وظایف دفتر فنی در پروژه

مقدمه

دفتر فنی پیمانکار معمولا به عنوان مغز متفکر پروژه در حین اجرا شناخته می‌شود. به طور کلی وظایف دفتر فنی شامل بررسی و تحلیل مشکلات فنی و مهندسی پروژه، طراحی و نظارت بر ساخت قسمت‌های مختلف پروژه، کنترل کیفیت، پیشنهاد راهکارهای بهبود کیفیت و کاهش هزینه‌ها و همچنین هماهنگی با سایر بخش‌های پروژه می‌باشد.

در این مقاله، به بررسی کامل وظایف دفتر فنی پیمانکار در پروژه‌های عمرانی می‌پردازیم. جهت بهره‌مندی از فایل‌های مهم و کاربردی در ضمینه دفتر فنی که قالبا با فرمت اکسل (Excel) آماده گردیده‌اند می‌توانید به بخش گنجینه فایل سایت و پکیج “فایل‌های کاربردی دفتر فنی” مراجعه فرمایید.

1. مهمترین وظایف دفتر فنی پیمانکار در پروژه‌های عمرانی

1. بررسی و مطالعه کلیه نقشه‌های پروژه
2. پیاده‌سازی نقشه‌ها، امتدادها و محورها با نظارت مهندس مشاور
3. حفظ و نگهداری یک نسخه از نقشه‌ها در کارگاه
4. تهیه و پیاده‌سازی برنامه‌های کاری و زمانبندی پروژه
5. پایش و کنترل پیشرفت پروژه و مطابقت آن با زمانبندی پیش‌بینی شده
6. مطالعه دستورالعمل‌ها و اسناد فنی پیش از آغاز هر قسمت از کار
7. تهیه نقشه‌های کارگاهی (Shop Drawing)
8. تهیه نقشه‌های کارهای انجام شده (as built)
9. تهیه دستورالعمل‌های نصب، راه‌اندازی و بهره‌برداری تجهیزاتی که تامین آنها بر عهده پیمانکار بوده
10. تهیه و تنظیم پرونده برای کلیه مکاتبات
11. ارائه فهرست مصالح و لوازم خریداری شده بر اساس فاکتورهای خرید
12. بازدید منظم از پروژه و گزارش کارهای انجام شده
13. تهیه و بایگانی کلاسورهای مورد نیاز پروژه
14. اندازه‌گیری مقادر کار برای صورت‌وضعیت‌ها یا برآورد
15. تهیه صورت وضعیت موقت، تعدیل و قطعی
16. جمع‌آوری اسناد تحویل موقت تا تحویل قطعی پروژه
17. بررسی موارد فنی قرارداد و نظارت بر رعایت آنها
18. نظارت بر بهره‌وری و عملکرد تجهیزات و ماشین‌آلات در پروژه

حال که با لیست مهمترین وظایف دفتر فنی در پروژه‌ها آشنا شدیم، اکنون به بررسی تفضیلی هرکدام از موارد می‌پردازیم:

1.1. بررسی و مطالعه کلیه نقشه‌های پروژه

بند (ب) ماده 22 نشریه 4311

مطابق بند (ب) ماده 22 نشریه 4311، پیمانکار موظف است که پیش از آغاز هر قسمت از کار، تمام نقشه‌ها را بررسی و کنترل نماید. بررسی و کنترل نقشه‌های طراحی شده پروژه پیش از آغاز عملیات اجرایی، یکی از وظایف مهم دفتر فنی در هر پروژه است. نقشه‌ها، به عنوان یک ابزار مهم در اجرای هر پروژه، اطلاعاتی کلیدی درباره اجرای پروژه را در بر می‌گیرند.

نقشه‌های پروژه می‌توانند شامل انواع مختلفی از نقشه‌ها باشند، از جمله:

1. نقشه‌های زیرساختی: شامل نقشه‌های طرح‌های بنیادی، شبکه‌های زیرساختی مانند آب، فاضلاب، برق، گاز و غیره.
2. نقشه‌های ساختمانی: شامل نقشه‌های طبقات، برش، نمای خارجی و داخلی، سایت‌پلان، پوشش و غیره.
3. نقشه‌های مکانیکی: شامل نقشه‌های تاسیسات مکانیکی مانند گرمایش، تهویه مطبوع، آبگرمکن، برودت، سیستم‌های اعلام و اطفاء حریق و غیره.
4. نقشه‌های برقی: شامل نقشه‌های تاسیسات برقی مانند نقشه‌های دستگاه‌های الکتریکی، روشنایی، کنترل و سیستم‌های امنیتی.
5. نقشه‌های سازه‌ای: شامل نقشه‌های طراحی و نصب قطعات سازه‌ای مانند نقشه‌های سازه‌های فلزی، بتن‌آرمه و غیره.

