنابراین تنظیم صورت‌جلسات گام‌به‌گام در برخورد با چنین موضوعی از اهمیت بالایی برخوردار است

7.5. صورت‌جلسه خدمات و نیروی انسانی متعلق به پیمانکار و در اختیار کارفرما

طبق بند و ماده 39 نشریه 4311 (شرایط عمومی پیمان): “با توجه به این که مالکیت ساختمان‌های پیش ساخته و مصالح بازیافتی و قطعات پیش ساخته ساختمان‌ها و تاسیسات تجهیزکارگاه که به وسیله پیمانکار در محل های تحویلی کارفرما نصب یا احداث نموده‌ است، متعلق به پیمانکار است، هرگاه تمام یا قسمتی از این ساختمان ها وتاسیسات موقت پیمانکار مورد احتیاج کارفرما باشد، با توجه به اینکه در این حالت نباید وجهی بابت برچیدن ساختمانها و تاسیسات یاد شده به پیمانکار پرداخت شود، قیمت آن با تراضی طرفین تعیین و به کارفرما فروخته و تحویل می شود.”

همچنین در مواردی و برای انجام خدماتی خارج از چارچوب موضوع پیمان، نیروی انسانی و ماشین‌آلات پیمانکار در اختیار کارفرما قرار می‌گیرد که این مورد و مورد بالا را می‌بایست در قالب صورت‌جلسات خدمات ارائه شده به کارفرما تنظیم و به تأیید کارفرما و مهندس مشاور رساند.

8.5. صورت‌جلسه فواصل حمل

مبنای تعیین مسافت حمل، نزدیک‌ترین راه طبق آخرین دفترچه مسافت وزارت راه و شهرسازی است. در مورد راه‌هایی که در دفترچه یاد شده مسافتی برای آن‌ها تعیین نشده است، با درنظرگرفتن کوتاه‌ترین فاصله، طبق نظر مهندس مشاور مسافت آن‌ها تعیین می‌شود.  بنابراین تنظیم و اخذ تأیید مسافت حمل ردیف‌هایی که طبق توضیحات فهرست‌بها حمل مازاد بر 30 کیلومتر به آن‌ها تعلق می‌گیرد، یکی از مهم‌ترین صورت‌جلسه‌های موردنیاز در هر پروژه عمرانی است. همچنین به دلیل تفاوت بهای حمل مصالح در راه‌های آسفالتی با راه‌های خاکی و شنی، این مورد نیز باید به‌صراحت در متن صورت‌جلسه‌ها قید گردد.

9.5. صورت‌جلسه خروج ماشین‌آلات و ابزار مازاد بر نیاز پیمانکار از کارگاه

طبق بند و ماده 20 نشریه 4311 (شرایط عمومی پیمان):  “پیمانکار نمی تواند ماشین‌آلات و ابزار را که برای انجام عملیات لازم است، ازکارگاه خارج کند. در مورد بیرون بردن ماشین آلاتی که در کارگاه مورد نیاز نیست، پیمانکار تقاضای بیرون بردن ماشین‌آلات مزبور را به مهندس مشاور تسلیم می‌کند. مهندس مشاور به تقاضای او رسیدگی می کند و درصورتی که موجه باشد، اجازه خروج می دهد.”

این موارد با تنظیم صورت‌جلساتی دراین‌خصوص انجام می‌گیرد.

10.5. صورت‌جلسه قیمت جدید

طبق بند ج ماده 29 نشریه 4311 (شرایط عمومی پیمان): ” اگر در چارچوب موضوع پیمان، کارهایی به پیمانکار ابلاغ شود که برای آنها قیمت و مقدار در فهرست‌بها و مقادیر منضم به پیمان پیش‌بینی‌نشده است، پیمانکار باید بی‌درنگ پس از دریافت ابلاغ مهندس مشاور، قیمت پیشنهادی خود را برای اجرای کارهای یاد شده، همراه با تجزیه قیمت، به مهندس مشاور تسلیم نماید. قیمتی که با توافق پیمانکار و مهندس مشاور تعیین می‌شود و به تصویب کارفرما  برسد، ملاک پرداخت است.”

صورت‌جلسه قیمت جدید از جمله مواردی است که بلافاصله باید تهیه و تأیید گردد تا از بروز اختلاف‌نظر در آینده جلوگیری گردد،  این مورد از جمله مواردی است که به دلیل اهمیت خاصی که دارد در پروژه های مختلف محل چالش پیمانکاران با مهندس مشاور و کارفرما است.

11.5. صورت‌جلسه تحویل موقت

طبق بند الف ماده 39 نشریه 4311 (شرایط عمومی پیمان): ” پس از آنکه عملیات موضوع پیمان تکمیل گردید و کار آماده بهره برداری شد، پیمانکار از مهندس مشاور تقاضای تحویل موقت می‌کند و نماینده خود را برای عضویت در هیات تحویل معرفی می‌نماید. مهندس مشاور،  به درخواست پیمانکار رسیدگی می‌کند و در صورت تایید، ضمن تعیین تاریخ آمادگی کار برای تحویل موقت، تقاضای تشکیل هیات تحویل موقت را از کارفرما می‌نماید. کارفرما به گونه‌ای ترتیب کار را فراهم می‌کند که هیات تحویل، حداکثر در مدت 20 روز از تاریخ آمادگی کار که به تایید مهندس مشاور رسیده است، در محل کار حاضر شود و برای تحویل موقت اقدام نماید. هرگاه هیئت تحویل عیب و نقصی در کارها مشاهده نکنند، اقدام به تنظیم صورت جلسه تحویل موقت می‌نماید.