بررسی و مطالعه این نقشه‌ها به مهندسین و تکنسین‌های دفتر فنی کمک می‌کند تا با جزئیاتی طراحی پروژه آشنا شوند و مشکلات احتمالی نقشه‌ها را پیش از اجرا مشخص کرده و جهت اصلاح به مشاور اعلام نمایند.

2.1. پیاده‌سازی نقشه‌ها، امتدادها و محورها با نظارت مهندس مشاور

بنده (ب) ماده 19 نشریه 4311

مطابق بنده (ب) ماده 19 شرایط عمومی پیمان نشریه 4311، پیمانکار متعهد است که نقشه‌ها، امتدادها و محورها را با نظارت مهندس ناظر پیاده کند و درستی آنها را با مهندس مشاور صورتجلسه کند.

برای پیاده‌سازی نقشه‌ها و امتدادهای پروژه، ابتدا باید نقشه‌های پروژه توسط مهندسین مشاور به همراه توضیحات و راهنمایی‌های لازم به پیمانکار ارائه شود. پیمانکار باید بر اساس این نقشه‌ها و راهنمایی‌ها اقدام به اجرای پروژه کند. مهندس مشاور با بررسی نقشه‌های پیمانکار و نظارت بر پیاده‌سازی آن‌ها، تضمین می‌کند که اجرای پروژه به درستی انجام شده است و هیچ گونه اشکالی در پیاده‌سازی نقشه‌ها و امتدادها وجود ندارد.

بعد از انجام این مرحله و پیاده‌سازی نقشه‌ها، امتدادها و محورها، می‌توان با انجام مراحل بعدی پروژه را به سمت اجرایی شدن هدایت کرد. مرحله بعدی معمولاً شامل تهیه طرح تفضیلی پروژه است که در آن مشخص می‌شود که جزئیاتی اجرایی پروژه به چه صورت اجرا می‌شود، چه تجهیزاتی نیاز است و چه مصالحی باید تهیه شود. سپس با تهیه لیست مصالح و تجهیزات، مراحل خرید و تهیه آن‌ها آغاز می‌شود.

پس از شروع اجرای طرح، مهندس مشاور نظارت خود را بر روی پروژه انجام می‌دهد تا از پیشرفت درست پروژه و همچنین اجرای صحیح آن اطمینان حاصل کند.

3.1. حفظ و نگهداری یک نسخه از نقشه‌ها در کارگاه

بند (الف) ماده 22

مطابق بند (الف) ماده 22 نشریه 4311، پیمانکار باید یک نسخه از نقشه‌ها و مشخصات، با آخرین تغییرات آنها را همیشه در کارگاه نگهداری کند. هدف این کار این است که نقشه‌ها همیشه در دسترس باشند و همچنین بروز رسانی شوند. به عنوان مثال، اگر در طول پروژه تغییراتی در نقشه‌ها صورت گرفته باشد، نسخه‌های جدید باید با تغییرات جدید بروز شوند.

برای حفظ و نگهداری نسخه‌های مناسب از نقشه‌ها، اولین قدم این است که یک مکان مناسب برای بایگانی کردن آنها انتخاب شود. این مکان باید به گونه‌ای باشد که همیشه در دسترس بوده و برای همه اعضای تیم قابل دسترسی باشد. علاوه بر این، نسخه‌های قبلی از نقشه‌ها نیز باید در همین مکان بایگانی شوند.

همچنین، برای حفظ و نگهداری نسخه‌های مناسب از نقشه‌ها، باید یک سیستم نامگذاری استاندارد برای نام‌گذاری نقشه‌ها و نسخه‌های آن‌ها تعیین شود. این سیستم نام‌گذاری باید برای همه اعضای تیم قابل فهم و استفاده باشد.

از طرفی باید یک سیستم بررسی و تأیید تغییرات نیز وجود داشته باشد. به عنوان مثال، اگر یکی از اعضای تیم تغییری در نقشه‌ها ایجاد کند، باید این تغییرات تأیید شوند تا از ایجاد تغییرات ناخواسته جلوگیری گردد.

4.1. تهیه و پیاده‌سازی برنامه‌های کاری و زمانبندی پروژه

بند (ب) ماده 18

مطابق بند (ب) ماده 18 نشریه 4311، پیمانکار متعهد است که برنامه زمانبندی تفضیلی اجرای کار را طبق نظر مهندس مشاور تهیه کند. تهیه و پیاده‌سازی برنامه‌های کاری و زمانبندی پروژه یکی از اولین فعالیت‌هایی است که در هر پروژه صورت می‌گیرد. در این مرحله، تیم دفتر فنی پیمانکار باید با توجه به برنامه زمانبندی کلی، اهداف پروژه، منابع موجود، مدت زمان مورد نیاز برای هر فعالیت و مراحل مختلف پروژه، برنامه‌های کاری و زمانبندی تفضیلی پروژه را تهیه نماید.

در این فرآیند، تیم دفتر فنی باید به موارد زیر توجه کند:

1- شناخت دقیق اهداف پروژه و محدودیت‌های زمانی، مالی و فنی موجود.

2- تعیین مراحل مختلف پروژه و مدت زمان مورد نیاز برای هر کدام از آنها.

3- تعیین فعالیت‌های مورد نیاز برای هر مرحله و تخصیص منابع مورد نیاز برای هر فعالیت.

4- تهیه زمانبندی کامل پروژه و تعیین مهلت‌های زمانی برای انجام هر فعالیت و مرحله.

5- برنامه‌ریزی برای مدیریت و کنترل پیشرفت پروژه و تعیین مراحل اصلی کنترل پیشرفت پروژه.

6- پیاده‌سازی و بروزرسانی زمانبندی و برنامه کاری پروژه به محض وقوع تغییرات در پروژه.

5.1. پایش و کنترل پیشرفت پروژه و مطابقت آن با زمانبندی پیش‌بینی شده

بند (ج) ماده 18

طبق بند (ج) ماده 18 نشریه 4311، در صورتی که در حین اجرای کار، پیمانکار تشخیص دهد که تغییراتی در برنامه زمانبندی تفضیلی ضروری است، موظف است پیش از رسیدن مودعد کار، مراتب را با ذکر دلیل به مهندس مشاور اطلاع دهد. پایش و کنترل پیشرفت پروژه و مطابقت آن با زمانبندی پیش بینی شده، یکی از مهم‌ترین فعالیت‌های دفتر فنی پروژه است. در این مرحله، تیم دفتر فنی باید با استفاده از ابزارهای پایش و کنترل پیشرفت پروژه، مراحل انجام شده و میزان پیشرفت پروژه را با زمانبندی پیش‌بینی شده مقایسه کند.

در این فرآیند، تیم دفتر فنی پروژه باید به موارد زیر توجه کند:

1- بررسی پیشرفت فعالیت‌ها: در این مرحله، باید میزان پیشرفت هر فعالیت را بررسی کرده و مطابق آن با برنامه زمانبندی را اندازه‌گیری کرد و درصد پیشرفت هر فعالیت را محاسبه نمود.

2- بررسی پیشرفت مراحل: پس از بررسی پیشرفت فعالیت‌ها، باید پیشرفت مراحل کلی پروژه را نیز بررسی نمود و مطابق آن با برنامه زمانبندی و درصد پیشرفت کلی پروژه را محاسبه کرد.

3- تشخیص و رفع اختلالات: در صورتی که پیشرفت پروژه با برنامه زمانبندی مطابقت نداشته باشد، تیم دفتر فنی باید دلایل این اختلالات را تشخیص داده و برای رفع آنها اقدام کند.

4- بروزرسانی زمانبندی: پس از تشخیص اختلالات و رفع آنها، باید برنامه زمانبندی را بروزرسانی کرده و برای دوره‌های بعدی پیش‌بینی شده، تغییرات مورد نیاز را اعمال کرد.

5- گزارش‌دهی: در نهایت، تیم دفتر فنی بایسیتی گزارشی از پیشرفت پروژه و مطابقت آن با برنامه زمانبندی ارائه دهد. این گزارش باید شامل اطلاعاتی از قبیل درصد پیشرفت هر فعالیت، درصد پیشرفت کلی پروژه، دلایل اختلالات و راهکارهای اتخاذ شده برای رفع آنها، تغییرات اعمال شده در زمانبندی و هرگونه تغییرات دیگری باشد که برای پیشرفت پروژه لازم بوده است.

در کنترل پیشرفت پروژه، ابزارهایی مانند نمودار گانت، شبکه تحلیلی پروژه (Pert) و نمودارهای فعالیت-زمان (Activity-Time) مورد استفاده قرار می‌گیرند. همچنین، از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه مانند Microsoft Project ،Primavera و OpenProj نیز برای پایش و کنترل پیشرفت پروژه استفاده می‌شود.

با پایش و کنترل دائمی پیشرفت پروژه، تیم دفتر فنی و مدیریت پروژه می‌تواند در هر لحظه، وضعیت پیشرفت آن را بداند و در صورت نیاز، اقدامات لازم برای رفع اختلالات و بهبود پیشرفت پروژه را اتخاذ کند.

6.1. مطالعه دستورالعمل‌ها و اسناد فنی پیش از آغاز هر قسمت از کار

بند (ب) ماده 22 نشریه 4311

مطابق بند (ب) ماده 22 نشریه 4311، پیمانکار موظف است که پیش از آغاز هر قسمت از کار، تمامی نقشه‌ها، دستورالعمل‌ها و دیگر اسناد و مدارک فنی مربوط به آن قسمت با دقت مطالعه کند و اندازه درج شده در نقشه‌ها را کنترل نماید، به نحوی که هیچ‌گونه ابهامی از نظر چگونگی اجرای کار برای خود و کارکنانش باقی نماند. مطالعه دستورالعمل‌ها و اسناد فنی پیش از آغاز هر قسمت از کار یک وظیفه مهم و ضروری در دفتر فنی پروژه به شمار می‌رود.