12.5. صورت‌جلسه رفع نواقص جهت تحویل موقت

طبق بند الف ماده 39 نشریه 4311 (شرایط عمومی پیمان): ” هرگاه هیئت تحویل عیب و نقصی درکارها مشاهده نمایند، اقدام به تشکیل صورت جلسه تحویل موقت با تعیین مهلتی برای رفع نقص می‌کند و فهرستی از نقایص و معایب کارها و عملیات ناتمام و آزمایش‌هایی که نتیجه آن بعداً معلوم می‌شود را تنظیم و ضمیمه صورت جلسه تحویل موقت می‌نماید و نسخه ای از آنها را به پیمانکار می دهد. پس از اعلام رفع نقص از جانب پیمانکار، مهندس مشاور به اتفاق نماینده کارفرما، دوباره عملیات را بازدید می‌کند و اگر بر اساس فهرست نقایص تعیین شده، هیچ گونه عیب و ایرادی باقی نمانده باشد، مهندس مشاور، صورت‌جلسه تحویل موقت و گواهی رفع نقایص و معایب را که به امضای نماینده کارفرما، مهندس مشاور و پیمانکار رسیده است، همراه نتایج آزمایش‌های خواسته شده برای کارفرما ارسال می‌کند تا پس از تایید کارفرما، به پیمانکار ابلاغ می‌شود”.

13.5. صورت‌جلسه تحویل قطعی

طبق ماده 41 نشریه 4311 (شرایط عمومی پیمان): ” در پایان دوره تضمین تعیین شده در ماده 5 موافقت نامه، کارفرما بنا به تقاضای پیمانکار و تایید مهندس مشاور، اعضای هیات تحویل قطعی و تاریخ تشکیل هیات را، به همان گونه که در ماده 39 برای تحویل موقت پیش بینی شده است، معین و به پیمانکار ابلاغ می‌کند. هیات تحویل قطعی، پس از بازدید کارها، هرگاه عیب و نقصی که ناشی از کار پیمانکار باشد مشاهده ننماید موضوع پیمان را تحویل قطعی می‌گیرد. و بی درنگ صورت‌جلسه آن را تنظیم و برای کارفرما ارسال می‌کند و نسخه ای از آن را تا ابلاغ از سوی کارفرما، به پیمانکار می‌دهد، و سپس کارفرما با تصویب تحویل قطعی، کار را به پیمانکار ابلاغ می‌نماید.”

6. نحوه نوشتن صورت جلسه کارگاهی

در ادامه مطلب نکاتی پیرامون نحوه تنظیم صورت‌جلسه کارگاهی و عملیات اجرایی مورد بررسی قرار گرفته است. دستور کار عبارت است از ترتیب انجام کار باتوجه‌به ترتیب و توالی که به‌صورت مکتوب تدوین و بر اساس موازین خاصی برای اجرا به‌وسیله مقامات صالحه و در حدود وظایف، مسئولیت‌ها و مأموریت‌ها به متصدیان ذی‌ربط ابلاغ گردد. درواقع دستور کار خواسته کارفرما یا نماینده وی در مورد اجرای پیمان است که به پیمانکار اعلام می‌شود. برخی فرم‌های خام صورت‌جلسات و دستور کار در ذیل برای دانلود قرار داده شده است.

• دستور کار

دستور کار یکی از اوراق اجرایی است که در حین انجام کاربین کارفرما و پیمانکار مبادله می‌شود و شامل کلیه تغییرات و مواردی که در نقشه و مشخصات فنی پیش‌بینی نگردیده است. مثلاً در مورد عمق پی‌کنی و یا تغییر ابعاد آن باتوجه‌به نقشه اجرایی و جنس وزن، مهندس ناظر می‌تواند دستور کار لازم را تهیه و توسط کارفرما به پیمانکار ابلاغ نماید. هیچ دستور کاری بدون وجود صورت‌مجلس آن، اعتباری جهت پرداخت در صورت‌وضعیت کارکرد پیمانکار ندارد.

• صورت‌مجلس

صورت‌مجلس عبارت است از مقدار و حجم عملیات کارهایی که انجام‌شده و رؤیت می‌شود یا نمی‌شود که نیاز به امضای طرفین دارد. به معنای دیگر صورت‌مجلس، عملیات اجرایی انجام‌شده را گزارش می‌دهد. مطابق بند (۱۹-۴) فهرست‌بهای ابنیه، هرگونه پرداخت به پیمانکار از بابت کار انجام‌شده قبل از تنظیم و ابلاغ صورت‌مجلس مجاز نمی‌باشد.

صورت‌جلسه: نوشته‌ای است که در آن رویدادهای جلسه ثبت شده و به امضای تک‌تک اعضا رسیده باشد.

گاهی در حین اجرا، تغییراتی در مصالح و یا نقشه‌های اجرایی توسط کارفرما داده شده و یا قسمت‌هایی از کار پس از اجرا روی آن پوشیده شده و کنترل در صورت‌وضعیت قطعی امکان ندارد؛ لذا برای‌آنکه در تهیه و تنظیم رسیدگی به‌صورت وضعیت‌ها مشکلی پیش نیاید باید دستور کار و صورت‌جلسه (صورت‌مجلس) تهیه شود. پیمانکار برای انجام قسمت‌های مختلف نیاز به مجوز شروع (Permit) یا دستور کار از طرف کارفرما یا ناظر پروژه دارد.

جمع بندی و نتیجه گیری

در این مقاله به بررسی رشته‌‌ها و رسته‌های فهرست‌بها پرداختیم هم اکنون شما می‌توانید جهت آشنایی کامل با ضوابط مربوط به “فهرست‌بها”، به پیکج “فهرست بهای تمامی رشته‌ها” به بخش گنجینه وبسایت مراجعه فرمایید.