در این مورد، دفتر فنی پیمانکار باید به مطالعه اسناد و مستندات فنی پروژه بپردازد و با مراجعه به منابع معتبر، به دنبال بهترین راه‌حل‌های فنی برای اجرای بهینه پروژه باشد. به علاوه، مطالعه دستورالعمل‌ها و اسناد فنی قبل از شروع هر فعالیت اجرایی از اهمیت بسزایی برخوردار است؛ زیرا با انجام این کار، احتمال بروز مشکلات فنی و اختلافات در طول پروژه کاهش می‌یابد و به تدریج باعث ایجاد یک برنامه کاری بهینه می‌گردد که در نهایت موجب کاهش زمان و هزینه‌های اجرای پروژه می‌شود.

7.1. تهیه نقشه‌های کارگاهی (Shop Drawing)

بند (د) ماده 22

مطابق بند (د) ماده 22 نشریه 4311، پیمانکار، نقشه‌های کارگاهی (Shop Drawing) را که نقشه‌های جزئیات ساخت قطعات و قسمت‌هایی از کار است، در صورت نیاز ضمن اجرای کار، بر اساس نقشه‌های اجرایی، مشخصات فنی و دستورالعمل سازندگان، تهیه می‌کند. نقشه‌های کارگاهی (Shop Drawing) به عنوان یکی از ابزارهای مهم در پروژه‌ها شناخته می‌شوند. این نقشه‌ها به صورت دقیق‌تر و جزئی‌تری نسبت به نقشه‌های اجرایی موجود، اقدام به نشان دادن جزئیات معماری، سازه‌، سیستم‌های مکانیکی، برقی و دیگر موارد مورد نیاز می‌کند.

نقشه‌های کارگاهی به دو دلیل اساسی تهیه می‌شوند: اولاً برای کمک به پیمانکاران جزء و تیم‌های ساخت در فهمیدن و اجرای بهتر پروژه و دوماً برای تضمین کیفیت و اطمینان از اینکه پیمانکاران جزء در حین اجرا، مصالح و تجهیزات را مطابق با ضوابط تهیه استفاده می‌کنند.

در این مرحله، پس از تهیه نقشه‌های اولیه توسط مهندسان مشاور، نقشه‌های اجرایی تهیه می‌شوند. سپس، مهندسان دفتر فنی پروژه با استفاده از نقشه‌های اولیه و نقشه‌های اجرایی، نسبت به تهیه نقشه‌های جزئی و دقیق‌تر برای هر قسمت از پروژه اقدام می‌نمایند.

تهیه نقشه‌های کارگاهی (Shop Drawing) در واقع به منظور ساده‌تر کردن فرآیند اجرای پروژه و همچنین کاهش خطاهای احتمالی در طول اجرای پروژه صورت می‌گیرد. بدون این نقشه‌ها، ممکن است مجریان و کارگران از نقشه‌های اصلی دچار سوء تفاهم شوند یا در نحوه پیاده‌سازی مواردی را اشتباه کنند.

8.1. تهیه نقشه‌های کارهای انجام شده (As Built)

بند (ه) ماده 22 نشریه 4311

تهیه نقشه‌های “as built” به معنی تهیه نقشه‌هایی است که نشان می‌دهند که پروژه در نهایت به چه شکلی اجرا شده است و به صورت دقیق و جامعی بیان می‌کند که مراحل ساختاری، نصب و راه‌اندازی، مکانیکی و الکتریکی پروژه چگونه پیش رفته‌اند. در واقع، این نقشه‌ها شامل تغییرات، تفاوت‌ها و هرگونه تغییری هستند که در طول اجرای پروژه ایجاد شده است.

تهیه نقشه‌های “as built”، یکی از وظایف مهم دفتر فنی در پایان پروژه است. این نقشه‌ها برای همه اجزای پروژه از جمله تجهیزات الکتریکی، تاسیسات مکانیکی، ساختارهای ساختمانی و زیرساخت‌ها ایجاد می‌شوند. تهیه این نقشه‌ها باعث می‌شود که پس از پایان پروژه، بتوان به راحتی و با دقت بالا هرگونه نیازهای تعمیر و نگهداری را شناسایی و انجام داد. همچنین، در صورتی که پروژه بعداً ارتقا یا تغییر کند، نقشه‌های as built به عنوان یک مرجع دقیق و قابل اعتماد در دسترس خواهند بود.

با توجه به اینکه نقشه‌های as built، برای تعیین شرایط و ویژگی‌های فعلی پروژه بسیار حیاتی هستند، تهیه آنها باید با دقت و دقیق انجام شود. برای این منظور، دفتر فنی باید دسترسی کامل به تمامی نقشه‌های مربوط به پروژه داشته باشد و همچنین باید با همکاری تمامی اعضای پروژه، تغییرات و تفاوت‌های ایجاد شده را بررسی و اصلاح کند.

9.1. تهیه دستورالعمل‌های نصب، راه‌اندازی و بهره‌برداری تجهیزاتی که تامین آنها بر عهده پیمانکار بوده

بند (و) ماده 22 نشریه 4311

مطابق بند (و) ماده 22 نشریه 4311، پیمانکار باید مشخصات فنی، نقشه‌ها و دستورالعمل‌های نصب تجهیزاتی که تامین آنها بر عهده اوست را به مهندس مشاور تحویل دهد. این مورد در پروژه‌های دو عاملی “طرح و ساخت صنعتی” که بیشتر عملیات پروژه، اجرای تجهیزات و نصب آنها می‌باشد بسیار با اهمیت خواهد بود.

دستورالعمل نصب شامل نحوه نصب تجهیزات و ماشین‌آلات و نحوه اتصال آنها به شبکه برق و شبکه‌های ارتباطی مانند شبکه‌های اینترنت و شبکه‌های مخابراتی می‌شود. برای این کار، اطلاعات مورد نیاز برای نصب به دقت باید مورد بررسی قرار گیرد و محل نصب باید در نظر گرفته شود تا از تجهیزات درست و مناسب برای هر موقعیت استفاده شود.

دستورالعمل راه‌اندازی شامل توضیحاتی در مورد نحوه راه‌اندازی و تنظیم تجهیزات است که شامل روش پیکربندی تجهیزات و نحوه اعمال تنظیمات برای دستیابی به عملکرد بهینه است. همچنین، دستورالعمل‌های راه‌اندازی معمولاً شامل آموزش‌هایی برای کاربران نهایی است تا بتوانند از تجهیزات به درستی استفاده کنند.

این دستورالعمل‌ها شامل توضیحاتی در مورد نحوه استفاده از تجهیزات و نحوه تعمیر و نگهداری آنها نیز می‌باشد.

1.9.1. موارد موجود در دستورالعمل‌های نصب و راه‌اندازی

۱- توضیح کاملی از تجهیزات و دستگاه‌های مورد استفاده

۲- شرایط زمینه‌ای و محیطی برای نصب و راه‌اندازی تجهیزات

۳- روش‌های نصب و راه‌اندازی تجهیزات و دستگاه‌ها

۴- راهنمایی‌های مورد نیاز برای عیب‌یابی و نگهداری تجهیزات

۵- راهنمایی‌های ایمنی و احتیاط‌های لازم در هنگام نصب و راه‌اندازی تجهیزات

2.9.1. موارد موجود در دستورالعمل‌های بهره‌برداری

۱- روش‌های بهره‌برداری بهینه تجهیزات

۲- مدت زمان بازرسی و نگهداری دوره‌ای تجهیزات

۳- راهنمایی‌های برای تعمیرات اضطراری

۴- راهنمایی‌های ایمنی و احتیاط‌های لازم در هنگام بهره‌برداری تجهیزات

تهیه این دستورالعمل‌ها از اهمیت بسیاری برخوردار است، زیرا باعث بهبود عملکرد و بهره‌وری تجهیزات و دستگاه‌ها می‌شود

10.1. تهیه و تنظیم کلاسور برای بایگانی کلیه مکاتبات

در هر پروژه، تعداد زیادی مکاتبه بین پیمانکار و دیگران صورت می‌گیرد که دفتر فنی پیمانکار موظف به تهیه تنظیم پرونده برای کلیه مکاتبات می‌باشد. این مکاتبات می‌تواند بین پیمانکار و کارفرما، مشاور، مدیر طرح، بهره‌بردار، سازمان‌های خارجی و… انجام گیرد. برای اینکه بتوان به راحتی به اطلاعات مورد نیاز دسترسی پیدا کرد، تهیه و تنظیم پرونده مکاتبات برای کلیه نامه‌ها، پیام‌ها، قراردادها، بیانیه‌های متقابل و اسناد دیگری که ممکن است در پروژه تولید شوند، بسیار ضروری است.

برای این منظور، باید تمامی مکاتبات و اسناد مربوط به پروژه را دریافت، دسته‌بندی و در پرونده‌های جداگانه نگهداری کرد. پرونده مکاتبات شامل مدارک مختلفی مانند نامه‌ها، گزارش‌های کارشناسی، پروتکل‌های اجتماعی، مستندات پروژه و سایر اسناد و مدارک مورد نیاز است. برای مدیریت درست و بهینه این پرونده‌ها، باید از یک سیستم دقیق و مرتبط استفاده کرد و در صورت نیاز به هماهنگی با دیگر اعضای تیم پروژه و مشتریان، به آنها دسترسی به این پرونده را فراهم کرد.

1.10.1. فهرست کلاسورهای مکاتبات پروژه

1. کلاسور نامه‌های وارده از کارفرما
2. کلاسور نامه‌های صادره به کارفرما
3. کلاسور نامه‌های وارده از مشاور
4. کلاسور نامه‌های صادره به مشاور

11.1. ارائه فهرست مصالح و لوازم خریداری شده بر اساس فاکتورهای خرید

یکی از وظایف دفتر فنی پروژه، ارائه فهرست مصالح و لوازم خریداری شده بر اساس فاکتورهای خرید می‌باشد. برای انجام این کار، ابتدا لازم است که مهندسین دفتر فنی با تحلیل و بررسی نیازمندی‌های پروژه، فهرستی از مصالح و لوازم مورد نیاز برای پروژه را تهیه کنند. سپس این فهرست به عنوان یک فهرست خرید، به بخش خرید پروژه ارائه می‌شود تا مورد بررسی قرار گیرد.

پس از خرید مصالح و لوازم، باید فاکتورهای خریداری شده بررسی شوند تا مشخص شود که آیا تمامی مصالح و لوازم خریداری شده، با مشخصات درخواست شده توسط دفتر فنی پروژه و در راستای استانداردهای لازم، تهیه شده‌اند یا خیر. در صورت تایید بودن فاکتورها، فهرست مصالح و لوازم خریداری شده بر اساس فاکتورهای خرید به عنوان یکی از مدارک مهم پروژه بایگانی می‌شود.

به طور کلی، تهیه فهرست مصالح و لوازم خریداری شده بر اساس فاکتورهای خرید، به منظور بررسی تطبیق نیازمندی‌های پروژه با مصالح و لوازم خریداری شده و همچنین بررسی صحت و سلامت فاکتورهای خریداری شده انجام می‌شود. همچنین، این فهرست به عنوان یکی از مدارک مهم پروژه برای مراجعه‌های بعدی و  جهت استفاده در تهیه گزارش‌ها و مستندات پروژه، نگهداری می‌شود.

12.1. بازدید منظم از پروژه و گزارش کارهای انجام شده

بازدید منظم از پروژه و گزارش کارهای انجام شده یکی از وظایف مهم دفتر فنی در پروژه‌های عمرانی است. این وظیفه به منظور اطمینان از پیشرفت وضعیت پروژه و اجرای طرح‌های پیمانکار انجام می‌شود.

بازدید منظم شامل بررسی عملکرد پیمانکاران جزء و رعایت مقررات و استانداردهای فنی مورد نیاز است. هدف اصلی این بازدید، بررسی صحت و سلامت کارهای انجام شده و بررسی تطبیق کارهای انجام شده با نقشه‌ها و طرح‌های پروژه است.

در طول بازدید، مهندسان دفتر فنی ممکن است نیاز به تصحیح کارهای پیمانکار را تشخیص دهند که شامل تصحیح ابعاد، کیفیت مصالح، رعایت استانداردها و دیگر جزئیات فنی است. همچنین می‌توانند در صورت نیاز، پیشنهادات و توصیه‌هایی به پیمانکاران جزء ارائه کنند.

گزارش کارهای انجام شده نیز در این بازدید ارائه می‌شود. این گزارش شامل توضیحاتی درباره کارهایی است که پیمانکار انجام داده است، مشکلاتی که به وجود آمده است، روش‌های رفع مشکلات و پیشنهادات به پیمانکار است. این گزارش برای تصمیم‌گیری‌های مهم پروژه، مانند تایید پرداخت، ارائه می‌شود.

13.1. تهیه و بایگانی کلاسورهای مورد نیاز پروژه

تهیه و بایگانی کلاسورهای مورد نیاز پروژه، یکی از وظایف دفتر فنی است که به منظور حفظ و نگهداری اسناد مربوط به پروژه انجام می‌شود. این کلاسورها به منظور دسترسی سریع و آسان به اسناد و مدارک پروژه، در دفتر فنی نگهداری می‌شوند.

در این مورد، ابتدا کلاسورهای مورد نیاز برای نگهداری اسناد پروژه، شناسایی و تهیه می‌شود.

1.13.1. لیست کلاسورهای موجود در دفتر فنی

1. نقشه‌های کارگاهی (Shop Drawing)
2. نقشه‌های چون ساخت (AsBuilt)
3. دستورکارها
4. صورتجلسات
5. تاخیرات پروژه
6. کلیم و کنترل قیمتها
7. گزارشهای روزانه
8. گزارشهای هفتگی
9. گزارشهای ماهانه
10. قیمت جدیدها و آنالیزبها
11. قراردادها
12. صورت‌وضعیت‌های موقت ماهانه
13. صورت‌وضعیت ماقبلی قطعی و قطعی
14. مصالح پایکار
15. کنترل پروژه و زمانبندی
16. تعدیل صورت‌وضعیت‌ها
17. بخشنامه‌ها و ضوابط
18. تحویل موقت

سپس، اسناد و مدارک مربوط به هر کلاسور، جمع آوری و در داخل آن قرار داده می‌شود. در ادامه، کلاسورهای مربوط به پروژه در بخش مربوط به دفتر فنی نگهداری می‌شوند. در صورت نیاز به دسترسی به هریک از اسناد و مدارک، کلاسور مربوطه جستجو و باز شده، مدارک و اسناد مورد نظر به دسترسی قرار می‌گیرد.

اهمیت این وظیفه این است که اطمینان حاصل شود که همه مدارک و اسناد پروژه در دسترس و قابل دسترسی هستند، و در صورت نیاز به آنها، به سرعت و آسانی قابل دسترسی باشند. همچنین، به دلیل مهم بودن ویژگی‌های اسناد پروژه، حفظ آنها در برابر آسیب‌ها و دسترسی غیرمجاز نیز از اهمیت بالایی برخوردار است.

14.1. اندازه‌گیری مقادر کار برای صورت‌وضعیت‌ها یا برآورد

اندازه گیری مقادیر کار برای صورت‌وضعیت‌ها و برآورد، یکی از وظایف دفتر فنی در پروژه های ساختمانی و عمرانی است. در این مورد، مهندسین دفتر فنی مسئول ارائه برآوردهای اولیه و نهایی مقادیر کار انجام شده در پروژه هستند. برآورد اولیه قبل از شروع کارها تهیه می شود و به عنوان پایه برای انجام کارهای پروژه مورد استفاده قرار می گیرد. در برآورد نهایی، مقدار واقعی کار انجام شده با برآورد اولیه مقایسه شده و هرگونه اختلاف بین آنها برای پرداخت به پیمانکار بررسی می شود.

علاوه بر برآورد، اندازه گیری مقادیر کار انجام شده نیز برای صورت وضعیت های پروژه مهم است. در هر مرحله از پروژه، مهندسین دفتر فنی مسئول بررسی و اندازه‌گیری مقادیر کار انجام شده در آن مرحله هستند و سپس این مقادیر به صورت جزئیات در صورت‌وضعیت پروژه درج می‌شود. این اطلاعات به عنوان ابزاری برای کنترل هزینه‌های پروژه، بررسی پیشرفت کار و برنامه‌ریزی برای مراحل بعدی پروژه بکار می‌رود.

15.1. تهیه صورت‌وضعیت موقت، تعدیل و قطعی

صورت‌وضعیت، گزارشی است که به طور دوره‌ای برای نشان دادن مقدار کار انجام شده، هزینه‌های صورت گرفته و وضعیت مالی پروژه تهیه می‌شود. این گزارش در هر دوره مشخص (مثلاً ماهانه) تهیه می‌شود و نمایانگر وضعیت کلی پروژه در آن دوره است.

در پروژه‌های ساختمانی، صورت‌وضعیت موقت در هر دوره مشخص (معمولاً ماهانه) توسط دفتر فنی تهیه می‌شود. در این گزارش، مواردی مانند میزان کار انجام شده، میزان مواد مصرفی، هزینه‌های پرداخت شده به پیمانکار، وضعیت پرداخت پیمانکار، وضعیت پرداخت مهندسین ناظر و… ذکر می‌شود.

صورت وضعیت تعدیل نیز در واقع یک تغییر در صورت‌وضعیت موقت است که به دلیل وجود تغییراتی در پروژه به وجود می‌آید. در این صورت‌وضعیت، تغییرات در مواردی مانند بودجه، زمانبندی، یا دستورات تغییر کار (تغییراتی که در طول پروژه اتفاق می‌افتند) در نظر گرفته می‌شود.

صورت وضعیت قطعی، گزارشی است که نشان می‌دهد پروژه به پایان رسیده است و هیچ تغییری در آن پیش نیامده است. در این گزارش، مواردی مانند میزان کار انجام شده، میزان مواد مصرفی، هزینه‌های پرداخت شده به پیمانکار، وضعیت پرداخت پیمانکار، وضعیت پرداخت مهندسین ناظر و… ذکر می‌شود.

16.1. جمع‌آوری اسناد تحویل موقت تا تحویل قطعی پروژه

جمع آوری اسناد تحویل موقت تا تحویل قطعی پروژه، به مجموعه‌ای از فعالیت هایی گفته می شود که برای تهیه و جمع آوری مدارک و اسناد لازم برای تحویل پروژه در زمان تعیین شده صورت می‌گیرد. این وظیفه از طریق دفتر فنی پروژه انجام می‌شود. در این فرآیند، همه اسناد مربوط به پروژه از جمله نقشه‌ها، گواهینامه‌ها، مدارک ساخت و تولید و سایر مدارک و اسنادی که برای تحویل پروژه لازم است، جمع‌آوری می‌شود.

در این فرآیند، ابتدا لیستی از تمامی مدارک و اسناد مورد نیاز برای تحویل پروژه تهیه می‌شود و سپس برای جمع‌آوری این مدارک اقدام می‌شود. پس از جمع‌آوری مدارک، این مدارک مورد بررسی قرار می‌گیرد تا همه چیز درست و کامل باشد. سپس مدارک آماده تحویل به مشتری می‌شود.

هدف اصلی این فعالیت، اطمینان حاصل کردن از اینکه تمامی مدارک و اسناد مربوط به پروژه آماده تحویل به مشتری هستند و به راحتی در دسترس هستند تا در صورت لزوم بتوان به آنها دسترسی پیدا کرد.

17.1. بررسی موارد فنی قرارداد و نظارت بر رعایت آنها

در پروژه‌های عمرانی، قراردادهایی بین متقاضی (مالک یا کارفرما) و پیمانکار (مجری) منعقد می‌شود که شامل شرایط مالی، فنی، زمانی و حقوقی است. به عنوان یک عضو اصلی در تیم پروژه، دفتر فنی نیز باید بررسی و ارزیابی موارد فنی قرارداد را به عهده داشته باشد. برای این منظور، این دفتر باید با دقت به بررسی نکات مربوط به فنی، طراحی، مصالح و تجهیزات، نحوه اجرا و اجرای صحیح پروژه پرداخته و مطمئن شود که تمامی این موارد با استانداردهای معتبر و مقررات روز دنیا سازگار هستند.

همچنین دفتر فنی مسئول نظارت بر رعایت موارد فنی در قرارداد و نیز تضمین کیفیت مطابق با آن قرارداد می‌باشد. این دفتر باید به صورت دوره‌ای از تمامی مراحل پروژه بازدید کند و نظارت کند تا مطمئن شود که موارد فنی قرارداد رعایت شده و کیفیت اجرای پروژه از روی استانداردهای تعیین شده در قرارداد، برآورده شده است. در صورتی که نواقصی در پروژه وجود داشته باشد، دفتر فنی باید به همکاران خود پیشنهاد راهکارهای مناسب جهت برطرف کردن این نواقص بدهد و نیز نظارت کند تا این موارد برطرف شوند.

18.1. نظارت بر بهره‌وری و عملکرد تجهیزات و ماشین‌آلات در پروژه

مهندسان دفتر فنی مسئول نظارت بر بهره‌وری و عملکرد تجهیزات و ماشین‌آلات مورد استفاده در پروژه هستند. این افراد مسئول بررسی و ارزیابی کیفیت تجهیزات و ماشین‌آلات، بررسی نحوه استفاده از آنها و رعایت دستورالعمل‌ها و استانداردهای مربوط به نصب و راه‌اندازی آنها می‌باشند.

از دیگر وظایف این بخش می‌توان به بررسی کارکرد و عملکرد تجهیزات و ماشین‌آلات در طول دوره ساخت، بررسی نحوه استفاده و نگهداری از آنها، تعمیر و نگهداری تجهیزات و ماشین‌آلات، و بررسی کارایی آنها اشاره کرد. در صورتی که مشاهده شود که یکی از تجهیزات یا ماشین‌آلات قابلیت ارائه بهره‌وری و کارایی درست را ندارد، باید اقدامات لازم برای تعمیر و یا جایگزینی آنها انجام شود.

همچنین، در صورتی که برای استفاده از تجهیزات و ماشین‌آلات باید اقدامات ویژه‌ای انجام شود، مثل آموزش‌های مرتبط با استفاده از آنها، این بخش از دفتر فنی مسئول تهیه و ارائه این آموزش‌ها به نیروهای پروژه می‌باشد.

جمع‌بندی و نتیجه‌گیری

و در انتهای جهت جمع بندی و نتیجه گیری، دفتر فنی در پروژه‌های عمرانی با داشتن تیمی متخصص و با تجربه، وظایف متنوعی را بر عهده دارد که از تهیه نقشه‌های ساخت، طراحی معماری، سازه، مکانیکی و برق گرفته تا بررسی مشخصات فنی، نظارت بر کیفیت و اجرای پروژه و پیشنهاد راهکارهای فنی برای بهبود کیفیت و کاهش هزینه‌ها و آموزش نیروهای پروژه، تهیه گزارشات فنی و هماهنگی با سایر بخش‌های پروژه و شرکت‌های پیمانکاری می‌باشد. به طور کلی، دفتر فنی با داشتن نقش حیاتی در پروژه، می‌تواند برای بهبود کیفیت پروژه و کاهش هزینه‌ها و افزایش بهره‌وری، نقش بسزایی ایفا کند.

در این مقاله به بررسی مهمترین وظایف دفتر فنی پیمانکار در پروژه‌های عمرانی به عنوان مغز متفکر پروژه حین اجرا پرداختیم و تلاش کردیم تا جای ممکن موارد گفته شده به استناد قوانین و ضوابط صنعت ساخت باشد تا به شکلی منسجمتر و مستندتر مورد استفاده عوامل مختلف پروژه‌های عمرانی در سراسر کشور قرار گیرد.